Rechnung überprüfen
Nachdem Antragsteller:innen Rechnungen eingereicht und Genehmiger:innen sie genehmigt haben, prüfen Controller die Details und markieren jede Rechnung als überprüft, bevor sie zur Zahlungsplanung weitergeleitet wird.
Für: Controller und Kontoinhaber:innen.
Inhaltsverzeichnis
Bevor Sie beginnen
Eine Rechnung überprüfen
Einen Lieferanten in der Tab „Überprüfen" erstellen oder aktualisieren
Eine Zahlungsreferenz hinzufügen
Mehrere Zahlungstermine und -beträge für eine Rechnung planen
Sonderfall: per Lastschrift bezahlte Rechnungen
Verfügbares Lieferantenguthaben auf eine Rechnung anwenden
Fehlerbehebung
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Bevor Sie beginnen
Nur Controller und Kontoinhaber:innen können Rechnungen überprüfen.
Die Rechnung muss bereits von Antragsteller:innen eingereicht und von Genehmiger:innen genehmigt worden sein, bevor sie in der Tab Überprüfen erscheint.
Das Hinzufügen einer Zahlungsreferenz ist nur für EUR-Zahlungskonten verfügbar, von denen Zahlungen in EUR getätigt werden.
Sobald eine Rechnung als überprüft markiert wurde, können Sie den Gesamtbetrag nicht mehr bearbeiten. Sie können weiterhin geplante Zahlungen, die Beschreibung, Rechnungsdetails und analytische Informationen (Kostenstelle, Projekt oder Kategorien) bearbeiten.
Sie können eine Rechnung zurück zu „Überprüfen" senden, nachdem sie bestätigt und zu „Zahlung planen" verschoben wurde, sofern noch keine Zahlung versucht oder abgeschlossen wurde. Wenn die Rechnung mehrere geplante Zahlungen enthält, kann sie nicht mehr zurückgesendet werden, sobald eine dieser Zahlungen bereits bezahlt wurde.
Wenn sich die Rechnung bereits in „Vorbereiten" befindet und als bereit markiert wurde, aber noch nicht exportiert wurde, gehen Sie zu Buchhaltung > Exportieren, wählen Sie den entsprechenden Zeitraum aus, öffnen Sie die Rechnung und senden Sie die Rechnung zurück zu „Vorbereiten". Anschließend können Sie sie zurück zu „Überprüfen" senden.
Eine Rechnung überprüfen
Navigieren Sie zu Rechnungen > Überprüfen.
Prüfen Sie die in der Liste angezeigten Rechnungsinformationen. Die Rechnungen sind nach Ausstellungsdatum sortiert, wobei die neuesten Rechnungen zuerst angezeigt werden.
Klicken Sie auf eine Rechnung, um deren Details zu öffnen.
Klicken Sie auf Bestätigen, um zu bestätigen, dass die Rechnung korrekt und bereit für die Zahlungsplanung ist.
Alternativ können Sie wie folgt vorgehen, wenn die Rechnung fehlerhaft ist:
Klicken Sie auf Ablehnen statt auf Bestätigen.
Bestätigen Sie die Ablehnung.
Wenn es sich um eine französische E-Rechnung handelt, können Sie: die E-Rechnung anfechten (der Lieferant erhält den Grund und die geforderte Korrekturmaßnahme) oder die E-Rechnung zurückweisen (sowohl die Steuerbehörden als auch der Lieferant werden benachrichtigt, dass die E-Rechnung offiziell zurückgewiesen wurde).
💡 Tipp: Das Ablehnen einer Rechnung sendet sie als vollständig abgelehnt zurück in die Tab Anfragen. Antragsteller:innen müssen sie erneut einreichen, und die abgelehnte Rechnung kann nicht bearbeitet werden.
⚠️ Warnung: Nachdem eine Rechnung bestätigt wurde (als überprüft markiert), können Sie den Gesamtbetrag nicht mehr bearbeiten. Nur geplante Zahlungen, die Beschreibung, Rechnungsdetails und analytische Informationen bleiben bearbeitbar.
Einen Lieferanten in der Tab „Überprüfen" erstellen oder aktualisieren
Öffnen Sie die Rechnung in der Tab Überprüfen.
Klicken Sie auf das Dreipunktmenü neben dem Namen des Lieferanten.
Wählen Sie die Option zum Anzeigen oder Aktualisieren der Lieferantendetails.
Geben Sie den rechtlichen Namen, die Adresse und die Bankdaten des Lieferanten ein.
Klicken Sie auf Speichern.
💡 Tipp: Nach dem Speichern müssen Sie die Bankdaten dieses Lieferanten bei dessen nächster Rechnung nicht erneut eingeben.
Eine Zahlungsreferenz hinzufügen
Öffnen Sie die Rechnung unter Rechnungen > Überprüfen.
Suchen Sie das Zahlungsreferenzfeld für den Lieferanten.
Bearbeiten Sie das Feld, um eine benutzerdefinierte Referenz mit bis zu 18 Zeichen einzugeben, oder belassen Sie die Standard-Rechnungsnummer.
Klicken Sie auf Speichern.
Diese Referenz erscheint in der XML-Exportdatei (im Element <CdtrRefInf>) sowie in Überweisungen, die vom Zahlungskonto gesendet werden. Wenn Sie das Feld ohne Wert speichern, bleibt es leer.
🔒 Zugriff: Zahlungsreferenzen sind nur für EUR-Zahlungskonten verfügbar, von denen Zahlungen in EUR getätigt werden.
Mehrere Zahlungstermine und -beträge für eine Rechnung planen
Navigieren Sie zu Rechnungen > Überprüfen.
Wählen Sie die Rechnung aus, die Sie in mehrere Zahlungen aufteilen möchten.
Suchen Sie in der mittleren Spalte den Bereich Zahlungsplan.
Klicken Sie auf Neue Zahlung planen.
Geben Sie das Datum und den Betrag für jede geplante Zahlung ein.
Sobald die Rechnungen Ihres Teams überprüft und geplant sind, können Sie sie bezahlen.
Sonderfall: per Lastschrift bezahlte Rechnungen
Öffnen Sie die Rechnung unter Rechnungen > Überprüfen.
Suchen Sie das Feld Zahlungsmethode.
Wählen Sie Lastschrift, wenn der Lieferant die Zahlung direkt von Ihrem Bankkonto einzieht.
Klicken Sie auf Bestätigen.
Die Auswahl von Lastschrift überspringt den Schritt Bezahlen, und die Rechnung wird direkt als bezahlt markiert.
👥 Rollen: Lastschriftzahlungen ziehen weiterhin Gelder vom Bankkonto Ihres Unternehmens über den Lieferanten ein, genau wie zuvor. Diese Einstellung ändert nur, wie Spendesk die Rechnung nachverfolgt, nicht, wie die Zahlung ausgeführt wird.
Verfügbares Lieferantenguthaben auf eine Rechnung anwenden
Beim Überprüfen einer Rechnung können Controller und Kontoinhaber:innen verfügbares Lieferantenguthaben einsehen und anwenden.
Öffnen Sie die Rechnung unter Rechnungen > Überprüfen. Wenn der Lieferant über anrechenbares Lieferantenguthaben verfügt, erscheint der verfügbare Betrag neben dem Namen des Lieferanten.
Klicken Sie unten auf der Seite auf Anwenden.
Prüfen Sie den aktualisierten Rechnungsbetrag und bestätigen Sie anschließend die Rechnung.
Spendesk wendet automatisch anrechenbares Lieferantenguthaben desselben Lieferanten und derselben Währung an, beginnend mit dem ältesten Guthaben. Das Guthaben reduziert den zu zahlenden Betrag.
Fehlerbehebung
Symptom: Beim Überprüfen einer Rechnung wird eine Duplikatwarnung angezeigt.
Ursache: Spendesk hat denselben Anhang oder denselben Lieferanten und dieselbe Rechnungsnummer bei einer bereits eingereichten Rechnung erkannt.
Lösung: Vergleichen Sie die markierte Rechnung mit Ihren Unterlagen. Wenn es sich um ein echtes Duplikat handelt, klicken Sie auf Ablehnen, um eine Doppelzahlung zu vermeiden.
Symptom: Sie können den Gesamtbetrag einer Rechnung nicht bearbeiten.
Ursache: Die Rechnung wurde bereits als überprüft markiert.
Lösung: Bearbeiten Sie stattdessen die geplanten Zahlungen, die Beschreibung, die Rechnungsdetails oder die analytischen Informationen. Um den Gesamtbetrag zu ändern, verwenden Sie Ihre Buchhaltungssoftware oder senden Sie die Rechnung zurück zu „Überprüfen", falls sie noch nicht als bereit markiert oder exportiert wurde (siehe den unten verlinkten verwandten Artikel).
Symptom: Das Feld für das Kreditorenkonto fehlt beim Überprüfen einer Rechnung.
Ursache: Dem Lieferanten ist noch kein Kreditorenkonto zugeordnet.
Lösung: Klicken Sie auf den Namen des Lieferanten, öffnen Sie dessen Details und fügen Sie die Informationen zum Kreditorenkonto hinzu, bevor Sie die Rechnung bestätigen.