Haz un seguimiento de las entregas frente a tus Órdenes de compra (OC) y deja que Spendesk concilie automáticamente las facturas, las entregas y las órdenes a nivel de línea.
Para: Solicitantes y Controllers que utilizan la función de Órdenes de compra.
Antes de empezar
Requisito | Detalle |
Función | Las Órdenes de compra (OC) deben estar activadas en tu cuenta. |
Roles | Cualquier usuario con acceso a una OC puede actualizar su estado de entrega. Los Controllers revisan las alertas de conciliación de facturas. |
Plan | Disponible para todos los clientes que utilizan Órdenes de compra. |
Configuración predeterminada | La conciliación triple avanzada está activada de forma predeterminada. No es necesario configurarla. |
👥 Solo los usuarios con acceso a una Orden de compra, como Solicitante, Aprobador o Controller, pueden actualizar su estado de entrega.
¿Qué son las notas de entrega?
Las notas de entrega te permiten hacer un seguimiento de si los bienes o servicios pedidos a través de una Orden de compra se han recibido. Indicas si se espera una entrega al crear la OC y puedes actualizar esta información más adelante.
Ve a Nueva solicitud > Solicitar un reembolso.
Activa Se espera una entrega para hacer seguimiento de las entregas de este pedido.
Haz clic en Confirmar mi solicitud para enviar la OC para su aprobación.
💡 Puedes cambiar la expectativa de entrega en una OC después de que se apruebe si tus necesidades cambian.
Seguimiento de una entrega en una OC
Una vez que se aprueba una Orden de compra, cualquier usuario con acceso a ella puede registrar lo que se ha recibido.
Abre la Orden de compra desde Gastos > Órdenes de compra.
Haz clic en Añadir nota de entrega en la sección de seguimiento de entregas de la OC.
Introduce la cantidad recibida para cada línea, si la OC tiene líneas, o introduce un importe recibido sobre el total, si la OC no tiene líneas.
Guarda tu actualización.
Estados de entrega
Estado | Significado |
No se espera una entrega | La entrega se marcó como no esperada al crear la OC o posteriormente. |
Esperando la entrega | No se ha añadido ninguna nota de entrega a la OC. |
Entregada parcialmente | Se ha entregado parte de las líneas o del importe total. |
Entregada por completo | Se ha entregado todo el pedido. |
⚠️ Actualmente no puedes marcar una OC como “sobreentregada”, es decir, entregada por encima del pedido inicial.
Activar o desactivar el seguimiento de entregas
Solo los Titulares de la cuenta pueden gestionar la configuración del seguimiento de entregas.
Ve a Configuración > Reglas de la empresa.
Abre la pestaña Métodos de pago.
Busca Notas de entrega.
Activa el interruptor para activar el seguimiento de entregas o desactívalo para desactivarlo.
Cuando el seguimiento de entregas está activado, los usuarios pueden indicar si se espera una entrega al crear una Orden de compra y registrar entregas añadiendo notas de entrega. Las Órdenes de compra también deben estar activadas para poder utilizar esta función.
¿Qué es la conciliación triple?
La conciliación triple compara tres documentos para confirmar que una factura es legítima antes de pagarla:
La Orden de compra (OC): el pedido inicial realizado.
La nota de entrega: confirmación de los bienes o servicios recibidos.
La factura: el documento de facturación del proveedor.
Esto garantiza que la factura coincida tanto con lo pedido como con lo que realmente se ha entregado.
Cómo funciona la conciliación triple avanzada
Spendesk realiza la conciliación automáticamente a nivel de línea para todos los clientes que utilizan Órdenes de compra. Compara las líneas de la OC, las líneas de entrega y las líneas de la factura, no solo los totales, para detectar:
Líneas facturadas pero nunca pedidas.
Líneas facturadas pero no entregadas.
Líneas de pedido sobrefacturadas.
Artículos entregados que aún no se han facturado.
Envía una factura vinculada a una OC que tenga líneas.
Spendesk concilia automáticamente las líneas de la factura mediante OCR durante el envío.
Ajusta o corrige la conciliación durante la fase de Envío o Revisión si es necesario.
📋 Si una factura enviada está vinculada a una OC que contiene líneas, es obligatorio añadir líneas a la factura.
🔒 Si la OC vinculada no tiene líneas o si la factura no tiene una OC vinculada, Spendesk recurre a la conciliación por el importe total de la factura en lugar de la conciliación a nivel de línea.
Revisión de discrepancias como Finanzas
Al revisar una factura vinculada a una OC, los Controllers ven una alerta si la conciliación triple encuentra una discrepancia.
Abre la factura en la interfaz de revisión de facturas.
Lee el mensaje de alerta que describe la discrepancia entre la OC, la entrega y la factura.
Haz clic en la alerta para abrir una vista detallada, disponible cuando la OC tiene líneas.
Resuelve la discrepancia antes de aprobar la factura para su pago.
Solución de problemas
Síntoma: No puedo añadir líneas a mi factura.
Causa: La Orden de compra vinculada a esta factura no tiene líneas.
Resolución: Solo se pueden añadir líneas a una factura cuando la OC vinculada también tiene líneas. Añade primero líneas a la OC o envía la factura sin vincularla a una OC.
Síntoma: Mi OC aparece como “No entregada” aunque he recibido los bienes.
Causa: Todavía no se ha registrado ninguna nota de entrega en esta OC.
Resolución: Abre la OC desde Gastos > Órdenes de compra y registra las cantidades o el importe recibido, tal como se describe en Seguimiento de una entrega en una OC.
Síntoma: Una factura muestra una alerta de discrepancia que no entiendo.
Causa: Las líneas de la factura, de la entrega o de la OC no coinciden completamente. Por ejemplo, se facturó una línea que no se entregó.
Resolución: Haz clic en la alerta de la interfaz de revisión de facturas para abrir la vista detallada y comparar la OC, la entrega y la factura línea por línea.