Haz un seguimiento de las entregas frente a tus Órdenes de compra (OC) y deja que Spendesk concilie automáticamente facturas, entregas y pedidos a nivel de línea de factura.
Para : Solicitantes y Controllers que utilizan la función de Órdenes de compra.
Tabla de contenidos
Antes de empezar
¿Qué son las notas de entrega?
Seguimiento de una entrega en una OC
Estados de entrega
¿Qué es la conciliación triple?
Cómo funciona la conciliación triple avanzada
Revisión de discrepancias como Finanzas
Solución de problemas
Artículos relacionados
Antes de empezar
👥 Solo los usuarios con acceso a una Orden de compra (como Solicitante, Aprobador o Controller) pueden actualizar su estado de entrega.
¿Qué son las notas de entrega?
Las notas de entrega te permiten hacer un seguimiento de si los bienes o servicios pedidos a través de una Orden de compra se han recibido. Indicas si se espera una entrega al crear la OC, y puedes actualizar esto más adelante.
Ve a Nueva solicitud > Realizar una solicitud de compra > Solicitar una Orden de compra
Activa Se espera una entrega para hacer seguimiento de las entregas de este pedido
Haz clic en Confirmar mi solicitud para enviar la OC para su aprobación
💡 Puedes cambiar la expectativa de entrega en una OC después de que se apruebe si tus necesidades cambian.
Seguimiento de una entrega en una OC
Una vez que se aprueba una Orden de compra, cualquier usuario con acceso a ella puede registrar lo que se ha recibido.
Abre la Orden de compra desde Gastos > Órdenes de compra
Haz clic en Añadir nota de entrega en la sección de seguimiento de entregas de la OC
Introduce la cantidad recibida para cada línea de factura (si la OC tiene líneas de factura) o introduce un importe recibido sobre el total (si la OC no tiene líneas de factura)
Guarda tu actualización
Estados de entrega
⚠️ Actualmente no puedes marcar una OC como "sobreentregada" (entregada más allá del pedido inicial).
Activar o desactivar el seguimiento de entregas
Solo los Propietarios de la cuenta pueden gestionar la configuración del seguimiento de entregas.
Ve a Configuración > Reglas de la empresa.
Abre la pestaña Métodos de pago.
Busca Notas de entrega.
Activa el interruptor para activar el seguimiento de entregas, o desactívalo para desactivarlo.
Cuando el seguimiento de entregas está activado, los usuarios pueden indicar si se espera una entrega al crear una Orden de compra y registrar entregas añadiendo notas de entrega. Las Órdenes de compra también deben estar activadas para poder utilizar esta función.
¿Qué es la conciliación triple?
La conciliación triple compara tres documentos para confirmar que una factura es legítima antes de pagarla:
La Orden de compra (OC) — el pedido inicial realizado
La Nota de entrega — confirmación de los bienes o servicios recibidos
La Factura — el documento de facturación del proveedor
Esto garantiza que la factura coincida tanto con lo pedido como con lo realmente entregado.
Cómo funciona la conciliación triple avanzada
Spendesk realiza la conciliación automáticamente a nivel de línea de factura para todos los clientes que utilizan Órdenes de compra. Compara las líneas de la OC, las líneas de entrega y las líneas de la factura, no solo los totales, para detectar:
Líneas de factura facturadas pero nunca pedidas
Líneas de factura facturadas pero no entregadas
Líneas de compra sobrefacturadas
Artículos entregados que no se han facturado
Envía una factura vinculada a una OC que tenga líneas de factura
Spendesk concilia automáticamente las líneas de la factura mediante OCR durante el envío
Ajusta o corrige la conciliación durante la fase de Envío o Revisión si es necesario
📋 Si una factura enviada está vinculada a una OC que contiene líneas de factura, es obligatorio añadir líneas de factura a la factura.
🔒 Si la OC vinculada no tiene líneas de factura, o si la factura no tiene una OC vinculada, Spendesk recurre a la conciliación por importe total de la factura en lugar de la conciliación a nivel de línea de factura.
Revisión de discrepancias como Finanzas
Al revisar una factura vinculada a una OC, los Controllers ven una alerta si la conciliación triple encuentra una discrepancia.
Abre la factura en la interfaz de revisión de facturas
Lee el mensaje de alerta que describe la discrepancia entre la OC, la entrega y la factura
Haz clic en la alerta para abrir una vista detallada (disponible cuando la OC tiene líneas de factura)
Resuelve la discrepancia antes de aprobar la factura para su pago
Solución de problemas
Síntoma: No puedo añadir líneas de factura a mi factura.
Causa: La Orden de compra vinculada a esta factura no tiene líneas de factura.
Resolución: Solo se pueden añadir líneas de factura a una factura cuando la OC vinculada también tiene líneas de factura. Añade primero líneas de factura a la OC, o envía la factura sin vincularla a una OC.
Síntoma: Mi OC aparece como "No entregada" aunque he recibido los bienes.
Causa: Todavía no se ha registrado ninguna nota de entrega en esta OC.
Resolución: Abre la OC desde Compromisos > Órdenes de compra y registra las cantidades o el importe recibido, tal como se describe en Seguimiento de una entrega en una OC.
Síntoma: Una factura muestra una alerta de discrepancia que no entiendo.
Causa: Las líneas de factura de la factura, la entrega o la OC no coinciden completamente (por ejemplo, se facturó una línea que no se entregó).
Resolución: Haz clic en la alerta en la interfaz de revisión de facturas para abrir la vista detallada y comparar la OC, la entrega y la factura línea por línea.