🧾 TVA et déductibilité fiscale :
Q : Pour les dépenses réglées avec une carte Spendesk (notes de restaurant, fournitures de bureau, etc.) qui génèrent un simple ticket de caisse plutôt qu'une facture au nom de la société, comment peut-on récupérer la TVA ? Une facture formelle est-elle obligatoire ?
R : ✅ Oui. Les règles concernant la déductibilité ne changent pas avec la facturation électronique. La TVA ne peut être déduite si et uniquement si :
Un justificatif existe
Le montant de la TVA est expressément noté sur la facture
Un simple ticket de caisse ne suffit donc pas pour déduire la TVA de manière générale.
Concernant la facture électronique spécifiquement, l'émission d'une facture électronique au 1er septembre devient obligatoire pour tous les fournisseurs soumis à l'obligation d'émission (cad grandes entreprises et ETI) sur tous les types de dépenses, à l'exception des notes de restaurant et de péage.
Q : Si un fournisseur ne nous envoie pas de facture électronique pour une dépense normalement éligible à la récupération de TVA, la déduction reste-t-elle possible ?
R : ✅ Oui, mais manuellement. Spendesk ne pourra pas pré-remplir automatiquement la déclaration TVA pour cette dépense. La déductibilité devra être ajustée à la main lors de la soumission de la déclaration. 📎 Webinar Q&A Spendesk
📅 Calendrier de déploiement et transition
Q : Pendant la période transitoire (avant septembre 2027), certains fournisseurs continueront à envoyer des factures au format PDF classique. Comment Spendesk gère-t-il la coexistence des deux formats ?
R : ✅ Spendesk continue d'accepter les téléchargements manuels de PDF pendant la période de transition. Les factures électroniques et PDF coexistent. La réception automatique via PA ne concerne que les factures structurées (Factur-X, UBL, CII). 📎 FAQ Spendesk — "Puis-je encore télécharger des factures manuellement ?"
Q : Si un fournisseur (notamment une PME) n'est pas encore équipé d'une Plateforme d'Accueil (PA) d'émission, pourra-t-il tout de même nous transmettre ses factures via notre PA de réception ?
R : ❌ Non, pas via le réseau e-invoicing. Sans PA d'émission, le fournisseur ne peut pas envoyer de facture structurée. Pendant la transition (jusqu'à sept. 2027 pour PME), il continue à envoyer des PDF classiques, que vous déposez manuellement dans Spendesk. 📎 FAQ Spendesk — "Et si mon fournisseur n'a pas encore de PA ?"
🏛️ Plateforme d'Accueil (PA) et adresses de réception
Q : Multi-SIRET : faut-il une adresse électronique par entité ou peut-on tout centraliser sous une seule adresse ?
R : ✅ Chaque entité juridique distincte, si elle dispose d'un SIREN, doit disposer de sa propre adresse électronique. En revanche, si vous avez plusieurs établissements sous un même SIREN mais avec des SIRET distincts, vous pouvez soit :
Les regrouper sous une adresse électronique unique. Par exemple : SIREN
Les distinguer pour disposer d'un routage distinct par entité. Par exemple, chaque entité peut avoir sa propre adresse électronique :
SIREN_SIRETouSIREN_EntitéEet sa propre inbox. Une plateforme unique, des flux séparés
Q : Est-il possible de configurer deux PA de réception distinctes : une pour les fournisseurs payés via Spendesk, et une autre pour les fournisseurs gérés et payés depuis notre ERP (ex. Microsoft Dynamics) ?
R : ✅ Oui, c'est possible et recommandé si vous ne gérez pas tous vos flux dans Spendesk (configuration Multi-PA).
Exemple : SIREN_CARDS géré par Spendesk + SIREN_INVOICE géré par votre ERP. Chaque adresse est déclarée dans l'annuaire PPF par sa PA respective.
Q : Peut-on déclarer une adresse email déjà utilisée pour la réception des factures fournisseurs en PDF comme adresse officielle dans le cadre de la facturation électronique ?
R : ❌ Non. L'"adresse électronique" dans le cadre de la réforme n'est pas une adresse email. C'est un identifiant de type SIREN_SUFFIXE enregistré dans l'annuaire national (PPF). C'est Spendesk (en tant que PA) qui crée et déclare cet identifiant pour vous au moment de l'activation de Spendesk en tant que plateforme Agrée.
Q : Comment fonctionnera la boîte de réception des factures dans Spendesk ? Aujourd'hui la gestion est décentralisée, la réforme implique-t-elle une centralisation obligatoire ?
R : ✅ Oui, les factures électroniques arrivent dans une Inbox centralisée dans Spendesk. En revanche, vous ne perdrez pas les avantages de la gestion décentralisée que vous avez mise en place avec Spendesk.
En effet, L'assignation au bon collaborateur, ou le rattachement de la facture électronique au paiement par carte ou à la demande de remboursement est automatique si les champs acheteur sont renseignés par le fournisseur.
Les contrôleurs peuvent également assigner manuellement si besoin.
💳 Paiement via Spendesk et intégration comptable
Q : La réception d'une facture électronique dans Spendesk implique-t-elle obligatoirement que le paiement soit également effectué depuis Spendesk ?
R : ❌ Non. Spendesk peut être utilisé comme PA de réception même si vous payez vos fournisseurs via un autre outil. Le statut "Paiement transmis" n'est pas obligatoire et le statut "Encaissée" est transmis directement par le fournisseur au PP, non pas la plateforme de réception.
Q : Pour les utilisateurs qui exportent leurs données vers un outil comptable tiers pour générer les virements, ce mode de fonctionnement restera-t-il possible avec la facturation électronique ?
R : ✅ Oui. La facturation électronique ne modifie pas les formats d'export vers les logiciels comptables. Les écritures comptables et le plan comptable restent identiques. L'export Spendesk → outil comptable continue à fonctionner normalement.
👥 Gestion des fournisseurs dans Spendesk
Q : La création de fournisseurs étant ouverte à tous les collaborateurs, des doublons (voire triplons) se multiplient dans la base. Comment éviter ce problème ? Est-il prévu de pouvoir supprimer définitivement des fournisseurs, et pas seulement les archiver ?
R : ❌ La suppression définitive n'est pas possible actuellement. Spendesk propose l'archivage individuel ou en masse des fournisseurs doublons (Paramètres > Comptes Fournisseurs). Un fournisseur archivé n'apparaît plus dans les suggestions, et un avertissement s'affiche si quelqu'un tente de le recréer.
🌍 Périmètre et cas particuliers
Q : Les associations sont-elles concernées par la réforme de la facturation électronique, et si oui, de quelle manière ?
R : Cela dépend de leur assujettissement à la TVA :
Association non assujettie : pas concernée (ni réception ni émission)
Association avec activités lucratives accessoires (recettes < 80 011 €/an et gestion désintéressée) : non assujettie, pas concernée
Association assujettie à la TVA (activités lucratives principales) : pleinement concernée, selon le même calendrier que les entreprises (réception dès sept. 2026, émission selon taille) 📎 Webinar Q&A Spendesk + Fiche officielle impots.gouv.fr
Q : Les entreprises situées dans les DOM-TOM sont-elles soumises au e-reporting, sachant que ces territoires sont considérés comme hors du territoire fiscal métropolitain (régime douanier d'export) ?
R : Cela dépend du territoire :
Guadeloupe, Martinique, Réunion : TVA applicable → e-invoicing obligatoire (B2B avec assujettis)
Guyane, Mayotte : TVA non applicable → hors champ de la réforme (mais e-reporting possible sur certaines opérations spécifiques)
COM (Polynésie, Nouvelle-Calédonie, etc.) : hors champ de la réforme
⚙️ Fonctionnalités et tarification
Q : Les factures électroniques reçues dans Spendesk seront-elles exportables au format PDF, notamment pour intégration dans un système de GED (Gestion Électronique de Documents) ?
R : ✅ Oui. Le fichier structuré original (Factur-X, UBL, CII) est stocké dans Spendesk et exportable pour audit, conformité ou intégration dans une GED.
Q : La fonctionnalité de facturation électronique dans Spendesk est-elle incluse dans l'abonnement existant ?
R : ✅ Oui ! La solution e-invoicing est incluse dans le plan actuel, dans la limite du périmètre couvert par votre abonnement (Notes de frais, Cartes, Factures Fournisseurs AP).