Los flujos de aprobación son una parte integral del control del gasto; son los responsables de decidir quién debe aprobar una solicitud. Por defecto, todas las solicitudes en Spendesk requieren aprobación, pero para más detalles sobre por qué algunas solicitudes podrían no necesitarla, consulte:

En Spendesk, todos los flujos de aprobación se gestionan mediante el generador visual de flujos en:

Configuración > Reglas de la empresa > Flujos de aprobación

Con este generador flexible, puede crear flujos de aprobación basados en varias condiciones para cubrir una amplia gama de casos de uso.

Esta sección detalla las distintas opciones que puede configurar en su flujo.

Aprobadores predeterminados

Por defecto, en todos los casos existe un único nodo como se muestra (Aprobadores predeterminados). Esta es la opción de reserva para cualquier solicitud que no cumpla ninguna otra condición.

Puede modificarse como cualquier otro nodo para ajustar la lógica que desee para el caso “predeterminado”.

Cada nodo se basa en un tipo de condición específico y un conjunto de valores. A continuación, puede definir uno o más umbrales de cantidad para ese nodo. Dentro de cada umbral, puede configurar una o más etapas de aprobación y asignar los aprobadores relevantes.

Actualmente, una dimensión puede basarse en:

Tenga en cuenta que la disponibilidad de dimensiones depende de su plan; solo el “centro de costes” está disponible en todos los planes. Si desea acceso a dimensiones adicionales, póngase en contacto con Spendesk.

Una vez establecida la dimensión, puede seleccionar entre los valores disponibles:

Cuando se selecciona Todos los demás valores, también puede incluir valores futuros. Esto puede ser útil cuando, por ejemplo, se introduce un nuevo tipo de gasto.

Para reasignar valores a un nodo, abra la lista de valores del nodo: verá qué valores ya están en uso. Seleccione los valores que desea reasignar y haga clic en Guardar en el nodo. Aparecerá un cuadro de confirmación para validar el cambio.

Los umbrales permiten aplicar distintos flujos de aprobación en función del importe de una solicitud.

Seleccione Añadir umbral de importe en el panel de aprobación para crear un nuevo umbral. A continuación, puede definir el flujo de aprobación que se aplica a las solicitudes dentro de ese rango de importe.

Puede configurar un flujo de aprobación para Solicitudes de cualquier importe, o añadir umbrales como:

Cada umbral puede contener una o más etapas de aprobación.

Si no se configura un flujo de aprobación para una rama, las solicitudes utilizan el flujo de aprobación de la rama principal o los aprobadores predeterminados.

Cada etapa de aprobación define quién puede aprobar la solicitud en esa fase del flujo.

Esto es útil cuando desea añadir aprobadores alternativos, por ejemplo, cuando un aprobador puede estar ausente.

Por ejemplo:

Primero, el Responsable de centro de costes o el Manager responsable debe aprobar la solicitud. Una vez completado el Paso 1, la solicitud pasa al Paso 2, donde cualquiera de los aprobadores seleccionados puede aprobar.

Los aprobadores son los usuarios o roles responsables de revisar una solicitud.

Puede añadir uno o más aprobadores a cada etapa de aprobación. Los aprobadores pueden configurarse como:

Cuando se añaden varios aprobadores a la misma etapa, la lógica “Cualquiera de estos aprobadores puede aprobar” se aplica. Esto significa que solo uno de los aprobadores listados necesita aprobar la solicitud.

Los otros aprobadores asignados a esa etapa no necesitan actuar una vez que uno ha completado el paso.

Si desea que varias personas aprueben la solicitud, añada cada aprobador como una etapa de aprobación separada. Las etapas separadas se completan de forma secuencial, desde la primera hasta la última.

Para los nodos intermedios de una ruta, puede que no sea necesario configurar un flujo de aprobación. En este caso, el interruptor de flujo de aprobación puede permanecer desactivado.

Resaltamos los nodos sin aprobador para que pueda identificarlos fácilmente.

Para los nodos al final de una ruta, recomendamos activar el flujo de aprobación y configurar los umbrales, etapas y aprobadores relevantes.

En muchos casos, los roles de aprobación pueden usarse en lugar de aprobadores específicos para crear una configuración más flexible que se adapte a los cambios en su organización.

Los principales roles de aprobación son:

Los responsables de centro de costes se definen a través del centro de costes específico. Un centro de costes puede tener un propietario principal y varios copropietarios; sin embargo, los copropietarios no se usan en absoluto en la lógica de aprobación cuando se trata del rol “responsable del centro de costes”.

Los responsables del centro de costes también tienen permisos de visibilidad, lo que les permite ver todos los gastos asociados a su centro de costes a través de la pestaña Pagos. Aunque los copropietarios no influyen en la lógica de aprobación, comparten los permisos de visibilidad del propietario principal.

Este rol de manager identifica automáticamente al manager actual del solicitante y redirige la solicitud de gasto a él para su revisión. Los Managers de equipo, como managers responsables, también pueden ver todos los gastos presentados por sus informes directos. Esta visibilidad se extiende a través de la pestaña Pagos, ofreciendo una supervisión completa de los gastos del equipo.

El manager responsable de un empleado puede establecerse de 2 maneras:

Una vista ampliada le permite previsualizar todo el esquema de aprobaciones de un vistazo, con detalles del esquema visibles directamente en cada nodo — no es necesario hacer clic en cada nodo para ver los detalles.

Para navegar rápidamente a un nodo, puede usar la función de búsqueda en la parte superior del generador de flujos.

Por ejemplo, si busca un nodo para el centro de costes Product, simplemente escriba “Product” en la barra de búsqueda y automáticamente saltará al nodo y ampliará el panel de edición. Si se encuentran varias coincidencias, estas se mostrarán junto a la barra de búsqueda para que pueda desplazarse entre ellas.

También puede buscar un aprobador por nombre y ver fácilmente todos los nodos en los que ese aprobador está asignado.

Puede deshacer y rehacer sus acciones fácilmente gracias a los botones de la derecha para ayudar a prevenir errores.

Hay una serie de restricciones y otras reglas en Spendesk que deben tenerse en cuenta al comprender los flujos de aprobación:

Para garantizar que todas las solicitudes tengan una única ruta de aprobación válida, hay una restricción notable: cada rama/capa solo puede aplicarse a una sola dimensión.

Esto significa que si añade un nodo para “tipo de gasto”, entonces todos los nodos hermanos en esa rama también deben ser tipo de gasto. Sin embargo, puede mezclar dentro de una capa para diferentes rutas; vea este ejemplo válido a continuación:

Nuestra primera capa es “tipo de gasto” pero a partir de ahí tenemos 2 rutas, una que usa “centro de costes” como la segunda capa, y la otra que usa el campo personalizado “project code”.

Cuando el solicitante también es el aprobador

Esta lógica evita los casos en los que alguien puede aprobar sus propias solicitudes.

Cuando la misma persona aparece como aprobador en más de un umbral (ya sea por nombre o mediante un rol como responsable del centro de costes), su aprobación cuenta para cada umbral en el que figura. Esto puede provocar que una solicitud se apruebe antes de que se completen todos los pasos del umbral actual, si las aprobaciones ya realizadas son suficientes para completar todos los pasos de otro umbral.

La lógica del flujo puede verse como un árbol de decisión que se lee de izquierda a derecha en el generador. Esta sección explica cómo crear un flujo de aprobación desde cero.

Su flujo comienza con un nodo Aprobadores predeterminados. Esta es la opción de reserva para las solicitudes que no coinciden con ninguna otra condición.

Seleccione el nodo Aprobadores predeterminados para definir el flujo de aprobación para estas solicitudes.

También puede personalizar el flujo predeterminado configurando sus umbrales de cantidad, etapas de aprobación y aprobadores.

Para añadir una condición, seleccione el + junto a If y, a continuación, seleccione la dimensión para la condición.

En este ejemplo, seleccionamos Tipo de gasto y asignamos dos valores:

Estos tipos de gasto seguirán el mismo flujo de aprobación.

Si desea configurar un flujo distinto para otro tipo de gasto, como Factura, cree otro nodo al mismo nivel y asigne el valor correspondiente.

Para añadir otra capa de condiciones, seleccione el + junto al nodo correspondiente.

Para la siguiente capa, seleccione una nueva dimensión.

Para este ejemplo: Centro de costes es la dimensión y Customer Success Operations el valor.

El flujo ahora se aplicará solo si:

Configure aprobadores para Solicitudes de cualquier importe, o seleccione Añadir umbral de importe si desea que la lógica dependa del importe.

Dentro de cada umbral:

En este ejemplo, el flujo de aprobación se configura así:

Para solicitudes hasta 1.000 €:

Para solicitudes superiores a 1.000 €:

Al migrar su flujo existente al generador de aprobaciones, se le mostrará su lógica existente con algunas diferencias:

En primer lugar, le recomendamos revisar sus nodos existentes (en el ejemplo anterior son 'product' y 'marketing') para ver si desea combinarlos utilizando roles en lugar de asignaciones específicas.

Si tiene acceso a las nuevas dimensiones, podrá introducirlas de un par de maneras:

Al observar el nuevo generador y las dimensiones, puede decidir empezar de cero y diseñarlo desde el principio. Tenga en cuenta que esto provocará una interrupción temporal ya que todas las solicitudes se enrutarán al nodo 'aprobadores predeterminados', pero la forma más sencilla es eliminar el nodo 'tipo de gasto' y empezar de nuevo desde limpio.” (dígame si desea que calcule y añada los conteos exactos de caracteres)