El Vendor Portal permite que el contacto principal de un proveedor envíe información de la empresa, documentos y encuestas a través de un enlace seguro, sin crear una cuenta de Spendesk. La información enviada a través del portal está primero disponible en la solicitud de Procurement para su revisión interna. Según el flujo de trabajo configurado, la información validada puede utilizarse después para crear o actualizar el registro de proveedor correspondiente en Spendesk Core.
Para: Procurement Managers (Admins), Controllers y Requesters que utilizan el add-on de Procurement.
Tabla de contenidos
Antes de empezar
Roles en el Vendor Portal
Paso 1: Configura el Vendor Portal (Admin)
Paso 2: Crea una solicitud y comparte el enlace del Vendor Portal (Requester)
Paso 3: Completa la tarea de onboarding (Vendor)
Paso 4: Revisa y valida la información del proveedor (Revisor interno)
Paso 5: Encuentra la información del proveedor en Spendesk Core
Resultados esperados
Solución de problemas
Preguntas frecuentes
Artículos relacionados
Antes de empezar
El Vendor Portal está disponible para empresas con el add-on de Procurement.
Necesitas acceso de Procurement Manager (Admin) para configurar el Vendor Portal.
Un revisor interno designado debe tener acceso a la tarea de validación.
Necesitas tener ya configurado un Procurement Process para la categoría de compra correspondiente.
Decide de antemano qué información del proveedor necesitas recopilar, como datos de la empresa, certificados, datos bancarios o encuestas.
Roles en el Vendor Portal
Paso 1: Configura el Vendor Portal (Admin)
Inicia sesión en Spendesk Procurement.
Haz clic en Processes en la barra lateral izquierda.
Selecciona el Procurement Process al que quieres añadir el onboarding de proveedores, o crea un proceso nuevo.
Abre el proceso seleccionado y haz clic en Workflow.
Haz clic en + Add Step y selecciona Vendor Onboarding Task.
Introduce un nombre para la tarea, por ejemplo, "IT & Security Review", y haz clic en Create.
Abre la tarea y edita su título y descripción. Esta información es visible para el contacto principal del proveedor.
Haz clic en Add Field para crear el formulario.
Añade los campos necesarios, como campos de texto, subida de documentos, listas desplegables o encuestas personalizadas.
Marca los campos correspondientes como Required.
Añade una Validate Vendor Information Task como un paso independiente del flujo de trabajo.
Configura la persona o equipo responsable de esta tarea de validación. No asumas que la tarea se asigna automáticamente a los Controllers a menos que así esté configurado tu flujo de trabajo.
Ordena los pasos del flujo de trabajo según lo necesites. Solo se crea una Purchase Order si el proceso incluye un paso de Create Purchase Order.
Haz clic en Publish.
Haz clic en Activate si el proceso está inactivo.
Buena práctica: Crea una solicitud de prueba para experimentar el flujo de trabajo completo antes de implementarlo con tu equipo.
Paso 2: Crea una solicitud y comparte el enlace del Vendor Portal (Requester)
Inicia sesión en Spendesk Procurement.
Haz clic en + New Request.
Selecciona el Procurement Process correspondiente.
Introduce el nombre del proveedor, el importe y la descripción de la compra.
Selecciona un presupuesto, si corresponde, y añade cualquier cotización o propuesta relevante.
En la sección Vendor, haz clic en Add Primary Contact.
Introduce el nombre, apellido y correo electrónico del contacto. Añade un número de teléfono si es necesario.
Guarda el contacto y completa el resto de los campos obligatorios.
Revisa la solicitud y envíala.
Cuando la tarea de Vendor Onboarding esté lista, abre la solicitud y selecciona Share Vendor Portal.
Usa la ventana modal para enviar el enlace del portal por correo electrónico o copia la URL y compártela a través de otro canal.
Importante: Añadir un contacto principal del proveedor no envía la invitación del portal por sí solo. El requester debe usar Share Vendor Portal para enviar o copiar el enlace.
Paso 3: Completa la tarea de onboarding (Contacto principal del proveedor)
Abre el correo electrónico que contiene el enlace del Vendor Portal.
Haz clic en el enlace seguro.
Confirma tu identidad mediante el paso de verificación por correo electrónico.
Consulta las tareas asignadas en el Vendor Portal.
Abre la tarea activa y completa cada campo obligatorio, incluida la subida de documentos y las encuestas.
Revisa tus respuestas con atención.
Haz clic en Submit.
Una vez enviado, el formulario es definitivo. El contacto principal del proveedor no puede volver a abrirlo ni editarlo, ni puede volver a enviarlo. La información enviada permanece disponible en la solicitud de Procurement para su revisión interna.
Paso 4: Revisa y valida la información del proveedor (Revisor interno)
Abre la tarea de validación cuando esté activa.
Abre la Procurement Request relacionada.
Revisa la información enviada, incluidos los datos de la empresa, documentos, respuestas de encuestas y datos bancarios.
Descarga y comprueba la validez de los certificados o documentos firmados, cuando corresponda.
Selecciona Approve si la información es correcta, o Reject y añade un comentario si no puede aprobarse.
Envía la tarea de validación.
No existe una acción de Request Changes para este flujo de trabajo. Una vez que el proveedor ha enviado el formulario, no puede volver a abrirlo ni editarlo. Si se necesitan correcciones, un usuario interno autorizado debe actualizar la información directamente en la solicitud de Procurement antes de la validación.
Paso 5: Encuentra la información del proveedor en Spendesk Core
Cuando el flujo de trabajo configurado llega al paso de creación o actualización de proveedor correspondiente, la información validada del proveedor puede utilizarse para crear o actualizar el registro de proveedor correspondiente en Spendesk Core.
Abre el registro del proveedor desde la sección de proveedores de Spendesk Core correspondiente, si ya se ha creado.
Busca el proveedor y abre su perfil.
Revisa la información del proveedor, los datos bancarios y los documentos.
En Procurement, abre el perfil del proveedor para revisar sus documentos, contratos, solicitudes y Purchase Orders vinculadas, cuando corresponda.
Resultados esperados
La información enviada por el proveedor está disponible en la Procurement Request después del envío.
Un revisor interno autorizado puede validar o rechazar la información.
Si el flujo de trabajo configurado incluye la creación de proveedor o un paso de Create Purchase Order, la información validada puede utilizarse en el flujo de trabajo resultante del proveedor o de la Purchase Order.
Los envíos, validaciones y actualizaciones se registran en el historial de auditoría con el nombre del usuario y la marca de tiempo.
Solución de problemas
Síntoma: El proveedor no recibió la invitación del portal.
Solución:
Comprueba que la dirección de correo electrónico del contacto principal del proveedor sea correcta.
Pide al contacto que revise su carpeta de spam o correo no deseado.
Abre la Procurement Request y selecciona Share Vendor Portal.
Reenvía el correo electrónico o copia la URL del portal desde la ventana modal de uso compartido y envíala por otro canal.
Síntoma: El proveedor cometió un error en el formulario enviado.
Solución: El proveedor no puede volver a abrir, editar ni reenviar un formulario ya enviado. Un usuario interno autorizado debe actualizar la información directamente en la Procurement Request antes de la validación.
Síntoma: La Procurement Request está bloqueada y no puede avanzar al siguiente paso.
Solución: Comprueba si la tarea de Vendor Onboarding se ha enviado. Si la tarea debe completarse internamente, un usuario autorizado con acceso a la tarea puede completarla en nombre del proveedor. El historial de auditoría registra al usuario que la completó.
Síntoma: El requester olvidó añadir el contacto del proveedor.
Solución: Añade y guarda el contacto principal del proveedor en la solicitud, y luego selecciona Share Vendor Portal cuando la tarea de onboarding esté lista. Añadir el contacto por sí solo no envía la invitación.
Preguntas frecuentes
¿Pueden los miembros del equipo interno completar las tareas del proveedor en su lugar?
Un usuario interno autorizado con acceso a la tarea puede completar una tarea de Vendor Onboarding en nombre del proveedor. El historial de auditoría registra quién introdujo la información.
¿Puedo recopilar información diferente para distintos tipos de proveedores?
Sí. Crea Procurement Processes independientes o condiciones de flujo de trabajo con formularios de Vendor Onboarding personalizados para las distintas categorías de compra.
¿Dónde puedo ver la información recopilada a través del portal?
La información enviada por el proveedor a través del portal está disponible en dos lugares:
En la solicitud de aprovisionamiento correspondiente, desde el momento en que el contacto principal del proveedor la envía, para su revisión interna por parte del revisor designado.
En la ficha del proveedor en Spendesk, una vez que el revisor interno ha validado la información, según el flujo de trabajo configurado.