💡 Wir sind gesetzlich verpflichtet [Artikel L.561-5 et R.561-5-4 des französischen Finanzmarktgesetzes], Informationen über das Unternehmen, seine gesetzlichen Vertreter und seine wirtschaftlichen Eigentümer zu sammeln.
Anhand der bereitgestellten Geschäftsinformationen können wir überprüfen, ob das Unternehmen existiert, eine rechtmäßige Tätigkeit ausübt und unsere Plattform konsequent nutzt.
Die Angaben zu den gesetzlichen Vertretern und wirtschaftlichen Eigentümern helfen uns, die Identität der Personen zu ermitteln und zu überprüfen, die das Unternehmen durch Eigentum oder rechtliche Befugnisse kontrollieren.
Erforderliche Dokumente für KYC
Handelsregisterauszug, der weniger als 3 Monate alt ist
Das Dokument finden Sie unter diesem Link
Identitätsnachweis (POI) der Person, die die Spendesk-Anmeldung vornimmt
Wenn der Nutzer kein gesetzlicher Vertreter (Geschäftsführer:innen; Prokurist:innen; Kommanditist:innen) ist, bitten wir um eine Vollmacht (Vorlagen verfügbar auf EN, FR, DE und ES)
Dokument zur Bestätigung der Bevollmächtigung
POI des gesetzlichen Vertreters, der die Vollmacht übertragen hat
Erklärung des Unternehmens zu den wirtschaftlichen Eigentumsverhältnissen (Beneficial Ownership Declaration)
Das Dokument zur Erklärung des wirtschaftlichen Eigentums finden Sie hier.
Wenn ein Unternehmen keine Erklärung zum wirtschaftlichen Eigentum vorlegt, fragen wir nach der Gesellschafterstruktur des Unternehmens (mit Datum und Unterschrift) und den POI aller Gesellschafter.
Weitere Informationen zu diesen Dokumenten finden Sie am Ende des Artikels 👇.
KYC-Schritte für Unternehmen
Der KYC-Prozess ist in drei Abschnitte unterteilt:
Geschäftliche Informationen: Informationen zum Unternehmen und zur Gewerbeanmeldung.
Unternehmensstruktur: Wer leitet das Unternehmen und wie ist die Gesellschafterstruktur.
Kontoüberprüfung: Ein:e Mitarbeiter:in überprüft die Informationen und gewährt Zugang zu jedem neuen Konto.
1. Business Information
1. Business Information
Im Abschnitt Geschäftsinformationen wird geprüft, wer das Unternehmen ist und warum/wie Spendesk eingesetzt wird.
Alle Informationen, die wir im ersten Schritt der KYC benötigen, finden Sie im Folgenden.
Wir müssen die voraussichtlichen monatlichen Ausgaben des Unternehmens (in Euro) kennen.
Wir müssen verstehen, wofür das Unternehmen das Geld voraussichtlich ausgeben wird.
Wir müssen wissen, wie viele Mitarbeiter Spendesk nutzen werden (nicht die Anzahl der Mitarbeiter im Unternehmen).
Wir müssen wissen, wo das Unternehmen seinen Sitz hat. Dies beinhaltet:
Die angemeldete Adresse
Steuerlicher Sitz (das Land, in dem das Unternehmen Steuern zahlt)
Alternative Adresse (wenn die Adresse, an der die gewerbliche Tätigkeit ausgeübt wird, von der angemeldeten Adresse abweicht)
Wir müssen die wichtigsten Geschäftsinformationen verstehen, wie z. B:
Firmenname
Handelsname
Rechtsform
Datum der Registrierung
Registernummer
Mw-St.-Nr.
Webseite des Unternehmens
Informationen über die Geschäftstätigkeit
Wir benötigen einen Handelsregisterauszug, der weniger als 3 Monate alt ist
Das Dokument finden Sie unter diesem Link
Wir müssen verstehen, wie das Unternehmen finanziert wird.
2. Company Structure
2. Company Structure
Der Abschnitt Unternehmensstruktur soll verdeutlichen, wer die Person ist, die den Vertrag mit Spendesk abschließt, und wer das Unternehmen besitzt und leitet.
Untenstehend finden Sie alle Informationen, die wir erfassen müssen.
Bitte beachten Sie, dass wir je nach den von den Nutzern bereitgestellten Informationen unterschiedliche Unterlagen verlangen.
Unten finden Sie alle Informationen, die Sie für die Unternehmensstruktur benötigen:
Wir benötigen Informationen über die Person, die die Registrierung bei Spendesk vornimmt. Dies beinhaltet:
Vor- und Nachname
Mädchenname/Geburtsname
Geschlecht - Was auf dem Ausweis angegeben ist
Geburtsdatum
Staatsangehörigkeit
Geburtstag und Geburtsland
E-Mail-Adresse
Telefonnummer
Wohnanschrift
Wir benötigen einen Identitätsnachweis der Person, die die Spendesk-Registrierung vornimmt.
Bitte stellen Sie sicher, dass Sie eine Kopie des Reisepasses oder eines amtlichen Personalausweises hochladen. Wenn Sie einen Reisepass hochladen, müssen Sie eine vollständige Kopie der Ober- und Unterseite einreichen, und für den Personalausweis benötigen wir die Vorder- und Rückseite.
Wir fragen, ob die Person ein:e gesetzliche:r Vertreter:in (Geschäftsführer:innen; Prokurist:innen; Kommanditist:innen) ist, um zu verstehen, ob sie eine Vollmacht haben muss.
Wenn der:die Nutzer:in KEIN:E gesetzliche:r Vertreter:in ist, fragen wir nach einer Vollmacht, und wir brauchen :
Ein unterschriebenes Dokument der Vollmachtsübertragung vorlegen - Sie können eine Vorlage in der App herunterladen oder Sie finden Vorlagen hier:
PoA EN Template.pdfWir benötigen auch einen Identitätsnachweis der:s gesetzliche:n Vertreter:in, der die Vollmacht erteilt hat.
Wenn die Person ein gesetzlicher Vertreter ist oder die Vollmachtsdaten angegeben hat, werden beide zum Abschnitt "Gesetzlicher Vertreter" weitergeleitet. Hier bitten wir sie, eine vollständige Liste der gesetzlichen Vertreter des Unternehmens anzugeben.
Wenn eine gesetzlichen Vertreter hinzufügt, benötigen wir ähnliche Informationen wie beim Kontoinhaber:
Vor- und Nachname
Mädchenname/Geburtsname
Geschlecht – Wie im Personalausweis angegeben
Geburtsdatum
Nationalität
Geburtsstadt und -land
Privatadresse
Wir bitten um die Eigentümererklärung des Unternehmens.
Ein Benutzer kann das Dokument zur Eigentümererklärung hier finden.
Wichtiger Schritt: Falls Sie das offizielle Dokument nicht bereitstellen können, werden wir später im KYC-Prozess nach den Identitätsnachweisen aller Gesellschafter fragen.
Definition einer Eigentümererklärung:
Die Erklärung ist das offizielle Dokument, das aus dem Register für wirtschaftliche Eigentümer stammt, und enthält Informationen wie den Namen des wirtschaftlichen Eigentümers, Geburtsdatum, Nationalität, Land des Wohnsitzes sowie Details zu seinem Eigentum oder seiner Kontrolle. Der wirtschaftliche Eigentümer ist in der Regel jemand, der direkt oder indirekt mehr als 25 % der Anteile an einem Unternehmen besitzt oder anderweitig Kontrolle über das Management der Einrichtung ausübt.
Wenn ein Unternehmen KEINE Eigentümererklärung vorlegt, bitten wir um die Gesellschafterstruktur des Unternehmens (datiert und unterzeichnet).
Wichtiger Hinweis: Dieser Schritt ist obligatorisch, wenn keine Eigentümererklärung vorgelegt wurde.
Im Produkt kann ein Beispiel gesehen werden – es handelt sich im Wesentlichen um ein Dokument, das zeigt, wer das Unternehmen besitzt und wie viel Anteile sie besitzen.
Wenn der Benutzer die Eigentümererklärung vorlegt oder nachdem er das Dokument zur Gesellschafterstruktur vorgelegt hat, bitten wir den Benutzer um eine Liste der Gesellschafter.
Wer sollte zur Liste der Gesellschafter hinzugefügt werden? Unternehmens- und/oder individuelle Stakeholder, die direkt oder indirekt mehr als 25 % der Unternehmensanteile besitzen oder kontrollieren. Im Falle einer mehrschichtigen Eigentümerstruktur müssen alle Zwischenaktionäre ausdrücklich angegeben werden.
Nach welchen Informationen fragen wir?
Wir bitten um eine Vielzahl von Informationen, abhängig davon, ob der Gesellschafter eine Einzelperson oder ein Unternehmen ist und ob die Aktien direkt oder indirekt gehalten werden. Es ist daher am besten, sich auf die Screenshots zu beziehen.
Informationen, wenn der Gesellschafter eine Einzelperson ist und die Aktien indirekt besitzt:
Informationen, wenn der Gesellschafter eine Einzelperson ist und die Aktien direkt besitzt:
Informationen, wenn der Gesellschafter ein Unternehmen ist und die Aktien indirekt besitzt:
Informationen, wenn der Gesellschafter ein Unternehmen ist und die Aktien direkt besitzt:
Wichtiger Hinweis: Wenn der Benutzer die Eigentümererklärung nicht vorlegt, benötigen wir die Identitätsnachweise (POIs) aller Gesellschafter. Wir werden dies automatisch im Ablauf anfragen, wenn der Benutzer das Dokument nicht bereitstellt.
Weitere Informationen zu den erforderlichen Dokumenten
Handelsregisterauszug | Sie muss weniger als 3 Monate alt sein.
Das Dokument kann unter diesem Link abgerufen werden. | Warum brauchen wir das? Es wird geprüft, ob das Unternehmen rechtmäßig existiert, d. h. ob es bei der zuständigen Behörde registriert ist. |
Identitätsnachweis (POI) | Es ist eine Kopie (Vorder-/Rückseite) des Personalausweises oder eine Kopie der beiden Seiten (oben/unten) des Reisepasses.
Die Kopie des Dokuments muss farbig und sehr deutlich sein und darf keine Mängel aufweisen, die die Beschriftung unleserlich machen könnten (Spiegelung, abgeschnittene Teile...). | Warum brauchen wir das? Es identifiziert die Person auf der Grundlage ihrer einzigartigen Informationen. Außerdem wird durch die Bereitstellung privater und zuverlässiger Unterlagen Betrug verhindert. |
Vollmacht | Es handelt sich um eine Befugnisübertragung, die von einem gesetzlichen Vertreter (Geschäftsführer:innen; Prokurist:innen; Kommanditist:innen) unterzeichnet ist und jemanden ermächtigt, im Namen des Unternehmens zu handeln. Dieses Dokument sollte mit dem POI des gesetzlichen Vertreters, der die Befugnis übertragen hat, verknüpft werden.
Sie können das Dokument unter diesem Link finden. | Warum brauchen wir das? Damit wird überprüft, ob das Zahlungskonto von jemandem eröffnet wurde, der rechtlich dazu befugt ist. |
Erklärung zu den wirtschaftlichen Eigentumsverhältnissen (Beneficial Ownership Declaration) | Die Erklärung des wirtschaftlichen Eigentümers ist ein offizielles Dokument, das dem Register des jeweiligen Landes vorgelegt wird und in dem die wesentlichen Eigentümer des Unternehmens, die in der Regel 25% oder mehr der Aktien besitzen, aufgelistet sind.
Das Dokument zur Erklärung der wirtschaftlichen Eigentümers finden Sie hier.
Wenn ein Kunde dieses Dokument nicht zur Verfügung stellt, fragen wir nach der Gesellschafterstruktur des Unternehmens und den POI aller Gesellschafter. | Warum brauchen wir das? Damit wird überprüft, ob das Zahlungskonto von jemandem eröffnet wurde, der rechtlich dazu befugt ist. |
Gesellschafterstruktur* | Offizielles Dokument, das die vollständige Beteiligungsstruktur des Unternehmens zeigt (Organigramm/Kapitalisierungstabelle/Bescheinigung über die Beteiligung mit Datum und Unterschrift eines Direktors, Aktienregister für jedes beteiligte Unternehmen...).
Beispiel unten - Wir benötigen die gesamte Gesellschafterstruktur (wenn z. B. ein Unternehmen Anteile an dem Unternehmen hat, um das es bei der KYC geht, benötigen wir auch dessen Gesellschafterstruktur). | Warum benötigen wir dies? Es identifiziert die Personen, die erhebliche Kontrolle über das Unternehmen haben. Es verhindert auch Betrug durch die Bereitstellung vertraulicher Informationen. Da wir uns nicht auf das offizielle Dokument verlassen können, um die Identität des wirtschaftlichen Eigentümers zu identifizieren und zu überprüfen, stützen wir uns auf eine andere zuverlässige Quelle (ausgegebene Identifikationsdokumente der Regierung).
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* Beispiel für eine Gesellschafterstruktur - Wir benötigen die gesamte Beteiligungsstruktur (wenn z. B. ein drittes Unternehmen Anteile an dem Unternehmen hat, um das es bei der KYC geht, benötigen wir auch dessen Beteiligungsstruktur).
Sonstige eventuell erforderliche Dokumente & Glossar
Bankschreiben | Es ist eine Bestätigung Ihrer Bank, dass das Bankkonto Ihres Unternehmens bei ihr geführt wird. |
Finanzierungsquelle (SOF) | Gibt die Herkunft des Geldes oder der finanziellen Vermögenswerte des Unternehmens an. Bei der Ermittlung der Finanzierungsquelle müssen die Unternehmen nicht nur versuchen zu verstehen, woher die Mittel stammen (in Bezug auf das Konto, von dem sie überwiesen wurden), sondern auch, welche Tätigkeit zur Generierung dieser Mittel geführt hat. |
Quelle des Vermögens (SOW) | Bezieht sich auf die Mittel, mit denen ein Unternehmen sein gesamtes Vermögen erworben hat. Um die Quelle des Vermögens zu ermitteln, müssen die Finanzinstitute herausfinden, warum der Kunde über das Vermögen verfügt, das er besitzt, und wie er es angesammelt hat. |
Unterschrift | Unterschrift auf dem KYC-Formular |
E-Mail Adresse des unterzeichnenden Direktors | |
Wohnanschrift | Wohnanschrift der genannten Person (kein Dokument erforderlich) |
Geburtsdatum | Geburtsdatum der genannten Person (kein Dokument erforderlich) |
Staatsangehörigkeit | Staatsangehörigkeit der genannten Person (kein Dokument erforderlich) |
Adressennachweis (POA) | In einigen Fällen können wir einen Adressennachweis verlangen, der weniger als 3 Monate alt ist und aus der folgenden Liste stammt:
- Kontoauszug (keine Kreditkartenabrechnung);
- Gas-, Strom-, Wasser- und Internetrechnungen (keine Telefonrechnungen);
- Schreiben einer anerkannten öffentlichen Behörde. |
Weitere Informationen und Tipps zur Vorbereitung Ihrer KYC-Überprüfung finden Sie unter: