Gestionar los gastos y recopilar recibos puede ser un proceso que consume mucho tiempo, especialmente para quienes tienen agendas ocupadas. Para simplificar esta tarea, Spendesk ofrece la funcionalidad de Delegar la presentación de recibos, que te permite autorizar a una persona de confianza (como un asistente ejecutivo) para que gestione el envío de recibos en tu nombre.
Cómo configurar la delegación para la presentación de recibos
Configurar esta función es muy sencillo:
Ve a tu perfil: Accede a tu perfil y abre la pestaña Roles y permisos.
Gestión de delegación de gastos: En esta sección puedes:
Ver tus delegados actuales,
Ver para quién actúas como delegado,
Agregar o eliminar personas de tu lista de delegados.
Nota: cada vez que añadas a alguien como delegado, esa persona recibirá automáticamente una notificación por correo electrónico informándole del acceso concedido.
Cómo pueden los delegados presentar recibos
Una vez configurada la delegación, tu delegado/a puede actuar en tu nombre de dos maneras principales:
Notas de gasto: Si tienes una nota de gasto, simplemente entrega los recibos a tu delegado/a. Él o ella presentará la nota por ti, y el reembolso se realizará directamente en tu cuenta (la del delegante). Es importante destacar que tu flujo de aprobación habitual seguirá aplicándose, garantizando la conformidad de la empresa.
Pagos con tarjeta: Cuando utilices una tarjeta Spendesk para tus pagos, tu delegado/a puede vincular los recibos a las transacciones de tu tarjeta. Así evitarás tener que buscar recibos y mejorarás el cumplimiento de las políticas.
Información adicional:
Ambas opciones (1 y 2) están disponibles tanto en la web como en la app móvil.
Cada vez que un delegado presente un recibo en tu nombre, esto quedará registrado en el historial de pagos, asegurando total transparencia y trazabilidad de todas las transacciones.
La delegación de la presentación de recibos solo está disponible para pagos con tarjeta y notas de gasto. No se aplica a reclamaciones de kilometraje.