Resumen
Las solicitudes de presupuesto de viaje permiten a los empleados planificar un viaje y obtener un presupuesto preaprobado antes de cualquier reserva o gasto. Centralizan el contexto del viaje (propósito, fechas, destinos) y vinculan las solicitudes y pagos con tarjeta relacionados para mayor visibilidad.
Quién puede usarlo: Los solicitantes pueden enviar, los aprobadores pueden revisar.
Plataformas compatibles: Web, iOS, Android.
Qué se incluye
Una solicitud incluye normalmente:
Destino(s) del viaje
Propósito del viaje
Fechas de inicio y fin
Presupuesto estimado (en la moneda de la empresa)
Cualquier campo adicional
Una vez aprobada, los empleados pueden vincular los gastos posteriores al viaje.
Cómo funciona
Enviar una solicitud de presupuesto de viaje
Complete los detalles del viaje y el presupuesto estimado.
Envíe para su aprobación.
Aprobar o rechazar
Los aprobadores revisan el contexto del viaje y el presupuesto estimado.
Si se aprueba, el viaje queda disponible para vincular gastos futuros.
Vincular gastos antes, durante o después del viaje
Vincule los pagos con tarjeta y las solicitudes relevantes (por ejemplo: hotel, vuelos, comidas) al viaje aprobado.
Los importes vinculados reducen el presupuesto restante del viaje.
Los campos de codificación (centro de costes, categoría, etc.) se completan previamente cuando es posible.
Seguir el consumo del presupuesto
Solicitantes y aprobadores pueden ver los importes totales, gastados y restantes.
Si un nuevo gasto supera el presupuesto, los aprobadores verán una advertencia antes de aprobar.
Buenas prácticas
Cree la solicitud antes de realizar reservas para garantizar el cumplimiento de la política y el presupuesto.
Use una estimación realista (incluya hotel, taxis, comidas, impuestos, etc.).
Vincule cada gasto de viaje al viaje para una visibilidad completa.
Personalice los flujos de aprobación para “Tipo de solicitud = Presupuesto de viaje” en Configuración → Aprobaciones (solo administrador).
Próximamente
Filtrar Todas las cuentas por pagar por Viaje.
Añadir “ID de Viaje” a la exportación CSV Todas las cuentas por pagar.
Ajuste opcional para aprobar automáticamente los gastos cuando el importe esté por debajo del presupuesto restante del viaje.
Preguntas frecuentes
¿Puedo editar una solicitud después de enviarla?
Aún no. Cancele la solicitud y envíe una nueva.
¿Qué pasa si se supera el presupuesto del viaje?
Los aprobadores verán una advertencia y podrán aprobar o rechazar.
¿Pueden varios empleados vincular gastos al mismo viaje?
Aún no. Los viajes están vinculados a un solo viajero.
¿El hecho de vincular gastos afecta las aprobaciones?
No. Los flujos de reembolso no cambian; la vinculación proporciona contexto y control presupuestario. Consulte “Próximamente” para conocer los detalles sobre la opción de “Aprobación automática”.