Mit Ausgabenkategorien können Sie Ausgaben nach der Art der Kosten kennzeichnen (z. B. „Reisen", „Software"), um sie zusammen mit Kostenstellen und Budgets zu verfolgen. Für: Kontoinhaber:innen und Nutzer-Admins (Einrichtung); Controller und Mitarbeiter (Auswahl bei Anfragen und Zahlungen).

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👥 Rollen: Nur Kontoinhaber:innen und Nutzer-Admins können Werte für Ausgabenkategorien hinzufügen, bearbeiten oder löschen. Controller können Kategorien bei bestehenden Zahlungen neu zuweisen, aber keine neuen Werte erstellen.

Sobald mindestens ein Wert vorhanden ist, erscheint das Feld Ausgabenkategorie bei Anfragen, Rechnungskorrekturen und Zahlungen. Standardmäßig müssen Mitarbeiter dieses Feld ausfüllen.

⚠️ Warnung: Das Umbenennen eines Werts aktualisiert den Namen auf bereits exportierten Zahlungsvorgängen. Wenn Sie exportierte Zahlungsvorgänge nicht beeinflussen möchten, löschen Sie den alten Wert und erstellen Sie stattdessen einen neuen, anstatt ihn umzubenennen.

Hinweis:

Sie können einschränken, welche Ausgabenkategorien basierend auf der von einem Mitarbeiter ausgewählten Kostenstelle angezeigt werden.

Standardmäßig ist jede Ausgabenkategorie für jede Kostenstelle sichtbar. Um eine Kategorie auf bestimmte Kostenstellen zu beschränken:

Diese Einschränkung gilt nur, wenn Mitarbeiter eine Anfrage erstellen. Controller können weiterhin jede Ausgabenkategorie einem Zahlungsvorgang über die Tabs Ausgaben, Verbindlichkeiten und Vorbereiten zuweisen.

💡 Tipp: Wenn für eine Kostenstelle keine Ausgabenkategorie eingeschränkt ist, werden für diese Kostenstelle alle Kategorien als Optionen angezeigt. Dies ist beabsichtigtes Verhalten und kein Fehler.

Werte für Ausgabenkategorien werden standardmäßig alphabetisch sortiert. Um eine benutzerdefinierte Reihenfolge festzulegen, fügen Sie am Anfang jedes Wertnamens eine Zahl hinzu (z. B. „1 - Reisen", „2 - Software").

Ausgabenkategorien sind zusammen mit Zahlungsvorgängen in Exporten enthalten. Sie finden sie im Tab Export oder können sie über die Seite Verbindlichkeiten herunterladen.

Symptom: Ein Nutzer kann alle Ausgaben in einer Kostenstelle sehen, auch solche außerhalb der Ausgabenkategorie, für die er zuständig ist.
​Ursache: Sichtbarkeitsberechtigungen werden bei Spendesk auf Ebene der Kostenstelle verwaltet, nicht auf Ebene der Ausgabenkategorie.
​Lösung: Jeder mit Zugriff auf eine Kostenstelle sieht alle Ausgaben darin, unabhängig von der Kategorie. Um die Sichtbarkeit auf eine einzelne Kategorie zu beschränken, erstellen Sie eine separate Kostenstelle für diese Kategorie oder teilen Sie einen benutzerdefinierten Export, der auf die relevanten Daten beschränkt ist.

Symptom: Ich kann bei einer Zahlung nicht mehr als eine Ausgabenkategorie auswählen.
​Ursache: Spendesk unterstützt nur einen Wert für die Ausgabenkategorie pro Zahlung.
​Lösung: Erstellen Sie einen kombinierten Wert (z. B. „NYC-Paris"), wenn Sie zwei Kategorien gleichzeitig darstellen möchten, oder verwenden Sie ein benutzerdefiniertes Feld für die zweite Dimension.

Symptom: Das Feld für die Ausgabenkategorie erscheint nicht bei einer Anfrage.
​Ursache: Für diese Ausgabenkategorie wurde noch kein Wert erstellt, oder die Kategorie ist auf andere Kostenstellen beschränkt.
​Lösung: Fügen Sie mindestens einen Wert unter Einstellungen > Organisation > Zusatzfelder hinzu und überprüfen Sie die Kostenstellenbeschränkungen bei jedem Wert.

Sind Ausgabenkategorien für Mitarbeiter verpflichtend?
Ja, standardmäßig. Wenden Sie sich an den Support oder Ihren Customer Success Manager, um das Feld optional zu machen.

Kann ich Ausgabenkategorien mit bestimmten Kostenstellen verknüpfen?
Ja. Konfigurieren Sie jede Kategorie so, dass sie im Anfrageprozess nur für ausgewählte Kostenstellen erscheint.

Erscheinen Ausgabenkategorien in Exporten?
Ja. Sie werden zusammen mit den Zahlungsvorgängen exportiert und sind im Tab Export oder auf der Seite All Payables verfügbar.

Kann ich eine Ausgabenkategorie bearbeiten, nachdem sie einer Zahlung zugewiesen wurde?
Ja. Gehen Sie zu Ausgaben > Alle Zahlungen, wählen Sie die Zahlung aus und aktualisieren Sie das Feld Ausgabenkategorie.

Kann ich die Sichtbarkeit auf nur eine Ausgabenkategorie statt auf eine gesamte Kostenstelle beschränken?
Nein. Die Sichtbarkeit wird ausschließlich auf Ebene der Kostenstelle verwaltet.

Wie füllen Nutzer Ausgabenkategorien in der mobilen App aus?
Nutzer füllen die Ausgabenkategorie (oder das benutzerdefinierte Feld) aus, nachdem sie eine Zahlung mit einer physischen Karte getätigt haben.

Richten Sie Ausgabenkategorien ein, um die Art Ihrer Ausgaben zu verfolgen und direkt in Spendesk einen besseren Überblick über Ihre Kosten zu erhalten.

Für: Kontoinhaber:innen und Nutzer-Admins (Einrichtung und Verwaltung), Controller und Mitarbeiter (tägliche Nutzung), auf allen Spendesk-Plänen.

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👥 Rollen: Nur Kontoinhaber:innen und Nutzer-Admins können Werte für Ausgabenkategorien erstellen, bearbeiten oder löschen. Controller können weiterhin jede Ausgabenkategorie einer Zahlung in den Tabs Ausgaben, Verbindlichkeiten und Vorbereiten zuweisen.

Sobald mindestens ein Wert vorhanden ist, erscheint das Feld Ausgabenkategorie bei jeder Anfrage. Standardmäßig müssen Mitarbeiter dieses Feld ausfüllen. Wenden Sie sich an den Support oder Ihren Customer Success Manager, um das Feld optional zu machen.