Introducción
La función "Detección de Anomalías y Fraudes" verifica automáticamente todos los recibos que se presentan y utiliza la inteligencia artificial para automatizar la verificación de recibos para contables. Esta función está diseñada para ahorrar tiempo asegurando que los recibos correspondan a las cuentas por pagar a las que están adjuntas. Los equipos financieros pueden visualizar fácilmente el estado de la verificación de recibos en la sección Contabilidad > Preparar, justo encima del recibo, como se muestra a continuación.
Beneficios
Esta función reduce la necesidad de verificar manualmente cada recibo. Cuando un recibo pasa todas las verificaciones, puede estar seguro de que el proveedor, la fecha y el monto en el recibo coinciden con la cuenta por pagar, optimizando su proceso de contabilidad.
Entendiendo los estados de verificación de recibos
"Recibo Pasó Todas las Verificaciones": Este estado confirma que nuestro modelo de IA ha verificado que el nombre del proveedor, la fecha y el monto del recibo están alineados con el pagable.
Para ayudarle a entender la clasificación, hemos entrenado al modelo de IA para permitir cierto nivel de flexibilidad que refleje escenarios del mundo real:
Proveedor: El modelo tolera pequeñas variaciones ortográficas, por ejemplo, "Uber B.V." en un recibo se corresponde con "Uber" en el pagable.
Monto: El monto del recibo debe coincidir con el monto del pagable en la moneda de pago. Si se suben múltiples recibos, su total debe igualar al monto del pagable.
Fecha: La fecha del recibo debe estar dentro de una ventana de +/- 2 días de la fecha del pagable para considerar los retrasos en el asentamiento.
"Recibo Falló Algunas Verificaciones": Verá este estado cuando un recibo no cumple una o más verificaciones. Al pasar el cursor sobre la etiqueta se revelan las verificaciones que no se pasaron, permitiéndole realizar su propia verificación manual del recibo. Es importante tener en cuenta que existen razones legítimas por las cuales un recibo válido podría fallar nuestras verificaciones (lea más sobre esto a continuación). Por lo tanto, el ver este aviso no implica que el recibo deba ser rechazado.
Por qué los recibos válidos podrían fallar en las verificaciones
Existen circunstancias en las cuales un recibo válido no pasa nuestras verificaciones. Es importante entender que un recibo que falla nuestras verificaciones no necesariamente es inválido. Sin embargo, debería revisar el recibo para asegurarse de que es el correcto para la cuenta por pagar.
Aquí algunas razones comunes por las que un recibo válido podría no pasar nuestras verificaciones:
Discrepancia en el Monto: Pagos parciales realizados por empleados, como pagar solo el 50% de una factura, podrían causar una discrepancia. Es decir, el recibo subido muestra el monto total de la factura del restaurante, pero el pago fue solo por el 50%.
Variación en el Nombre del Proveedor: Los nombres legales en los recibos versus los nombres comerciales ingresados por los empleados pueden no coincidir. Por ejemplo, "Mailchimp" es el nombre comercial de "Rocket Science Inc". Hasta que nuestro modelo aprenda estos patrones, podría ver recibos válidos fallando en la verificación del nombre del proveedor.
Discrepancias de Fecha: Los pagos realizados por facturas antiguas pueden causar discrepancias de fecha si la fecha de la factura precede significativamente a la fecha del pago.
Pasos a seguir cuando un recibo ha fallado en las verificaciones
Revise el recibo por razones obvias que la IA podría haber marcado. Si está de acuerdo en que el recibo no es el correcto para la cuenta por pagar, recomendamos que contacte al empleado para obtener el recibo correcto:
Para cuentas por pagar con tarjeta, utilice la función "Declarar recibo como inválido" para notificar al empleado. Puede añadir un mensaje a esta notificación para explicar la situación.
Para cuentas por pagar de Factura y Solicitud de Reembolso, dado que estos recibos pasaron la etapa de revisión, contacte directamente al empleado para que envíe el recibo correcto que usted podrá subir en Contabilidad > Preparar.
Sin embargo, si cree que el recibo es válido, puede simplemente ignorar el aviso y proceder marcando el pagable como listo para exportar.
Acceso a la función
Esta función está disponible en planes seleccionados o complementos. Si no está disponible en su cuenta, por favor contacte al soporte de Spendesk para explorar sus opciones.