Export von Verbindlichkeiten/Abrechnungen
Wenn Sie unter Buchhaltung>Exportieren auf "Push to NetSuite" klicken, werden die Verbindlichkeiten an NetSuite exportiert.
Abrechnungen werden automatisch alle 10 Minuten exportiert (falls die entsprechende Verbindlichkeit bereits exportiert wurde).
🕦 Bevor eine Rechnung oder ein Kartenkauf exportiert wird, wird geprüft, ob der Lieferant einem NetSuite-Vendor zugeordnet ist. Wenn eine solche Zuordnung fehlt, versuchen wir nicht, diese Verbindlichkeit zu exportieren und geben einen Exportfehler mit der Beschreibung des fehlenden Vendor zurück (der in NetSuite manuell erstellt werden muss).
Beim Exportieren einer Spesenabrechnung prüfen wir, ob das entsprechende Spendesk-Mitglied einem NetSuite-Mitarbeiter zugeordnet ist. Wenn eine solche Zuordnung fehlt, versuchen wir nicht, diese Kostenabrechnung zu exportieren und geben einen Exportfehler mit der Beschreibung des fehlenden Mitarbeiters zurück (der in NetSuite erstellt werden muss).
Bevor eine Verbindlichkeit exportiert wird, prüfen wir, ob die Werte der analytischen Felder NetSuite-interne IDs in unserer Datenbank haben. Es ist unmöglich, eine Verbindlichkeit nach NetSuite zu exportieren, die einen analytischen Feldwert ohne NetSuite-ID enthält.
Im Folgenden wird beschrieben, wie Verbindlichkeiten und Zahlungen von Spendesk in NetSuite exportiert werden:
Rechnungen werden als Lieferantenrechnungen (Vendor Bills) in NetSuite exportiert. Rechnungszahlungen erzeugen in NetSuite Rechnungszahlungen (Bill Payments), die auf die entsprechende Lieferantenrechnung angewendet (und mit ihr abgeglichen) werden.
Gutschriften werden als Kreditorengutschriften (Vendor Credits) in NetSuite exportiert. Sobald eine Gutschrift auf eine Rechnung in Spendesk angewandt wird, wenden wir die entsprechende Lieferantengutschrift (Vendor Credit) auf die entsprechende Lieferantenrechnung (Vendor Bill) in NetSuite an.
Kartenkäufe werden als Lieferantenrechnung (Vendor Bill) mit einer entsprechenden Rechnungszahlung (Bill Payment) in NetSuite exportiert. Kartenstornierungen und Erstattungen werden als Kreditorengutschriften (Vendor Credits) bzw. Journaleinträge (Journal entries) exportiert.
Spesenabrechnungen werden als Spesenberichte (Expense Reports) nach NetSuite exportiert. Die Erstattung von Spesenabrechnungen über Spendesk führt zu einer in NetSuite erstellten Rechnungszahlung (Bill Payment), die auf den entsprechenden Spesenbericht angewendet (und mit diesem abgeglichen) wird.
Bankgebühren werden als Journaleinträge (Journal Entries) in NetSuite exportiert.
Verspätete Rückgaben (auch Bargeldrückgaben oder fehlgeschlagene Überweisungen) werden nicht in NetSuite exportiert. Mit anderen Worten: Wenn eine Zahlung in Spendesk getätigt und sofort als Rechnungszahlung nach NetSuite exportiert wurde, wird sie (aufgrund einer technischen Einschränkung) nicht storniert, wenn eine Benachrichtigung über eine verspätete Rückgabe eingeht. Kunden müssen Zahlungen auf Rechnung manuell in NetSuite stornieren, wenn sie über eine verspätete Rückgabe benachrichtigt werden oder eine verspätete Rückgabe während der monatlichen Abstimmungsübung feststellen.
Lieferantenrechnungen werden in NetSuite mit Ausgaben erstellt (im Gegensatz zu Artikeln, da Spendesk auf der Basis von Ausgaben arbeitet):
Kartenkäufe und Spesenabrechnungen werden immer in der Brieftaschenwährung exportiert. Wenn die Funktion "Export in deklarierter Währung BK2.0" aktiviert ist, exportieren wir Rechnungen in der deklarierten Währung (im Gegensatz zur Brieftaschenwährung).
Belege (Quittungen und Rechnungen) werden unter der Unterregisterkarte Kommunikation>Dateien an Lieferantenrechnungen und Spesenberichte angehängt. Die angehängten Dateien werden im NetSuite File Cabinet gespeichert und auf die NetSuite-Speicherquote des Kunden angerechnet.