Gültige Belege verstehen
Sie müssen jeder Kartenzahlung und jeder Auslagenerstattung in Spendesk einen gültigen Beleg beifügen. Dieser Artikel erklärt, was als gültiger Beleg gilt und wie Sie einen Beleg hochladen.
Für: Alle Spendesk-Nutzer:innen, die Kartenzahlungen tätigen oder Auslagenerstattungen einreichen.
Inhaltsverzeichnis
Bevor Sie beginnen
Was einen Beleg gültig macht
So laden Sie Ihren Beleg hoch
Was tun, wenn Sie keinen Beleg vorlegen können
Fehlerbehebung
Häufig gestellte Fragen
Bevor Sie beginnen
Verfügbar für alle Spendesk-Nutzer:innen in allen Plänen.
Für das Hochladen eigener Belege ist keine besondere Rolle oder Berechtigung erforderlich.
Sie benötigen Zugriff auf die Zahlung oder die Auslagenerstattung unter Ausgaben > Alle Zahlungen.
Belegdateien müssen im PDF-, JPG- oder PNG-Format vorliegen und dürfen 1 MB nicht überschreiten.
👥 Nur Antragsteller:innen können Belege für ihre eigenen Zahlungen hochladen. Controller und Finanzteams prüfen eingereichte Belege, können sie jedoch nicht im Namen eines Nutzers erstellen.
Was einen Beleg gültig macht
Ein gültiger Beleg ist ein vom Händler ausgestelltes Dokument als Kaufnachweis. Er muss Folgendes enthalten:
Das Kaufdatum
Name und Adresse des Lieferanten
Eine Beschreibung der gekauften Artikel einschließlich Einzelpreisen und Mengen
Den Mehrwertsteuerbetrag, falls zutreffend
Den Gesamtpreis
Die folgenden Dokumente sind keine gültigen Belege:
Kreditkartenabrechnungen
Fahrt- oder Reisedetails
Bestellformulare
Bestellungen
⚠️ Reichen Sie niemals eine leere Seite oder ein gefälschtes Dokument ein, um die Belegpflicht zu umgehen. Dies ist kein gültiger Beleg. Wenn Sie keinen Beleg haben, verwenden Sie stattdessen die unten beschriebene Erklärung „Keinen Beleg vorlegen".
So laden Sie Ihren Beleg hoch
Sie können einen Beleg auf vier Arten hochladen:
Öffnen Sie die mobile Spendesk-App.
Navigieren Sie zu der Zahlung, für die ein Beleg benötigt wird.
Fotografieren Sie Ihren Beleg oder fügen Sie ein bereits vorhandenes Foto hinzu.
Alternativ:
Melden Sie sich bei Spendesk.com an.
Navigieren Sie zu Ausgaben > Alle Zahlungen.
Ziehen Sie Ihre Belegdatei auf die entsprechende Zahlung und legen Sie sie dort ab.
Oder per E-Mail antworten:
Öffnen Sie die Zahlungsbestätigungs-E-Mail, die Sie von Spendesk erhalten haben.
Antworten Sie auf diese E-Mail.
Fügen Sie Ihre Belegdatei der Antwort bei.
Oder per E-Mail weiterleiten:
Suchen Sie die für Ihr Unternehmen vorgesehene Beleg-E-Mail-Adresse unter Einstellungen > Zahlungen.
Leiten Sie Ihren Beleg an diese Adresse weiter (Format: receipts+yourcompanyid@spendesk.com).
📋 Spendesk prüft automatisch, ob Belege doppelt eingereicht wurden. Vergewissern Sie sich, dass Ihr Beleg nicht bereits hochgeladen wurde, bevor Sie ihn erneut einreichen.
Weitere Details speziell zu Kartenzahlungen finden Sie unter Beleg zu einer Kartenzahlung hinzufügen.
Was tun, wenn Sie keinen Beleg vorlegen können
Wenn der Händler Ihnen keinen Beleg ausgestellt hat oder Sie ihn verloren haben, müssen Sie dies dennoch in Spendesk melden.
Navigieren Sie zu Ausgaben > Alle Zahlungen.
Öffnen Sie die Zahlung, für die ein Beleg fehlt.
Klicken Sie auf die graue Schaltfläche neben „Beleg hochladen".
Wählen Sie „Keinen Beleg vorlegen".
Wählen Sie den Grund aus, zum Beispiel „Händler hat keinen Beleg ausgestellt" oder „Beleg verloren".
Unterschreiben Sie die Erklärung, um sie einzureichen.
Dadurch wird eine rechtlich bindende Erklärung, eine eidesstattliche Versicherung, erstellt, die Ihr Finanzteam zur Begründung der Ausgabe verwenden kann.
⚠️ Sie können diese Erklärung nach dem Einreichen nicht mehr bearbeiten. Verwenden Sie sie nur, wenn Sie wirklich keinen Beleg vorlegen können.
Auslagenerstattungen werden automatisch als „möglicherweise ohne Beleg" markiert. Dafür ist keine manuelle Erklärung erforderlich.
Wenn Sie den Beleg später finden, gehen Sie zu Ausgaben > Alle Zahlungen und klicken Sie bei derselben Zahlung auf „Beleg hochladen", um ihn hinzuzufügen – es sei denn, die Zahlung wurde bereits in Ihre Buchhaltungssoftware exportiert. In diesem Fall kann sie nicht mehr geändert werden.
Ausführliche Informationen finden Sie unter Beleg als „Keinen Beleg vorlegen" markieren (für Antragsteller:innen) und Wie können Nutzer:innen in Spendesk Ausgaben ohne Belege bearbeiten und eidesstattliche Versicherungen einreichen?
Fehlerbehebung
Symptom: Das Hochladen schlägt fehl oder die Datei lässt sich nicht anhängen.
Ursache: Das Dateiformat oder die Dateigröße entspricht nicht den Anforderungen.
Lösung:
Vergewissern Sie sich, dass Ihre Datei im PDF-, JPG- oder PNG-Format vorliegt.
Vergewissern Sie sich, dass Ihre Datei kleiner als 1 MB ist.
Verkleinern Sie die Datei mit einem Online-Dienst, falls sie zu groß ist, und versuchen Sie es erneut.
Symptom: Sie können einen PDF-Beleg in Chrome nicht durch Ziehen und Ablegen hochladen.
Ursache: Chrome ist möglicherweise so eingestellt, dass PDFs heruntergeladen statt geöffnet werden.
Lösung:
Öffnen Sie die Chrome-Einstellungen.
Navigieren Sie zur Einstellung für PDF-Dokumente.
Wählen Sie „PDFs in Chrome öffnen".
Versuchen Sie erneut, den Beleg hochzuladen.
Symptom: Spendesk markiert Ihren Beleg als Duplikat.
Ursache: Derselbe Beleg wurde bereits einer anderen Zahlung hinzugefügt.
Lösung:
Prüfen Sie unter Ausgaben > Alle Zahlungen die ursprüngliche Einreichung.
Vergewissern Sie sich, dass der Beleg der richtigen Zahlung zugeordnet ist.
Wenden Sie sich an Ihr Finanzteam, wenn Sie einen Fehler vermuten.
Symptom: Sie können für eine Zahlung keinen Beleg hochladen.
Ursache: Die Zahlung ist noch nicht vollständig sichtbar oder wurde bereits in Ihre Buchhaltungssoftware exportiert.
Lösung:
Prüfen Sie, ob die Zahlung als „ausstehend" angezeigt wird. Kartenzahlungen können bis zu 8 Tage für die Abrechnung benötigen, bevor Belege hochgeladen werden können.
Warten Sie, bis die Zahlung vollständig sichtbar ist, und laden Sie dann Ihren Beleg hoch.
Wenn die Zahlung als „Exportiert" angezeigt wird, können keine Belege mehr hinzugefügt oder geändert werden. Wenden Sie sich für die nächsten Schritte an Ihr Finanzteam.
Symptom: Sie können für eine Ausgabe, die bereits als „Beleg fehlt" markiert ist, keinen Beleg hochladen.
Ursache: Für die Ausgabe liegt eine aktive Erklärung „Keinen Beleg vorlegen" vor.
Lösung:
Gehen Sie zu Ausgaben > Alle Zahlungen und öffnen Sie die Ausgabe.
Klicken Sie auf „Beleg hochladen", um den gefundenen Beleg anzuhängen.
Wenn die Schaltfläche nicht verfügbar ist, wenden Sie sich an support@spendesk.com.
Häufig gestellte Fragen
Welche Dokumente gelten als gültige Belege?
Ein gültiger Beleg muss das Kaufdatum, den Namen und die Adresse des Lieferanten, eine Beschreibung der gekauften Artikel mit Einzelpreisen und Mengen, den Mehrwertsteuerbetrag, falls zutreffend, sowie den Gesamtpreis enthalten.
Kann ich meine Kreditkartenabrechnung als Beleg einreichen?
Nein. Kreditkartenabrechnungen, Reisedetails, Bestellformulare und Bestellungen sind für steuerliche und buchhalterische Zwecke keine gültigen Belege.
Was passiert, wenn ich keinen Beleg vorlegen kann?
Wählen Sie in Spendesk „Keinen Beleg vorlegen" und geben Sie den Grund an. Dadurch wird eine unterschriebene Erklärung erstellt, die Ihr Finanzteam anstelle eines Belegs verwenden kann.
Kann ich einen Beleg hochladen, nachdem ich ihn als „Keinen Beleg vorlegen" markiert habe?