Lieferanten und Spendesk-Nutzer können Rechnungen per E-Mail weiterleiten. Dadurch wird automatisch ein Entwurf im gemeinsamen Posteingang (Inbox) von Spendesk zur Prüfung und Einreichung erstellt.
Für: Kontoinhaber:innen, Controller und Antragsteller in den Essentials-, Growth- und Premium-Plänen.
Inhaltsverzeichnis
Bevor Sie beginnen
Rechnung weiterleiten: von einem Unternehmensnutzer an das Unternehmen
Rechnung weiterleiten: von einem Lieferanten an Ihr Unternehmen
Rollen bei der Rechnungseinreichung
Was Sie in der Inbox sehen und tun können
Eine automatische Weiterleitungsregel einrichten
Doppelte Rechnungen
Fehlerbehebung
FAQs
Bevor Sie beginnen
Sie benötigen die Rolle Antragsteller, um eine Rechnung aus der Inbox einzureichen.
Controller ohne die Rolle Antragsteller können Rechnungen nur löschen oder zuweisen; sie können sie nicht einreichen.
🔒 Diese Funktion ist im Starter-Plan nicht verfügbar.
Verwenden Sie diese Funktion nicht für Lieferanten, die per Karte oder virtueller Karte bezahlt werden.
Rechnung weiterleiten: von einem Unternehmensnutzer an das Unternehmen
Suchen Sie die dedizierte E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens für Rechnungen im Bereich Inbox von Spendesk oder im Seitenbereich, wenn Sie auf „Neue Rechnung einreichen" klicken. Diese Adresse beginnt mit „bills+...".
Senden Sie Ihre Rechnung als Anhang an diese Adresse.
Melden Sie sich bei Spendesk an, sobald die E-Mail eingegangen ist.
Navigieren Sie zu Ausgaben > Inbox > Ihre Inbox
Prüfen Sie den Rechnungsentwurf. Marvin, der KI-Assistent von Spendesk, füllt die Rechnungsdetails und die Ausgabenanalyse automatisch vorab aus.
Klicken Sie auf „Einreichen".
Nach der Einreichung verschwindet die Rechnung aus Ihrer Inbox und wird in „Ihre Anfragen" verschoben.
💡 Wenn Sie mehrere Rechnungen in einer E-Mail versenden, erstellt Spendesk eine Rechnung pro Anhang.
Rechnung weiterleiten: von einem Lieferanten an Ihr Unternehmen
Suchen Sie die E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens für die Rechnungsweiterleitung im Bereich Inbox von Spendesk oder im Seitenbereich, wenn Sie auf „Neue Rechnung einreichen" klicken.
Teilen Sie diese Adresse mit Ihrem Lieferanten.
Bitten Sie Ihren Lieferanten, den zuständigen Mitarbeiter in CC zu setzen, wenn die Rechnung automatisch diesem zugewiesen werden soll.
Melden Sie sich bei Spendesk an, sobald die E-Mail eingegangen ist.
Navigieren Sie zu Ausgaben > Inbox, um alle Rechnungsentwürfe zu prüfen.
Klicken Sie auf „Einreichen", sobald Sie die Rechnungsdetails und die Ausgabenanalyse geprüft haben.
Nach der Einreichung wird die Rechnung von Ihrer Inbox in „Ihre Anfragen" verschoben.
👥 Spendesk weist die Rechnung dem ersten erkannten Spendesk-Nutzer zu. Wenn die Absenderadresse kein erkannter Nutzer ist, sucht Spendesk nach einem erkannten Nutzer im CC-Feld. Wird kein Nutzer erkannt, erscheint die Rechnung in der gemeinsamen Inbox, auf die alle Controller und die(der) Kontoinhaber:in Zugriff haben.
Rollen bei der Rechnungseinreichung
Mitarbeiter, denen von der Finanzabteilung eine Rechnung zugewiesen wurde, können diese nicht löschen, aber an das Finanzteam zurückgeben. Die Rechnung erscheint dann als „strittig" in der Inbox der Controller.
Was Sie in der Inbox sehen und tun können
In der gemeinsamen Inbox können Kontoinhaber:innen und Controller:
Rechnungen einem Antragsteller zur Genehmigung zuweisen, indem Sie einen Nutzer auswählen.
Rechnungen einem Bestellungsverantwortlichen (Purchase Order) zuweisen, sofern Bestellungen (Purchase Orders) aktiviert sind. Die Rechnung wird dann dem Nutzer zugewiesen, der die Bestellung erstellt hat.
Rechnungen einsehen, die Mitarbeitern zugewiesen wurden und noch auf die Einreichung warten.
Rechnungen, die auf die Einreichung warten, neu zuweisen.
Auf eine weitergeleitete Rechnung klicken, um die ursprüngliche E-Mail, aus der sie weitergeleitet wurde, direkt in der Inbox anzuzeigen.
Anhänge aus der ursprünglichen E-Mail direkt aus der Inbox herunterladen, ohne Ihr E-Mail-Postfach zu öffnen.
💡 Durch das Anzeigen der ursprünglichen E-Mail und das Herunterladen von Anhängen direkt aus der Inbox erhalten Sie vollen Kontext zu jeder weitergeleiteten Rechnung, ohne zu Ihrem E-Mail-Postfach zu wechseln.
In Ihrer Inbox können Antragsteller:
Auf alle Ihnen zugewiesenen Rechnungen zugreifen, einschließlich Rechnungen, die Sie selbst weitergeleitet haben oder die Spendesk Ihnen zugeordnet hat.
Die Rechnungsdetails und die analytischen Informationen (Kostenstelle, Ausgabenkategorie) prüfen und dann auf Einreichen klicken.
Die Rechnung wird in „Ihre Anfragen" verschoben.
Eine automatische Weiterleitungsregel einrichten
Wenn Rechnungen automatisch an Ihre Spendesk-Inbox weitergeleitet werden sollen, richten Sie bei Ihrem E-Mail-Anbieter eine automatische Weiterleitungsregel ein.
Rufen Sie die Einstellungen Ihres E-Mail-Anbieters auf und erstellen Sie eine automatische Weiterleitungsregel an die E-Mail-Adresse Ihrer Spendesk-Inbox.
Warten Sie, bis Ihr E-Mail-Anbieter einen Sicherheitscode an die E-Mail-Adresse Ihrer Spendesk-Inbox sendet.
Wenden Sie sich an Ihre(n) Kontoinhaber:in, um diesen Sicherheitscode zu erhalten. Er wird automatisch an dessen geschäftliche E-Mail-Adresse weitergeleitet.
Geben Sie den Sicherheitscode bei Ihrem E-Mail-Anbieter ein, um die automatische Weiterleitungsregel zu bestätigen.
Die ursprüngliche E-Mail ansehen
Öffnen Sie bei per E-Mail weitergeleiteten Rechnungen die Rechnung aus Ihrer Inbox, um die ursprüngliche E-Mail anzuzeigen, aus der sie stammt. Klicken Sie oben im Rechnungsformular auf E-Mail ansehen. Sie können Anhänge auch direkt über Spendesk herunterladen, ohne Ihr E-Mail-Postfach zu öffnen. Dies gibt Ihnen zusätzlichen Kontext bei der Prüfung der Rechnung.
Doppelte Rechnungen
Spendesk markiert doppelte Rechnungen in der Inbox. Klicken Sie auf eine markierte Rechnung, um auf der rechten Seite des Bildschirms das Tag „Duplicate" zu sehen.
Fehlerbehebung
Symptom: Die Rechnung erscheint nach der Weiterleitung nie in der Inbox.
Ursache: Die E-Mail wurde an die falsche Adresse gesendet oder enthielt einen Download-Link, statt eines Anhangs.
Lösung: Stellen Sie sicher, dass Sie die richtige „bills+..."-Adresse aus dem Bereich Inbox verwendet haben. Spendesk kann Rechnungen von Links, die eine Authentifizierung erfordern (z. B. bei manchen Lieferanten-Rechnungsportalen), nicht abrufen. Bitten Sie den Lieferanten, die Rechnungsdatei direkt anzuhängen.
Symptom: Bei einer E-Mail mit mehreren Rechnungen wurde für manche Anhänge kein Entwurf erstellt, oder die extrahierten Daten sehen falsch aus.
Ursache: Wenn mehr als 10 Rechnungen in einer einzigen E-Mail gesendet werden, kann das OCR-System Schwierigkeiten haben, alle Dokumente korrekt zu verarbeiten.
Lösung: Senden Sie Rechnungen erneut in kleineren Stapeln von jeweils höchstens 10 Anhängen pro E-Mail.
Symptom: Die Rechnung wurde dem falschen Nutzer zugewiesen oder blieb in der gemeinsamen Inbox unzugewiesen.
Ursache: Spendesk weist die Rechnung dem ersten erkannten Nutzer im Feld „Von" oder „CC" zu. Wird kein Nutzer erkannt, bleibt die Rechnung unzugewiesen.
Lösung: Bitten Sie den Lieferanten, die Spendesk-E-Mail-Adresse des zuständigen Mitarbeiters in CC zu setzen, oder weisen Sie die Rechnung als Controller oder Kontoinhaber:in manuell in der gemeinsamen Inbox neu zu.
FAQs
F: Kann ich Rechnungen von mehreren Lieferanten in einer E-Mail weiterleiten?
A: Ja, aber Spendesk erstellt eine Rechnung pro Anhang. Achten Sie darauf, dass jedes Dokument eine separate Datei ist.
F: Wie kann ich eine Rechnung einem bestimmten Nutzer zuweisen?
A: Wählen Sie den entsprechenden Nutzer aus oder verknüpfen Sie die Rechnung mit einer Bestellung (Purchase Order), wenn diese Funktion aktiviert ist.
F: Was passiert, wenn ich mehr als 10 Rechnungen in einer einzigen E-Mail sende?
A: Das OCR-System könnte Schwierigkeiten haben, alle Dokumente korrekt zu verarbeiten, was zu Fehlern führen kann.
F: Was ist, wenn meine Lieferanten per Karte oder virtueller Karte bezahlt werden?
A: Verwenden Sie diese Funktion nicht für Lieferanten, die per Karte oder virtueller Karte bezahlt werden.
F: Ist diese Funktion in allen Plänen verfügbar?
A: Nein. Diese Funktion ist im Starter-Plan nicht verfügbar.
F: Wer erhält den Sicherheitscode, wenn ich eine automatische Weiterleitungsregel einrichte?
A: Der Sicherheitscode wird automatisch an die geschäftliche E-Mail-Adresse Ihrer(s) Kontoinhabers:in gesendet.
F: Kann ich die ursprüngliche weitergeleitete E-Mail aus der Inbox einsehen?
A: Ja. Klicken Sie in der Inbox auf die Rechnung, um die ursprüngliche E-Mail, aus der sie weitergeleitet wurde, anzuzeigen, und deren Anhänge direkt herunterzuladen.