Wir empfehlen Ihnen, bestehende Genehmigungsflüsse in NetSuite zu deaktivieren und die von Spendesk zu verwenden, um Konflikte zu vermeiden. Da Sie Anfragen in Spendesk bearbeiten, ist es sinnvoller, die Genehmigungsflüsse direkt in der Spendesk-Plattform einzurichten, bevor Zahlungen getätigt werden. In bestimmten Fällen kann es für Sie relevant sein, einen bestehenden Genehmigungsfluss in NetSuite beizubehalten, mit einem obligatorischen Antragstellerfeld in Ihren Standardformularen.

Einige Kunden haben erfolgreich NetSuite-Genehmigungsabläufe mit einer speziellen Bypass-Option für über Spendesk verarbeitete Verbindlichkeiten, die bereits genehmigt wurden, erstellt.

Wenden Sie sich an Ihren NetSuite-Integrator, der Sie bei der Einrichtung dieser Option unterstützen kann. Die Konfiguration würde wahrscheinlich wie folgt aussehen:

Um Duplikate im Export zu vermeiden, ist es nicht möglich, beide Optionen beizubehalten. Wenn Sie mit NetSuite verbunden sind, verlieren Sie die Möglichkeit, Verbindlichkeiten auf der Registerkarte Export manuell zu exportieren. In bestimmten Fällen, in denen Sie nicht in der Lage sind, Verbindlichkeiten wie gewünscht zu exportieren, können Sie diese jedoch als "Manuell exportiert" markieren. Dadurch werden sie aus der Liste der für den Export vorgesehenen Verbindlichkeiten entfernt.

Es stimmt, dass Lieferanten und Vendors verknüpft sein müssen, damit Verbindlichkeiten exportiert werden können. In diesem speziellen Fall, in dem Sie keinen spezifischen Vendor in NetSuite erstellen möchten, haben Sie die Möglichkeit, das Konto "Verschiedene Lieferanten" in NetSuite für alle Kartenzahlungen zu verwenden.

Dies kann auf der Seite Einstellungen > Buchhaltung, direkt unter dem Dropdown-Menü "Integration wechseln", aktiviert werden.

Sie können die gleichen Verbindlichkeiten nicht zweimal exportieren. Daher können Verbindlichkeiten, die in Ihre Sandbox exportiert wurden, nicht ein zweites Mal in Ihre Produktion exportiert werden. Wir empfehlen Ihnen, dies mit Ihrem Customer Success Manager zu besprechen, der in der Lage ist, einige Verbindlichkeiten manuell für Sie zu exportieren. So können Sie diese manuell in Ihre Produktion von NetSuite exportieren, während Sie den Export über die Integration in Ihrer Sandbox testen. Dieser manuelle Export kann nur von Ihrem Customer Success Manager durchgeführt werden und zwar bevor Sie NetSuite anschließen.

Kartenkäufe werden immer in der Währung des Wallets exportiert. Der Export von Kartenkäufen in der Zahlungswährung ist aufgrund des Wechselkurses nicht möglich. Wenn wir Kartenzahlungen in der Originalwährung exportieren, rechnet Netsuite den Betrag anhand des internen Netsuite-Wechselkurses in die Basiswährung (Sachkonto) um. Dies ist jedoch nicht genau der Wechselkurs, den Spendesk verwenden wird. Beim Abgleich von Rechnungszahlungen und Spendesk-Kontoauszügen kann es daher vorkommen, dass die Beträge aufgrund kleiner Unterschiede zwischen den Wechselkursen von Spendesk und Netsuite nicht übereinstimmen.

Für Rechnungen kann Ihr Customer Success Manager einen speziellen Schalter aktivieren, um sie in ihrer Originalwährung zu exportieren, insbesondere wenn Sie sie außerhalb von Spendesk bezahlen möchten. Dies hat keine Auswirkungen auf den Abgleich.

Da der Wechsel zu Netsuite die Erfassung von Stammdaten aus Netsuite beinhaltet, werden die zuvor in Spendesk registrierten Angaben ersetzt. Aus diesem Grund werden alle Verbindlichkeiten auf der Registerkarte "Exportieren", die noch nicht exportiert wurden, zurück auf die Registerkarte "Vorbereiten" verschoben, da wir neue Stammdaten von Netsuite erhalten, die sich von den Informationen unterscheiden können, die Sie zuvor manuell eingegeben haben (z. B. Kontenpläne, Lieferanten, usw.).

Um diese Informationen nicht erneut eingeben zu müssen, müssen Sie nur die Verbindlichkeiten exportieren, die bereits vor dem Wechsel zur Netsuite-Integration vorbereitet wurden.

Folgende Einstellungen bleiben beim Wechsel zum dateibasierten Export unverändert:

NetSuite verfügt über eine Funktion, die Buchungen in der aktuellen Periode (oder der nächsten offenen Periode) ermöglicht, auch wenn das Buchungsdatum in eine geschlossene Periode fällt.

Einstellungen>Buchhaltung>Buchhaltungseinstellungen: Wenn Sie dies zulassen, werden Verbindlichkeiten, die aus einer früheren Periode stammen und später exportiert werden, in der aktuell offenen Periode gebucht.

Die Vorbereitung von Verbindlichkeiten unterscheidet sich nicht von der Vorbereitung eines dateibasierten Exports. Aus diesem Grund ist es derzeit nicht möglich, Zahlungen zu exportieren, ohne zuvor die entsprechenden Verbindlichkeiten vorzubereiten und zu exportieren.

Wenn Sie die Verbindlichkeit ohne angehängte Quittung exportieren, die Quittung aber im Nachhinein angehängt wird, wird diese Quittung nicht an NetSuite übertragen, da der Export einer Quittung direkt mit der Verbindlichkeit verknüpft ist. In diesem speziellen Fall bitten wir Sie, Ihre Quittung direkt in NetSuite manuell hochzuladen.

Es gibt viele Gründen, aus denen Abrechnungen nicht exportiert werden können. Vor allem sollten Sie überprüfen:

- auf Seiten von Spendesk, dass Sie unter Einstellungen > Buchhaltung > Bankkonten ein Bankkonto für den Export ausgewählt haben.

- auf Seiten von NetSuite sollten Sie überprüfen, ob "Standard Bill Payment" das bevorzugte Format für die Zahlung von Rechnungen ist, und zwar unter Einstellungen > Benutzer/Rollen > Rollen verwalten > Spendesk native integration (Unterregisterkarte Formulare). Anschließend können Sie unter Einstellungen > Buchhaltung in Spendesk auf "Einstellungen aktualisieren" klicken. Wenn Sie dies überprüft haben und immer noch Fehler auftreten, überprüfen Sie die spezifische Fehlermeldung, um herauszufinden, was falsch gelaufen ist. Ein häufiger Fall ist, dass die Buchungen zuvor über einen Bankjournal-Download exportiert wurden (vor der Verbindung mit NetSuite). In diesem Fall können wir sie nicht erneut in NetSuite exportieren, um eine doppelte Buchführung zu vermeiden.

Aus bestimmten Gründen möchten Sie vielleicht einige Ausgaben, die Sie vorbereitet haben, nicht in NetSuite übertragen. Wenn Sie diese Ausgaben aus der Registerkarte "Export" entfernen möchten, können Sie sie anklicken, so dass eine Schaltfläche angezeigt wird, mit der Sie sie als "manuell exportiert" markieren können.

Im Gegensatz zu NetSuite kann in Spendesk dieselbe Ausgabenkategorie mit verschiedenen Sachkonten verknüpft werden. Nach unseren Gesprächen mit Kunden ist dies eine Option, auf die sie bei der Verwendung von Spendesk nicht verzichten möchten. Um diese Option beizubehalten, muss das Sachkonto weiterhin angefordert werden, auch wenn die Ausgabenkategorie bereits ausgewählt wurde.

Für alle Transaktionen, mit Ausnahme von Auslagen, müssen Sie in Spendesk ein Sachkonto auswählen, auch wenn Sie eine Ausgabenkategorie ausgewählt haben, die bereits mit einem Sachkonto in NetSuite verknüpft ist. Beim Importieren in NetSuite wird das in Spendesk ausgewählte Sachkonto berücksichtigt und nicht das in NetSuite verknüpfte.

Bei Auslagen sieht die Sache anders aus, da das Standardformular für Auslagen in NetSuite kein Feld für das Sachkonto, sondern nur für die Ausgabenkategorie enthält. In diesem Fall wird das Sachkonto auf der Grundlage der Ausgabenkategorie direkt in NetSuite bestimmt.

Sie müssen NetSuite-Departments nicht mit Spendesk-Kostenstellen abgleichen, und wir raten Ihnen auch nicht dazu. Kostenstellen werden nämlich anders behandelt als andere analytische Felder. Da eine Kostenstelle einen Inhaber und einen Mitinhaber hat, die in Spendesk definiert sind, ist die Integration nicht in der Lage, neue Kostenstellen automatisch zu erstellen.

Wenn Sie Kostenstellen mit Departments abbilden, versuchen wir, die von NetSuite kommenden Departments mit den Kostenstellen in Spendesk abzugleichen. Übereinstimmende Werte erhalten eine interne NetSuite-ID, die in der Datenbank gespeichert wird. Werte, die nicht mit einem NetSuite-Wert übereinstimmen, können nicht für den Export von Verbindlichkeiten in NetSuite verwendet werden. Es werden keine neuen Kostenstellen erstellt.

N.B.: Benutzerdefinierte Felder in NetSuite haben verschachtelte Werte. Wenn zum Beispiel ein Department Marketing mit "Parent = France : Operations" heißt, dann ist der richtige Wert für die Kostenstelle in Spendesk "France : Operations : Marketing".

Als Alternative empfehlen wir Ihnen, ein eigenes analytisches Feld "Department" in Spendesk zu erstellen, das mit den NetSuite-Abteilungen übereinstimmt. Auf diese Weise wird Ihre Liste der Abteilungen aus NetSuite in Spendesk importiert.

NetSuite erlaubt nicht, mit diesem Kontotyp Bills, Expense Reports oder Bill Payments zu erstellen. Wenn Sie es versuchen, erhalten Sie diese Fehlermeldung: „Invalid account reference key 535 for subsidiary 5.“

Nur Konten des Typs „Account payable“ werden von NetSuite akzeptiert.

Deshalb werden wir Konten vom Typ „Other current liability“ nicht mehr als Accounts Payable in Spendesk verfügbar machen.

Beachten Sie, dass „Other current liability“-Konten weiterhin unter „Expense accounts“ in Spendesk erscheinen.

For now, SuiteTax is not supported by our integration.

A NetSuite vendor is a NetSuite item in which are stored different data about one of your supplier, whereas the Account Payable is the accounting in which the payable related to this supplier will be bookept.

NetSuite offers a special feature to help you reconcile payments at the end of the month. You will find it in Transactions>Bank>Match Bank Data. There, you can upload your account statement you have previously downloaded from Spendesk in Settings>Your Wallet>Account Statements.

NetSuite native integration with Spendesk implies sometimes to deep dive in some specific tabs.

As we know sometimes that you don’t have an integrator by your side, we prepared this troubleshooting guide for you. It aims at listing the most common set-up use cases where you may need support. And if you still have some queries, our CS team stays as always at your disposal to help you unlock situations.

The installation of our bundle should automatically make Standard transaction forms as the preferred forms for the "Spendesk native integration" role.

These are the forms we advice you to choose as our integration has been designed to ensure full compatibility with them.

The bundle sets the following five forms as preferred:

What we noticed is that sometimes there is no preferred form for Bills setup, which means that our exports default to some custom form.

Check that the Standard Vendor Bill form is set as Preferred for Bills.

To access it, go to Setup > Users/Roles > Manage Roles > "Spendesk native integration" (Forms subtab):

💡 Sometimes, standard forms are inactive and NetSuite does not designate a form as preferred for the "Spendesk native integration." This can cause exports to fail. You can either make standard forms active again and designate them as preferred for the "Spendesk native integration" role, or make other custom forms preferred.

Standard forms cannot be customized at the form level (meaning by entering the settings of the form itself). However it is possible to edit the settings of the fields Class, Department, and Location in order to decide if these fields should be mandatory or optional for standard forms, or if you want them at the line item level. Other custom segments can be applied to transaction forms at either body/transaction level or line level (please refer below to “Check that the mapping level is the one expected” for more details on body level and line level).

These limitations of how standard form can be customized makes that very often custom forms are being created in NetSuite (e.g. "Spendesk - Vendor Bill") with specific fields.

**However Spendesk is unable to adapt to each custom form created.

The following are the only four customizations that we support** for NetSuite exports:

en

Once these settings are configured, they will be applied to all 5 exported transactions: Bills, Bill Credits, Bill Payments, Expense Reports, and Journal Entries. Therefore, these 5 transaction forms must have the same custom segments on them.

Note: Bill Payments do not have expense lines (so all segments are exported in the transaction body irrespectively of the customization in Spendesk).

Spendesk analytical fields can be mapped with their NetSuite equivalent called Segments in Settings>Accountings>Analytical fields.

On NetSuite side we have to make a distinction between :

- Class, Department, and Location which are default Segments all customers have access to - they are often referred to as “Classifications” ;

- Custom Segments which can be created by each customers and will be as a result different for all customers These custom segments can be integrated both to Standard forms and to custom forms.

The important thing for everything to work well is simply to ensure that your setups are similar both on NetSuite and Spendesk.

You need to make sure that the Segment you have mapped is expected on the preferred form or, as opposite, that you have mapped all mandatory segments in your forms with Spendesk analytical fields

If the custom segment is expected on the transaction form (and is mandatory) but is not in the export, NetSuite will throw an error. Likewise, is you are sending a Segment that is not on the form, NetSuite will throw an error.

You can check which field are mandatory by looking at all the fields with a red star in the Expenses and Items tab of a Bill for example, as in the example below:

Expense lines with mandatory Department, Class and Location fields

If your mapping is incorrect, meaning that you either try to send a value that is not expected or that you are not sending a mandatory value, you might have an error message of the following kind:

Here the error message specifically states that the Location is not expected in the form it is sent to.

There are two possible solutions:

In summary, all five transaction forms must comply with the four customizations available in Spendesk. While Standard Forms are the default preference, any other form can be manually set as preferred. To do this, navigate to Setup > Users/Roles > Manage Roles > Edit "Spendesk native integration" role > Forms subtab.

The goal is always the same: to ensure that preferred forms setup in Spendesk conforms to the customization set up in NetSuite. This includes the Class/Department/Location per line or in the transaction body, as well as other required custom segments in the transaction body.