Mit Rechnungskorrekturen können Sie eine bereits eingereichte Rechnung ganz oder teilweise stornieren, und Spendesk automatisiert, wie sie angewendet und erfasst werden. Für: alle Nutzer, die Rechnungen einreichen, bei Konten mit dateibasierten Buchhaltungsexporten oder unterstützten nativen Buchhaltungsintegrationen.

Inhaltsverzeichnis

🔒 Zugriff: Das Einreichen und Verwalten von Rechnungskorrekturen ist bei allen Abrechnungsplänen verfügbar, sofern Ihr Konto eine der oben genannten Buchhaltungsexportmethoden verwendet.

💡 Tipp: Die Rechnungskorrektur wird nach dem Einreichen automatisch genehmigt – ein manueller Genehmigungsschritt ist nicht erforderlich.

Sie oder Ihr Lieferant können eine Rechnungskorrektur als E-Mail-Anhang an die dedizierte Spendesk-Weiterleitungsadresse Ihres Unternehmens senden, die mit `bills+...` beginnt. Sie finden diese Adresse unter Ausgaben > Posteingang oder im Seitenpanel, wenn Sie Eine neue Rechnung einreichen auswählen.

Wenn ein Mitarbeiter die Rechnungskorrektur von seiner Spendesk-E-Mail-Adresse weiterleitet, erscheint sie in seinem persönlichen Posteingang. Wenn ein Lieferant sie sendet, bitten Sie ihn, den betreffenden Mitarbeiter in CC zu setzen, damit Spendesk die Rechnungskorrektur automatisch zuordnen kann. Wird kein Spendesk-Nutzer erkannt, erscheint die Rechnungskorrektur im gemeinsamen Posteingang, auf den(die) Controller:in und der(die) Kontoinhaber:in zugreifen können.

Den Dokumenttyp in Rechnungskorrektur ändern

Wenn Spendesk eine weitergeleitete Rechnungskorrektur als Rechnung identifiziert, öffnen Sie das Dokument im Posteingang und klicken Sie oben rechts auf Keine Rechnung?. Wählen Sie auf dem nächsten Bildschirm Rechnungskorrektur aus, überprüfen Sie dann die vorausgefüllten Informationen und reichen Sie das Dokument ein.

Die Rechnungskorrektursfunktion unterstützt drei Hauptanwendungsfälle:

Die verfügbaren Optionen hängen vom Status der Referenzrechnung ab:

Wann Sie diese Option verwenden: Die Referenzrechnung und die Rechnungskorrektur befinden sich beide in Rechnungen > Überprüfen.

Auswirkung auf die Rechnungszahlung: Der Rechnungskorrektursbetrag wird vom Rechnungsbetrag abgezogen. Beispiel: Eine Rechnungskorrektur über 10 € auf eine Rechnung über 20 € führt zu einer Zahlung von 10 €.

Auswirkung auf die Buchhaltung: Die Rechnung und die Rechnungskorrektur werden unter Buchhaltung > Vorbereiten und Alle Verbindlichkeiten als separate Verbindlichkeiten (ein geschuldeter Betrag für Waren oder Dienstleistungen) behandelt. Exportieren Sie beide über Buchhaltung > Exportieren in Ihre Buchhaltungssoftware.

Wann Sie diese Option verwenden: Die Referenzrechnung und die Rechnungskorrektur befinden sich beide in Rechnungen > Überprüfen, oder die Referenzrechnung ist bereits zur Zahlung vorgesehen oder wurde bereits bezahlt.

Auswirkung auf die Rechnungszahlung: Das gespeicherte Lieferantenguthaben wird vom Rechnungsbetrag abgezogen.

Auswirkung auf die Buchhaltung: Die Rechnung und die Rechnungskorrektur werden unter Ausgaben > Alle Ausgaben > Alle Verbindlichkeiten als separate Verbindlichkeiten behandelt. Exportieren Sie beide über Buchhaltung > Exportieren in Ihre Buchhaltungssoftware.

Wann Sie diese Option verwenden: Der Lieferant hat den Rechnungskorrekturenbetrag direkt auf das Bankkonto Ihres Unternehmens erstattet.

Auswirkung auf die Rechnungszahlung: Die Rechnungskorrektur wirkt sich auf keine Rechnung aus. Sie erscheint auf der Seite Alle Verbindlichkeiten mit dem Status „Erstattet" und wird auf der Seite Alle Zahlungen als Erstattungszahlung angezeigt.

Auswirkung auf die Buchhaltung: Die Rechnung und die Rechnungskorrektur werden als separate Verbindlichkeiten behandelt. Exportieren Sie beide über Buchhaltung > Exportieren in Ihre Buchhaltungssoftware.

💡 Tipp: Bei dateibasierten Buchhaltungsexporten mit einfacher Buchführung wird eine Rechnungskorrektur als negative Verbindlichkeit behandelt. Bei dateibasierten Buchhaltungsexporten mit doppelter Buchführung wird der Betrag mit vertauschten Soll- und Haben-Spalten im Vergleich zu Standard-Rechnungsverbindlichkeiten ausgewiesen.

Symptom: Sie können eine Rechnungskorrektur nicht stornieren, nachdem Sie sie in Rechnungen > Überprüfen bestätigt haben.

Ursache: Nach der Bestätigung können Rechnungskorrekturen nicht direkt storniert werden.

Lösung: Markieren Sie die Rechnungskorrektur stattdessen als „Außerhalb von Spendesk erstattet". Sie bleibt in Ihren Verbindlichkeiten sichtbar, wird aber nicht mehr auf zukünftige Rechnungen angerechnet.

Symptom: Sie können die Rechnung nicht finden, auf die sich eine Rechnungskorrektur beziehen soll.

Ursache: Sie sehen nur Rechnungen, die Sie persönlich eingereicht haben.

Lösung: Wählen Sie beim Einreichen der Rechnungskorrektur „Ich habe die Referenzrechnung nicht", wenn die ursprüngliche Rechnung von jemand anderem eingereicht wurde.

Symptom: Sie müssen zwei Rechnungskorrekturen zu einer einzigen Rechnung hinzufügen.

Ursache: Das direkte Anwenden mehrerer einzelner Rechnungskorrekturen auf eine Rechnung wird nicht unterstützt.

Lösung: Erfassen Sie jede Rechnungskorrektur zur späteren Verwendung und wenden Sie dann das kombinierte (gruppierte) Guthaben als eine einzige Anwendung auf die Rechnung an.

Kann der Rechnungskorrekturenbetrag höher sein als der Rechnungsbetrag?

Ja. Spendesk wendet den maximal möglichen Betrag der Rechnungskorrektur auf die Rechnung an, sodass keine Rechnungszahlung erforderlich ist. Der verbleibende Rechnungskorrekturenbetrag wird auf Lieferantenebene für die Verwendung bei zukünftigen Rechnungen erfasst.

Wie füge ich die Rechnungskorrekturennummer zu meinem Einkaufsjournal-Export hinzu?

Gehen Sie zu Einstellungen > Exporte, öffnen Sie Ihren benutzerdefinierten Export und fügen Sie die Spalte Rechnungskorrekturennummer hinzu.

Wie erfahre ich, auf welche Rechnung sich eine Rechnungskorrektur bezieht?

Gehen Sie zu Alle Verbindlichkeiten, filtern Sie nach Typ: Rechnungskorrektur und wählen Sie die Rechnungskorrektur aus, um ihre „Referenz"-Rechnungsnummer zu überprüfen.

Wie erfahre ich, wie viele Rechnungskorrekturen auf eine Rechnung angewendet wurden?

Gehen Sie zu Rechnungen > Verlauf, klicken Sie auf die betreffende Rechnung und überprüfen Sie die Seitenleiste rechts.

Wie aktualisiere ich eine Rechnungskorrektur, die für die zukünftige Verwendung gespeichert wurde, aber stattdessen außerhalb von Spendesk erstattet wird?

Gehen Sie zu Rechnungen > Überprüfen, öffnen Sie die Rechnung, klicken Sie auf „..." und dann auf „Rechnungskorrekturen verwalten". Klicken Sie auf das „-"-Zeichen und Änderungen speichern.

Kann ich eine Gutschrift über die mobile App einreichen?

Derzeit nicht.

Unterliegen Rechnungskorrekturen dem Genehmigungsworkflow?

Nein, Rechnungskorrekturen werden automatisch genehmigt.