Editar una cuenta a pagar después de exportarla a tu sistema de contabilidad

Por defecto, las cuentas a pagar no se pueden editar una vez que las has exportado a tu sistema de contabilidad. La función "Editar cuentas a pagar después de la exportación" de Spendesk te permite realizar cambios de forma segura después de la exportación, por ejemplo, para corregir un centro de costes, modificar un campo analítico o añadir un recibo que falta.
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Para: Controllers y propietarios de la cuenta, en todos los planes de Spendesk.
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Tabla de contenidos

👥 Roles: Solo los Controllers y los propietarios de la cuenta pueden configurar este ajuste y editar cuentas a pagar en Todas las cuentas a pagar.
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Elige el nivel de flexibilidad que quieres antes de activar la función.
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Para permitir la edición de todas las cuentas a pagar exportadas, sin importar su antigüedad:

Ahora puedes editar cualquier cuenta a pagar exportada desde la página Todas las cuentas a pagar.
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Para permitir la edición solo de las cuentas a pagar recientes:

Por ejemplo, si estableces una fecha de bloqueo de 14 días, cualquier cuenta a pagar con más de 14 días quedará bloqueada y no se podrá editar después de la exportación.
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También puedes subir un recibo o una factura a una cuenta a pagar que ya se haya exportado, por ejemplo, si faltaba en el momento de la exportación.
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📋 Buena práctica: El desglose de la cuenta de gastos y el desglose de IVA de una cuenta a pagar no se pueden editar directamente en Todas las cuentas a pagar. Haz clic en "Enviar de vuelta a Preparar" y, a continuación, realiza tus cambios en Contabilidad > Preparar.
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⚠️ Advertencia: En las integraciones contables nativas, las ediciones realizadas después de la primera exportación no se sincronizan automáticamente con tu sistema de contabilidad. Exporta la cuenta a pagar en formato CSV o actualiza el asiento manualmente en tu software de contabilidad.
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Síntoma: El icono de edición aparece en gris en una cuenta a pagar exportada.
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Causa: "Editar cuentas a pagar después de la exportación" está desactivado, o la cuenta a pagar es anterior a la fecha de bloqueo configurada.
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Solución: Pide a un Controller o a un propietario de la cuenta que active la función en Configuración > Configuración contable, o que aumente o elimine la fecha de bloqueo.
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Síntoma: No puedes editar la cuenta de gastos ni el desglose de IVA de una cuenta a pagar exportada.
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Causa: Las cuentas a pagar con un desglose de IVA o un desglose analítico no se pueden editar directamente en Todas las cuentas a pagar.
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Solución: Haz clic en "Enviar de vuelta a Preparar" en la cuenta a pagar, realiza tus cambios en Contabilidad > Preparar y, si es necesario, vuelve a exportarla.
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Síntoma: No puedes eliminar un recibo o una factura de una cuenta a pagar exportada.
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Causa: "Editar cuentas a pagar después de la exportación" te permite añadir un recibo o una factura a una cuenta a pagar exportada, pero no permite eliminar uno ya existente.
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Solución: Este es el comportamiento esperado. Si el archivo adjunto es incorrecto, ponte en contacto con el equipo de soporte de Spendesk para que te ayude a corregirlo.
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Síntoma: Tus ediciones no aparecen en tu software de contabilidad después de volver a exportar.
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Causa: Las integraciones contables nativas solo admiten una exportación por cuenta a pagar.
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Solución: Descarga la cuenta a pagar actualizada en formato CSV desde la página Todas las cuentas a pagar, o actualiza el asiento manualmente en tu software de contabilidad.
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💡 Consejo: Si solo necesitas editar una única cuenta a pagar, activa la función, realiza tu edición y luego vuelve a desactivarla para mantener bloqueadas el resto de tus cuentas a pagar exportadas.
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¿Qué debo hacer si solo quiero editar una cuenta a pagar?

Activa "Editar cuentas a pagar después de la exportación", realiza la edición que necesitas y, a continuación, vuelve a desactivar la función para que el resto de tus cuentas a pagar exportadas permanezcan bloqueadas.
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¿Quién puede configurar el ajuste "Editar cuentas a pagar después de la exportación"?

Cualquier Controller o propietario de la cuenta de tu empresa puede configurar este ajuste.
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¿Quién puede editar cuentas a pagar después de la exportación?

Cualquier Controller o propietario de la cuenta puede editar cuentas a pagar en Todas las cuentas a pagar, una vez que la función está activada.
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¿Puedo subir un recibo o una factura a una cuenta a pagar después de haberla exportado?

Sí. Puedes añadir un recibo o una factura que falte a una cuenta a pagar ya exportada. No puedes eliminar un recibo o una factura existente una vez adjuntado.
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¿Por qué aparece vacía la columna "editado por" en la descarga del historial de ediciones de la cuenta a pagar?

Antes de que esta función se lanzara en noviembre de 2024, Spendesk solo registraba quién realizaba las ediciones en un número limitado de acciones, por lo que es posible que veas un valor vacío en ediciones antiguas.
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¿Por qué el archivo CSV del historial de ediciones de la cuenta a pagar muestra varias líneas para algunas versiones de la cuenta a pagar?

Algunas versiones de la cuenta a pagar tienen varias líneas cuando hay un desglose de IVA o un desglose analítico.