Als Spendesk-Kunde oder -Einheit könnten Sie sich einer regelmäßigen Überprüfung oder einer Onboarding-Sammlung von Dokumenten unterziehen.
Wir haben versucht, einige Fragen zu diesem Prozess zusammenzufassen und zu beantworten!
Allgemeine Fragen
Welche Gründe gibt es für die Anforderung von Dokumenten?
Regelmäßige Überprüfungen: Für bereits validierte Einheiten, die Spendesk nutzen. Diese sind verpflichtend und werden von unserem Bankpartner verlangt.
Upgrade zu einem neuen Bankpartner oder zu Spendesk Financial Services.
Wie oft muss ich meine Dokumente aktualisieren?
Dies kann jährlich, alle paar Jahre oder bei einem Upgrade erforderlich sein.
Wie sollte die Tätigkeit des Unternehmens dargestellt werden?
Die Tätigkeit des Unternehmens kann durch die Kombination von Quellen wie einem Handelsregisterauszug oder Online-Ressourcen nachvollzogen werden.
Beantworten Sie dazu folgende Fragen:
Was verkauft das Unternehmen?
Wer sind die Kunden des Unternehmens?
Was bedeutet "Herkunft der Mittel"?
„Herkunft der Mittel“ beschreibt die Ursprünge des Geldes, das ein Unternehmen zur Finanzierung seiner Aktivitäten verwendet.
Beispiele:
Für Handelsunternehmen: Einnahmen aus der Geschäftstätigkeit.
Für gemeinnützige Organisationen: Spenden.
Was bedeutet "gesetzliche Vertreter"?
Die gesetzlichen Vertreter sind alle Personen, die im Namen des Unternehmens handeln können.
Beispiel:
UK: Alle Personen mit der Rolle eines Direktors, die im Bereich "People > Officer" bei Companies House aufgeführt sind.
Was bedeutet "wirtschaftlich Berechtigter"?
Ein wirtschaftlich Berechtigter ist die natürliche Person, die letztendlich ein Unternehmen besitzt oder kontrolliert und/oder auf deren Rechnung eine Transaktion durchgeführt wird.
Es handelt sich immer um eine natürliche Person.
Was bedeutet "Auszug aus dem Unternehmensregister"?
Ein Dokument, das weniger als 3 Monate alt ist und aus dem örtlichen Handelsregister stammt.
Beispiel:
Frankreich: Registre du Commerce et des Sociétés (https://www.infogreffe.com/)
Was bedeutet "Identitätsnachweis"?
Eine Kopie (Vorder- und Rückseite) des Personalausweises ODER
eine Kopie der ersten beiden Seiten (oben/unten) des Reisepasses.
Mädchen- / Familienname
Mädchen- und Familienname müssen überprüft werden.
Neueste geprüfte Jahresabschlüsse
Falls das Unternehmen keine geprüften Jahresabschlüsse vorlegen muss, akzeptieren wir ungeprüfte Abschlüsse.
Spendesk Financial Services – Länder, die onboardet werden können
Wir können die folgenden Länder über Spendesk Financial Services onboarden:
🇫🇷 Frankreich
🇩🇪 Deutschland
🇪🇸 Spanien
🇮🇪 Irland
🇦🇹 Österreich
🇵🇹 Portugal
🇧🇪 Belgien
🇳🇱 Niederlande
🇮🇹 Italien
🇱🇺 Luxemburg
Hinweis: Für die Eröffnung einer Entität oder eines Kontos im Vereinigten Königreich ist Spendesk Financial Services derzeit nicht verfügbar.
Prozess und Zeitrahmen
Wie lange dauert es, eine Entität zu validieren?
48 Stunden oder mehr, abhängig von der Art des Unternehmens, den Dokumenten und der aktuellen Arbeitsbelastung unseres KYC-Teams.
Warum benötigen Sie eine persönliche Vollmacht (POA) unseres CEOs?
Im Rahmen unseres Prozesses zur Geldwäschebekämpfung kann eine Einzelperson sowohl auf persönlicher als auch auf beruflicher Ebene involviert sein. Wir müssen daher deren persönliche Informationen überprüfen.
Warum benötigen Sie ein Bankschreiben?
Da Ihr Unternehmen weniger als ein Jahr alt ist, müssen wir sicherstellen, dass Ihre Bank tatsächlich Ihr Konto führt.
Akzeptieren Sie einen abgelaufenen französischen Personalausweis?
Ja, wir berücksichtigen die 5-jährige Verlängerung, die von den französischen Behörden angekündigt wurde.
Unser Direktor hat sich geändert. Benötigen Sie trotzdem seinen Identitätsnachweis?
Wir benötigen nur den Identitäts- und Adressnachweis des neuen Direktors.
Wie kann ich Informationen zu einem Geschäftsführer bereitstellen, der eine juristische Person ist?
Wenn ein Unternehmen (X) einen Vorstand hat, in dem eine andere Einheit (Y) sitzt, betrachten wir standardmäßig alle natürlichen Personen im Vorstand von Y als relevante Vertreter von X.
Um die KYC-Anwendung auszufüllen, benötigen wir daher das KBIS der Einheit Y.
Für das Feld "Adresse der gesetzlichen Vertreter": Muss es die private Adresse sein?
Ja, wir benötigen Dokumente, die die Details der privaten Adresse der Person belegen (im Rahmen der Geldwäschebekämpfung prüfen wir sowohl persönliche als auch berufliche Verantwortlichkeiten der Beteiligten).
Unsere Dokumentensammlungsplattform "Collect" und regelmäßige Überprüfungen
Von welcher E-Mail-Adresse wird die Collect-Anfrage gesendet?
collect@spendesk.com
An welche E-Mail-Adresse wird die Collect-E-Mail gesendet?
An den Spendesk-Kontoinhaber (Sie können den Namen unter Einstellungen > Mitglieder auf Spendesk einsehen).
Ich bin der Kontoinhaber und habe die E-Mail nicht erhalten.
Suchen Sie in Ihrem Postfach nach einer E-Mail von collect@spendesk.com. Falls Sie diese nicht finden, kontaktieren Sie uns unter support@spendesk.com.
Können wir auf die Collect-E-Mail antworten, wenn wir eine offene Frage haben?
Natürlich!
Kann ich eine Fristverlängerung erhalten?
Wir stellen sicher, dass genügend Zeit für die Bereitstellung der Dokumente vorgesehen ist. Sollten Sie mehr Zeit benötigen, kontaktieren Sie uns bitte mit der Begründung, und Ihr Fall wird so schnell wie möglich geprüft.
Was tun, wenn wir einen Fehler im Collect-Prozess bemerken (z. B. falsche E-Mail-Adresse)?
In diesem Fall kontaktieren Sie uns bitte unter support@spendesk.com oder antworten Sie auf die E-Mail, damit wir Ihnen helfen können.
Ich glaube, es gibt einen Fehler mit der Collect-Plattform.
Kontaktieren Sie uns, damit wir ein Fehler-Ticket eröffnen können.
Erforderliche Dokumente und Erläuterungen
Identitätsnachweis
Eine Kopie (Vorder- und Rückseite) des Personalausweises ODER
Eine Kopie der ersten beiden Seiten (oben/unten) des Reisepasses.
Die Kopie muss farbig, sehr klar und fehlerfrei sein (keine Reflexionen, abgeschnittene Teile usw.).
Adressnachweis
Ein Adressnachweis, der nicht älter als 3 Monate ist, wie z. B.:
Kontoauszug (kein Kreditkartenkontoauszug),
Gas-, Strom-, Wasser- oder Internetrechnungen (keine Telefonrechnungen),
Schreiben einer anerkannten öffentlichen Behörde.
Bankschreiben
Ein Schreiben Ihrer Bank, das bestätigt, dass sie Ihr Unternehmenskonto führt.
Vollmacht (Proxy)
Eine von einem gesetzlichen Vertreter unterschriebene Vollmacht, die eine Person berechtigt, im Namen des Unternehmens zu handeln.
SOW (Source of Wealth)
Wie wurde das Unternehmen ursprünglich finanziert?
Wie wird das Unternehmen derzeit finanziert?
Erklärung des wirtschaftlich Berechtigten
Ein offizielles Dokument, das beim spezifischen Landesregister eingereicht wird und die signifikanten Eigentümer des Unternehmens (in der Regel 25 % oder mehr der Anteile) nennt.
Aktionärsstruktur
Ein offizielles Dokument, das die gesamte Aktionärsstruktur des Unternehmens zeigt (Organisationsdiagramm, Kapitalisierungstabelle, Aktionärsbestätigung). Dieses muss datiert und von einem gesetzlichen Vertreter oder einer vertrauenswürdigen Drittpartei (Rechtsanwalt, Notar, externer Buchhalter) unterschrieben sein.
Wenn Sie weitere Fragen haben, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team unter support@spendesk.com.