FAQs

Kann ich zwei Gutschriften zu einer Rechnung hinzufügen?

Nein, dies ist in der V1 der Gutschriftenfunktion nicht direkt möglich.

Es gibt jedoch einen Umgehungsmöglichkeit: Sie können mehrere Gutschriften zur späteren Verwendung erfassen und dann die Gruppengutschrift auf eine einzelne Rechnung anwenden. Dieser Prozess wird in V1 unterstützt.

Mein Gutschriftsbetrag ist höher als der Rechnungsbetrag. Wie kann ich diesen Fall verwalten?

Die Gutschriftenfunktion unterstützt diesen Fall. Spendesk wendet den Maximalbetrag der Gutschrift auf die Rechnung an, so dass eine Rechnungsbegleichung nicht erforderlich ist. Der verbleibende Gutschriftsbetrag wird auf Lieferantenebene erfasst und kann für zukünftige Rechnungen verwendet werden.

Wie werden Gutschriften in Einkaufsjournal-Exporten dargestellt?

Bei Exporten aus der einfachen Buchhaltung wird die Gutschrift wie eine negative Verbindlichkeit behandelt. Bei Exporten aus der doppelten Buchhaltung wird der Betrag mit umgekehrten Spalten für Soll und Haben im Vergleich zu normalen Rechnungen gedruckt.

Können wir eine Gutschrift stornieren, wenn sie unter Rechnungen > Überprüfung geprüft wurde?

In diesem Stadium nicht, aber Sie können es in den nächsten Schritten als "außerhalb von Spendesk erstattet" markieren: Es wird immer noch in Ihren Verbindlichkeiten sichtbar sein, ABER es wird nicht auf Ihre zukünftigen Rechnungen angerechnet 💪.

Erkennt Spendesk Gutschriftsduplikate?

Im Moment nicht, aber es wird sicher in Zukunft möglich sein.

Welche Formate werden akzeptiert?

Dieselben wie bei den Rechnungen: Bild und PDF.

Werden allen Antragstellern alle in der Vergangenheit eingereichten Rechnungen angezeigt, wenn sie versuchen, eine Gutschrift mit einer Rechnung zu verknüpfen?

Sie sehen nur die Rechnungen, die sie selbst eingereicht haben. Wenn die ursprüngliche Rechnung von einer anderen Person eingereicht wurde, kann der Antragsteller bei der Einreichung der Gutschrift in Spendesk die Option "Ich habe die Referenzrechnung nicht" wählen.

Wo kann ich Gutschriften einsehen?

Sie können sie jederzeit auf der Registerkarte "Alle Verbindlichkeiten" , Filtertyp: Gutschrift und unter Rechnungen > Überprüfung und Buchhaltung > Vorbereiten / Buchhaltung > Exportieren sehen, wenn sie noch nicht exportiert wurden.

Gibt es Anwendungsfälle, die Sie nicht abdecken?

Während unserer Produktentwicklung haben wir nur die 3 oben genannten Hauptanwendungsfälle identifiziert. Wenn Sie Gutschriften für andere Anwendungsfälle verwenden, können Sie diese gerne unserem Support-Team melden: support@spendesk.com, damit sie an unser Produktteam weitergeleitet werden können.

Sind Gutschriften bei allen Abrechnungstypen möglich?

Ja

Müssen Gutschriften dem Genehmigungsprozess folgen?

Nein, Nein, sie werden automatisch bewilligt.

Wie sehen Lieferanten bei einer Rechnungszahlung, dass eine Gutschrift erfolgt ist?

Sie sollten das Gleichgewicht auf ihrer Seite sehen, deshalb haben sie während der Betaversion keine Fragen dazu gestellt.

Gutschriften sind für Benutzer von dateibasierten Exporten verfügbar, sowie für Nutzer mit DATEV, Sage und cegid Integration.Was ist mit Xero und Quickbooks?

Diese Optionen werden gerade von uns geprüft. In der Zwischenzeit könne Sie folgendes tun:Fügen Sie die Gutschrift zu einer Rechnung oder zur nächsten Rechnung dieses Lieferanten hinzu, wenn die erste Rechnung bereits erstellt wurde.Bearbeiten Sie den Gesamtbetrag der Rechnung in Spendesk, wenn dies noch möglich ist, oder direkt in Ihrer Buchhaltungssoftware, wenn sie bereits exportiert wurde. Fügen Sie in diesem Fall auch die Gutschrift zum Rechnungsdokument in Ihrer Buchhaltungssoftware hinzu.

Das Hinzufügen der Gutschrift als zweites Element kann je nach Status der Anfrage unter Alle Anfragen oder unter Rechnungen - Überprüfung erfolgen.

Wie kann ich die Gutschriftsnummer zu meinem Einkaufsjournal-Export hinzufügen?

Gehen Sie zu Einstellungen > Exporte > Ihr eigener Export und fügen Sie die Spalte Gutschriftsnummer hinzu.

Wie gehe ich mit Gutschriften um, wenn sie für eine spätere Verwendung gespeichert wurden, der Differenzbetrag aber letztendlich außerhalb von Spendesk erstattet wird oder wurde?

Gehen Sie zu Rechnungen > Überprüfung, klicken Sie auf die Rechnung, klicken Sie auf "..." und dann auf "Gutschriften verwalten". Klicken Sie dann auf das "-"-Zeichen und "Änderungen speichern".

Wie kann ich feststellen, auf welche Lieferantenrechnung sich eine Gutschrift bezieht?

Gehen Sie auf die Registerkarte "Alle Verbindlichkeiten", filtern Sie nach Typ = Rechnungskorrektur. Wählen Sie die entsprechende Gutschrift aus. Hier finden Sie die Nummer der Ursprungsrechnung.
Suchen Sie dann unter "Alle Verbindlichkeiten" nach dieser Rechnung indem Sie: Den Namen des Lieferanten ins Suchfeld eingeben, dann STRG+F drücken und die Nummer der Ursprungsrechnung in das sich neu öffnende zweite Suchfeld eingeben.

Woher weiß ich, welche/wie viele Gutschrift(en) einer Rechnung zugeordnet ist/sind?

Sie können auf der Tab "Rechnungen > Historie" überprüfen, welche Gutschrift welcher Rechnung zugeordnet ist, indem Sie auf die betreffende Rechnung klicken und dann die Seitenleiste auf der rechten Seite überprüfen.

Wo kann ich Gutschriften finden?

Auf der Registerkarte "Alle Anfragen". Nach der Validierung auf der Registerkarte, in "Rechnungen".

Eine Rechnung wurde vor der damit verbundenen Gutschrift validiert. Wie sollen wir vorgehen, wenn wir in Zukunft keine weiteren Rechnungen von diesem Lieferanten erhalten wollen?

In diesem Fall empfehlen wir, wenn Ihre Gutschrift noch in der "Überprüfung" vorhanden ist, die Rechnung für die Zahlung per .csv herunterzuladen (statt z. B. "Aus Spendesk bezahlen") und diese .csv-Datei nicht zu verwenden, damit die Rechnung in der App als bezahlt erscheint. Passen Sie dann den Betrag aus Ihrem Export an oder entfernen Sie ihn, wenn die Gutschrift die gesamte Rechnung abdeckt. Validieren Sie dann die Gutschrift als "außerhalb von Spendesk erstattet".

Kann ich auf dem Handy eine Gutschrift hinzufügen?

Nein