En lugar de usar el campo de descripción para escribir los nombres de cada persona que participó en un gasto, puedes utilizar el campo "Beneficiarios" para destacarlos rápidamente (por ejemplo, asistentes a un almuerzo de negocios, participantes en un evento de equipo, empleados beneficiados por un gasto compartido, etc.).
Esta funcionalidad simplifica el seguimiento de los gastos compartidos, refuerza el cumplimiento normativo y añade un nuevo nivel de control en Spendesk.
Funcionamiento
Por defecto, el campo "Beneficiarios" se rellena automáticamente con el nombre del usuario que realiza la solicitud de reembolso o actualiza los detalles del pago.
Los solicitantes pueden actualizar el campo para reflejar a las personas que deseen incluir en el gasto:
Beneficiarios internos: Selecciona de una lista de empleados de tu organización.
Beneficiarios externos: Introduce manualmente un nombre completo y el nombre de la empresa.
Eliminar todos los beneficiarios: Puedes enviar una solicitud con 0 beneficiarios.
La información de los beneficiarios también es visible para el equipo financiero en otras páginas: "Solicitudes de reembolso", "Todos los pagos", "Todas las cuentas por pagar" y "Contabilidad/Preparar".
En dispositivos móviles, necesitas usar las siguientes versiones (o superiores) para acceder al campo "Beneficiarios":
iOS:
2.57.0o superiorAndroid:
2.69.0o superior
Agregar compañeros como beneficiarios no genera notificaciones.
El campo "Beneficiarios" está disponible tanto para solicitudes de reembolso como para compras con tarjeta.
Nota: Actualmente no es posible mostrar este campo solo en categorías de gastos específicas. Esta mejora estará disponible próximamente.
Exportar beneficiarios en formato CSV
Al exportar datos mediante el CSV de "Verificaciones", se incluye una columna específica llamada "Beneficiarios".
Los nombres completos y, en el caso de beneficiarios externos, los nombres de las empresas aparecen en la columna "Beneficiarios". Los valores están separados por comas.
En Francia: El CSV de verificaciones puede utilizarse para identificar las deducciones de vales de comida ("Ticket Restaurant") para los empleados.