Lieferanten und Spendesk-Nutzer*innen können Rechnungen per E-Mail weiterleiten. Diese Funktion ermöglicht es, Rechnungen automatisch im gemeinsamen Posteingang von Spendesk zu erstellen, wenn sie per E-Mail weitergeleitet werden.
Rechnungen von Lieferanten per E-Mail an Spendesk weiterleiten
Lieferanten und Spendesk-Nutzer*innen können Rechnungen per E-Mail weiterleiten 💪. Diese Funktion ermöglicht es, Rechnungen automatisch im gemeinsamen Posteingang von Spendesk zu erstellen, wenn sie per E-Mail weitergeleitet werden.
Rechnung per E-Mail weiterleiten: Von einem Unternehmensnutzer an das Unternehmen
Um Rechnungen weiterzuleiten, sende sie einfach an die dedizierte E-Mail-Adresse deines Unternehmens für Rechnungen (die mit "bills+..." beginnt). Du findest diese Adresse im Posteingang-Bereich von Spendesk oder im Seitenpanel, wenn du auf "eine neue Rechnung einreichen" klickst.
Wenn du mehrere Rechnungen auf einmal sendest, erstellt Spendesk für jede Anlage eine separate Rechnung.
Sobald die E-Mail empfangen wurde, melde dich bei Spendesk an und gehe zum Anfragen-Tab in deinem Posteingang. Hier siehst du einen Entwurf der Rechnungsanforderung mit vorab ausgefüllten Informationen von Marvin, unserem KI-Assistenten.
Überprüfe die Rechnungsdetails und die Analyse deiner Ausgaben. Wenn du auf "einreichen" klickst, verschwindet die Rechnung aus deinem Posteingang und wird in den Bereich "Deine Anfragen" verschoben.
Rechnung per E-Mail weiterleiten: Vom Lieferanten an dein Unternehmen
Teile die E-Mail-Adresse deines Unternehmens zur Weiterleitung von Rechnungen mit deinen Lieferanten, damit diese ihre Rechnungen einfach senden können.
Du findest diese Adresse in Spendesk im Posteingang-Bereich oder im Seitenpanel, wenn du auf "eine neue Rechnung einreichen" klickst.
Wenn du möchtest, dass eine Rechnung automatisch einem Mitarbeiter zugewiesen wird, sollte der Lieferant diesen als CC in der E-Mail hinzufügen. Beachte, dass Spendesk die Rechnung dem ersten erkannten Spendesk-Nutzer zuweist. Wenn die "Von"-Adresse kein erkannten Nutzer ist, suchen wir nach dem Nutzer im CC-Feld.
Wenn mehrere Rechnungen in einer E-Mail gesendet werden, erstellt Spendesk für jede Anlage eine separate Rechnung.
Überprüfe alle Entwurfsrechnungen im Posteingang-Bereich.
Wenn einer Rechnung noch niemand zugewiesen wurde, erscheint sie im gemeinsamen Posteingang, auf den alle Controller und der Kontoinhaber zugreifen können.
Überprüfe die Rechnungsdetails und die Ausgabenanalyse. Sobald du auf "einreichen" klickst, wird die Rechnung aus deinem Posteingang in den Bereich "Deine Anfragen" verschoben.
Rollen bei der Rechnungsabgabe
Um eine Rechnung aus dem Posteingang zu übermitteln, muss der Nutzer die Rolle Anforderer haben.
Controller ohne die Rolle Anforderer können Rechnungen nur löschen oder zuweisen.
Nur Nutzer*innen mit der Rolle Anforderer können Rechnungen zuweisen.
Neue Funktionen im Posteingang
Kontoinhaber*innen (AOs) und Controller können:
Rechnungen an Antragsteller*innen (Mitarbeitende) zur Genehmigung zuweisen.
Rechnungen zuweisen durch:
Auswahl eines Nutzers.
Auswahl einer Bestellung (PO), wenn diese Funktion aktiviert ist. In diesem Fall wird die Rechnung dem PO-Inhaber (also dem Nutzer, der die PO erstellt hat) zugewiesen.
Zuweisungen von Rechnungen einsehen, die auf die Übermittlung durch Mitarbeitende warten.
Rechnungen, die auf die Übermittlung warten, neu zuweisen.
Mitarbeitende, die von der Finanzabteilung eine Rechnung zugewiesen bekommen haben, können diese nicht löschen, aber an die Finanzabteilung zurücksenden. Die Rechnung erscheint dann als "strittig" im Posteingang der Controller.
Und mit Duplikaten?
Duplikate von Rechnungen werden im Posteingang markiert. Wenn eine Rechnung als Duplikat markiert ist, öffnet sich beim Klicken auf die Rechnung ein "Duplikat"-Tag auf der rechten Seite des Bildschirms.
Weitere Informationen findest du in unserem Help Center hier.
FAQ
Q: Kann ich Rechnungen von mehreren Lieferanten in einer E-Mail weiterleiten?
A: Ja, aber Spendesk erstellt für jede Anlage eine separate Rechnung. Achte darauf, dass jedes Dokument eine eigene Datei ist.
Q: Wie kann ich eine Rechnung einem bestimmten Nutzer zuweisen?
A: Du kannst Rechnungen zuweisen, indem du den entsprechenden Nutzer auswählst oder sie mit einer Bestellung (PO) verknüpfst (sofern diese Funktion verfügbar ist).
Q: Was passiert, wenn ich mehr als 10 Rechnungen in einer einzigen E-Mail sende?
A: Wenn du mehr als 10 Rechnungen in einer E-Mail sendest, kann das OCR-System Schwierigkeiten haben, alle Dokumente korrekt zu verarbeiten, was zu Fehlern führen kann.
Q: Was, wenn meine Lieferanten per Karte oder virtueller Karte bezahlt werden?
A: Beachte, dass diese Funktion nicht verwendet werden sollte, wenn deine Lieferanten per Karte oder virtueller Karte bezahlt werden.
Q: Ist diese Funktion in allen Tarifen verfügbar?
A: Diese Funktion ist im Starter-Tarif nicht verfügbar.