Sie sind jetzt bereit, Ihre Verbindlichkeiten in Spendesk vorzubereiten und nach NetSuite zu exportieren.
Ihre Verbindlichkeiten verbuchen
Sie können Ihre Ausgaben mit allen Ihren vertrauten NetSuite-Konten und -Werten buchen. Sobald Sie bereit sind, Ihre Ausgaben nach NetSuite zu exportieren, navigieren Sie zu Buchhaltung > Exportieren und wählen Sie den gewünschten Zeitraum für den Export aus.
Bevor eine Rechnung oder ein Kartenkauf exportiert wird, prüfen wir, ob der Lieferant einem NetSuite-Lieferanten zugeordnet ist. Fehlt eine solche Zuordnung, versuchen wir nicht, diese Verbindlichkeit zu exportieren, und geben einen Exportfehler mit der Beschreibung des fehlenden Lieferanten zurück (der manuell in NetSuite angelegt werden muss).
Beim Export einer Spesenabrechnung prüfen wir, ob das entsprechende Spendesk-Mitglied einem NetSuite-Mitarbeiter zugeordnet ist. Fehlt eine solche Zuordnung, versuchen wir nicht, diese Spesenabrechnung zu exportieren, und geben einen Exportfehler mit der Beschreibung des fehlenden Mitarbeiters zurück (der in NetSuite angelegt werden muss).
Wichtige Hinweise:
Spendesk exportiert anerkannte Ausgaben - Ausgaben, die alle konfigurierten Genehmigungsabläufe durchlaufen haben und von der Finanzabteilung vorbereitet wurden. Wir erstellen keine Buchungseinträge für Ausgaben, die sich noch in der Prüfung befinden.
Die Belege für eine Verbindlichkeit (Quittungen, Rechnungen, Screenshots) werden in ihrem Originalformat (PDF, PNG, JPEG usw.) exportiert.
Alle Verbindlichkeiten und Zahlungen werden standardmäßig in Wallet-Währung nach NetSuite exportiert (unter Verwendung des Umrechnungskurses von Spendesk). Um stattdessen die Originalwährung beizubehalten, verwenden Sie die Schalter Export in declared currency? in den Einstellungen Ihrer NetSuite-Integration:
Invoices: Rechnungen werden in der Rechnungswährung exportiert, und NetSuite wendet seinen eigenen Wechselkurs an. Gutschriften folgen derselben Einstellung, sodass eine Gutschrift auf ihre Lieferantenrechnung in derselben Währung angewendet werden kann. Spesenabrechnungen werden immer in Wallet-Währung exportiert.
Card Payments: Kartenzahlungen werden in der Zahlungswährung exportiert, mit dem Wechselkurs von Spendesk.
Zahlungen folgen diesen Einstellungen nur, wenn die Basiswährung Ihrer NetSuite-Tochtergesellschaft Ihrer Spendesk-Wallet-Währung entspricht. Andernfalls zeigen die Einstellungen eine Warnung: Rechnungen können weiterhin in ihrer eigenen Währung exportiert werden, Kartenzahlungen und alle Zahlungen jedoch in Wallet-Währung.
Abrechnungen werden automatisch alle 10 Minuten nach NetSuite exportiert (falls die entsprechende Verbindlichkeit bereits exportiert wurde).
Steuern und Währungen
Steuern. Für US-Gesellschaften sendet Spendesk weder Steuercode noch Steuerbetrag. Für kanadische Gesellschaften sendet es den Steuercode, und NetSuite berechnet die Steuer. Für andere Länder sendet es den Steuercode und den in Spendesk erfassten Mehrwertsteuerbetrag. In Spendesk erscheinen nur aktive Steuercodes, die für Einkäufe verfügbar und Ihrer Tochtergesellschaft zugeordnet sind.
Währungen. Standardmäßig werden Verbindlichkeiten und Zahlungen in Ihrer Spendesk-Wallet-Währung zum Kurs von Spendesk exportiert; Rechnungen (mit ihren Gutschriften) und Kartenzahlungen können mit den Einstellungen Export in declared currency? ihre Originalwährung behalten. Jede Währung muss in NetSuite aktiviert und den Währungen des Lieferanten hinzugefügt sein, sonst schlägt der Export fehl. Umgerechnete Beträge werden pro Zeile auf zwei Dezimalstellen gerundet, daher können Summen um 0,01 abweichen.
Ihre Verbindlichkeiten nach NetSuite übertragen
Sie sehen eine Vorschau der Verbindlichkeiten, die exportiert werden können. Klicken Sie auf Nach NetSuite übertragen, um sie gesammelt zu exportieren. Sie können auch eine einzelne Verbindlichkeit exportieren. Mit NetSuite werden Verbindlichkeiten entweder als Spesenabrechnungen, Eingangsrechnungen, Gutschrift Eingangsrechnungen oder Journalbuchungen exportiert, siehe unten für jeden Verbindlichkeitstyp. Zahlungen werden als Zahlungen exportiert.
Spesenabrechnungen werden nach NetSuite als Spesenabrechnungen exportiert. Die Erstattung von Spesenabrechnungen über Spendesk führt zu einer in NetSuite erstellten Rechnungszahlung, die mit der entsprechenden Spesenabrechnung abgeglichen wird.
Rechnungen werden nach NetSuite als Eingangsrechnungen exportiert. Rechnungszahlungen erstellen Rechnungszahlungen in NetSuite, die mit der entsprechenden Lieferantenrechnung abgeglichen werden.
Gutschriften werden nach NetSuite als Gutschrift Eingangsrechnungen exportiert. Sobald eine Gutschrift in Spendesk auf eine Rechnung angewendet wird, wenden wir die entsprechende Lieferantengutschrift auf die entsprechende Lieferantenrechnung in NetSuite an.
Kartenkäufe werden nach NetSuite als Eingangsrechnungen mit einer entsprechenden Rechnungszahlung exportiert. Kartenstornierungen und Kartenrückerstattungen werden als Gutschrift Eingangsrechnungen bzw. Journalbuchungen exportiert.
Devisen-, Geldautomaten- und sonstige Bankgebühren werden nach NetSuite als Journalbuchungen exportiert.
Sie sollten nun vollständig eingerichtet sein, um diese Integration mit NetSuite zu nutzen und Ihre Verbindlichkeiten jeden Monat oder bei Bedarf zu exportieren.