💡 Wir sind gesetzlich verpflichtet, Informationen über den Verein und gesetzlichen Vertreter:innen zu sammeln.
Die bereitgestellten Geschäftsinformationen werden uns dabei helfen zu überprüfen, ob der Verein existiert, eine legitime Tätigkeit ausübt und unsere Plattform konsistent nutzt.
Informationen über die gesetzlichen Vertreter:innen helfen uns dabei, die Personen zu identifizieren und zu überprüfen, die über rechtliche Autorität Kontrolle über den Verein ausüben.
Erforderliche Dokumente für die KYC-Prüfung (Know Your Customer)
Vereinsregistrierungszertifikat, datiert innerhalb der letzten 3 Monate.
Das Dokument kann über diesen Link gefunden werden.
Aktuelle Satzung;
Die zuletzt geprüften Finanzunterlagen des Vereins oder die letzten 3 Kontoauszüge.
Die Protokolle der letzten Generalversammlung – die idealerweise alle persönlichen Informationen wie Namen, Geburtsdaten und Wohnorte enthalten sollten. Falls nicht verfügbar, benötigen wir den Identitätsnachweis (POI) jedes Vorstandsmitglieds.
Identitätsnachweis (POI) der Person, die die Spendesk-Anmeldung durchführt, auch bekannt als der Kontoinhaber:in.
Falls der Benutzer kein gesetzlicher Vertreter (Geschäftsführer:innen; Prokurist:innen; Kommanditist:innen) ist – bitten wir um eine Vollmacht (Vorlagen in EN FR DE ES verfügbar).
Dokument zur Bestätigung der Delegation von Befugnissen;
Identitätsnachweis (POI) des gesetzlichen Vertreters, der die Befugnisse delegiert hat.
Sie können weitere Erklärungen zu diesen Dokumenten am Ende des Artikels finden 👇
KYC (Know Your Customer) Schritt-für-Schritt für Vereine:
Der KYC-Prozess ist in drei Abschnitte unterteilt:
Geschäftsinformationen: Informationen über das Unternehmen und die Geschäftsregistrierung.
Unternehmensstruktur: Wer leitet das Unternehmen und wie ist die Beteiligungsstruktur?
Kontoverifizierung: Ein Mitarbeiter wird Ihre Informationen überprüfen und Ihnen den Zugang zu Ihrem neuen Konto gewähren.
1. Vereinsinformationen
1. Vereinsinformationen
Im Abschnitt "Vereinsinformationen" versuchen wir zu verstehen, was der Verein ist und warum/wie Spendesk verwendet wird.
Nachfolgend finden Sie alle Informationen, die wir im ersten Schritt des KYC über den Kunden wissen müssen.
Wir müssen verstehen, ob es sich bei dem Unternehmen um eine Firma oder einen Verein handelt, um sicherzustellen, dass der Benutzer den richtigen Ablauf durchläuft.
Wir müssen das voraussichtliche monatliche Ausgabevolumen des Unternehmens verstehen (in Euro).
3. Wir müssen verstehen, wofür das Unternehmen höchstwahrscheinlich das Geld ausgeben wird.
4. Wir müssen wissen, wie viele Mitarbeiter Spendesk nutzen werden (nicht die Anzahl der Mitarbeiter im Verein).
5. Wir müssen verstehen, wo sich der Verein befindet. Dies beinhaltet:
Die registrierte Adresse
Fiskalische Residenz
Alternative Adresse
6. Wir müssen grundlegende Informationen über den Verein verstehen, wie zum Beispiel:
Rechtsname
Handelsname
Rechtsform
Registrierungsdatum
Vereinsregistriernummer
Handelsregisternummer (optional)
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (optional)
Vereinswebsite
Informationen zur Vereinstätigkeit
7. Wir benötigen das Vereinsregistrierungszertifikat, datiert innerhalb der letzten 3 Monate.
8. Wir müssen verstehen, wie der Verein finanziert wird.
9. Wir benötigen eine aktuelle Satzung des Vereins.
Ein Satzungsdokument ist: Bitte laden Sie die neueste Version der Satzung Ihres Vereins (oder entsprechende Unterlagen wie beispielsweise ein Gesellschaftsprotokoll) hoch, datiert und unterschrieben. Diese Dokumente legen die internen Regeln und Vorschriften fest, die den Betrieb Ihres Vereins und die Beziehungen zwischen seinen Mitgliedern regeln. Sie dienen als grundlegende Dokumente, die die Struktur, den Zweck und die internen Abläufe der Organisation leiten.
10. Wir bitten den Benutzer darum, die neuesten geprüften Jahresabschlüsse bereitzustellen.
Definition: Bitte laden Sie die neuesten von einem Wirtschaftsprüfer geprüften Finanzabschlüsse hoch, einschließlich der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung. Eine nicht geprüfte Version kann gesendet werden, wenn keine Pflicht zur Prüfung der Finanzabschlüsse besteht. Falls die Unternehmensabschlüsse noch nicht vorliegen, stellen Sie bitte die letzten drei Kontoauszüge des Vereinsbankkontos bereit.
11. Bitte stellen Sie die Protokolle der letzten Generalversammlung zur Verfügung.
Definition: Die Protokolle der letzten Generalversammlung mit Bezug zur letzten Wahl der Verwalter oder Vorstandsmitglieder, unterzeichnet und datiert vor weniger als einem Jahr. Falls die letzte Wahl vor mehr als einem Jahr stattgefunden hat, stellen Sie bitte sicher, dass die Protokolle alle Vorstandsmitglieder nennen. Falls dies nicht der Fall ist, laden Sie bitte die Version der Protokolle hoch, die sich auf die Wahl bezieht.
12. Wenn die Protokolle der letzten Generalversammlung keine persönlichen Informationen enthalten, werden wir um diese Informationen bitten.
2. Vereinsstruktur
2. Vereinsstruktur
Der Abschnitt "Vereinsstruktur" versucht zu verstehen, wer sich für Spendesk anmeldet und wer den Verein besitzt und leitet. Nachfolgend finden Sie alle Informationen, die wir erfassen müssen.
Hier finden Sie alle benötigten Informationen für die Vereinsstruktur:
Wir benötigen einen Identitätsnachweis der Person, die sich für Spendesk anmeldet.
Bitte stellen Sie sicher, dass Sie eine Kopie des Reisepasses oder Personalausweises der Regierung hochladen. Wenn Sie einen Reisepass hochladen, müssen Sie eine vollständige Kopie von oben und unten bereitstellen, und für den Personalausweis benötigen wir die Vorder- und Rückseite.
2. Wir benötigen Informationen zur Person, die sich für Spendesk anmeldet. Dazu gehören:
Vor- und Nachname
Mädchenname/Geburtsname
Geschlecht – Wie es in Ihrem Personalausweis angegeben ist
Geburtsdatum
Nationalität
Geburtsstadt und -land
E-Mail-Adresse
Telefonnummer
3. Wir fragen nach der Rolle des Benutzers.
Wenn der Benutzer nicht der Präsident/Vorsitzende ist und eine andere Rolle hat, benötigen wir eine Vollmacht. Sie können eine Vorlage in der App herunterladen oder Vorlagen hier finden:
4. Wenn der Benutzer NICHT der Präsident/Vorsitzende ist, bitten wir um eine Vollmacht und benötigen zusätzlich:
Wir benötigen auch einen Identitätsnachweis des gesetzlichen Vertreters, der die Delegation von Befugnissen erteilt hat.
5. Wenn der Benutzer der Präsident/Vorsitzende ist oder die Informationen zur Vollmacht bereitgestellt hat, wird er zur Sektion "Vorstandsmitglieder" weitergeleitet. Hier bitten wir den Benutzer, eine vollständige Liste der Vorstandsmitglieder des Unternehmens bereitzustellen.
Basierend auf den vorherigen Eingaben werden wir potenzielle Vorstandsmitglieder vorschlagen.
Wenn ein Benutzer ein Vorstandsmitglied hinzufügt, benötigen wir ähnliche Informationen wie für den/die Kontoinhaber:in:
Vor- und Nachname
Mädchenname/Geburtsname
Geschlecht – Wie es in Ihrem Personalausweis angegeben ist
Geburtsdatum
Nationalität
Geburtsstadt und -land
Weitere Erläuterungen zu den erforderlichen Dokumenten:
Zertifikat der Registrierung | Es muss innerhalb der letzten 3 Monate datiert sein.
Das Dokument kann gefunden werden, indem man folgenden Link besucht: link | Warum benötigen wir dies? Es bestätigt, dass der Verein rechtlich existiert, was bedeutet, dass er bei der zuständigen Behörde registriert ist. |
Satzung | Es handelt sich um ein Dokument, das die Satzung des Vereins bildet, zusammen mit dem Gesellschaftsvertrag (falls vorhanden). Diese Dokumente legen die internen Regeln und Vorschriften fest, die den Betrieb des Vereins und die Beziehungen zwischen seinen Mitgliedern regeln. Sie dienen als grundlegende Dokumente, die die Struktur, den Zweck und die internen Abläufe der Organisation leiten. | Warum benötigen wir dies? Um zu verstehen, wer der Verein ist und warum/wie er Spendesk nutzen wird. |
Geprüfte Jahresabschlüsse | Es handelt sich um ein Dokument, das die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung enthält. Es muss von einem Wirtschaftsprüfer zertifiziert sein.
Eine nicht geprüfte Version kann gesendet werden, wenn keine Pflicht zur Prüfung der Finanzabschlüsse besteht. Falls die Unternehmensabschlüsse noch nicht vorliegen, stellen Sie bitte die letzten drei Kontoauszüge des Unternehmensbankkontos bereit. | Warum benötigen wir dies? Um die finanzielle Situation des Vereins zu verstehen. |
Protokolle der letzten Generalversammlung | Dieses Dokument sollte einen Verweis auf die letzte Wahl der Verwalter oder Vorstandsmitglieder enthalten, unterschrieben und vor weniger als einem Jahr datiert sein. Falls die letzte Wahl vor mehr als einem Jahr stattgefunden hat, stellen Sie bitte sicher, dass die Protokolle alle Vorstandsmitglieder nennen. Falls dies nicht der Fall ist, laden Sie bitte die Version der Protokolle hoch, die sich auf die Wahl bezieht.
Wenn die Protokolle der letzten Generalversammlung keine persönlichen Informationen enthalten, werden wir um diese bitten. | Warum benötigen wir dies? Um die finanzielle Situation des Vereins zu verstehen. |
Identitätsnachweis (POI) | Es handelt sich um eine Kopie (Vorder-/Rückseite) des Personalausweises oder eine Kopie der beiden Seiten (oben/unten) eines Reisepasses.
Die Kopie des Dokuments muss in Farbe sein, sehr klar und darf keine Mängel aufweisen, die die Lesbarkeit der Inschriften beeinträchtigen könnten (Reflexionen, abgeschnittene Teile usw.). | Warum benötigen wir dies? Es identifiziert die Person anhand ihrer eindeutigen Informationen. Es dient auch der Verhinderung von Betrug durch die Bereitstellung privater und zuverlässiger Dokumentation. |
Vollmacht (Bevollmächtigung) | Es handelt sich um eine Delegation von Befugnissen, die von einem gesetzlichen Vertreter (Geschäftsführer:innen; Prokurist:innen; Kommanditist:innen) unterzeichnet wurde und jemanden dazu ermächtigt, im Namen des Unternehmens zu handeln. Dieses Dokument sollte mit dem Identitätsnachweis (POI) des gesetzlichen Vertreters verknüpft sein, der die Befugnisse delegiert hat.
Sie können das Dokument finden, indem Sie diesen Link besuchen: Link. | Warum benötigen wir dies? Es überprüft, dass das Zahlungskonto von jemandem eröffnet wurde, der dazu rechtlich autorisiert ist. |
Andere potenziell erforderliche Dokumente und Glossar
Bankenbescheinigung
| Es handelt sich um ein Schreiben Ihrer Bank, das bestätigt, dass sie das Bankkonto Ihres Unternehmens führt. |
Herkunft der Mittel (SOF - Source of Funds) | Gibt die Herkunft des Geldes oder der finanziellen Vermögenswerte des Unternehmens an. Bei der Feststellung der Herkunft der Mittel müssen Unternehmen nicht nur verstehen, woher die Mittel stammen (in Bezug auf das Konto, von dem aus sie überwiesen wurden), sondern auch die Aktivität, die mit der Generierung dieser Mittel verbunden war. |
Herkunft des Vermögens (SOW - Source of Wealth) | Bezieht sich auf die Mittel, durch die ein Unternehmen seinen gesamten Vermögensbestand erworben hat. Bei der Feststellung der Herkunft des Vermögens müssen Finanzinstitute ermitteln, warum der Kunde über die Vermögenswerte verfügt, die er hat, und wie er dazu kam, sie anzusammeln. |
Unterschrift | Unterschrift auf dem KYC-Formular |
E-mail address of the signing director | |
Wohnadresse | Wohnadresse der genannten Person (kein Dokument erforderlich) |
Geburtsdatum | Geburtsdatum der genannten Person (kein Dokument erforderlich) |
Nationalität | Nationalität der genannten Person (kein Dokument erforderlich) |
Adressnachweis (POA - Proof of Address)
| In einigen Fällen können wir einen Adressnachweis verlangen, der weniger als 3 Monate alt ist, aus folgender Liste:
|
Für weitere Informationen und zur Vorbereitung Ihrer KYC-Überprüfung, besuchen Sie: