Los Presupuestos de viaje permiten a los empleados solicitar un presupuesto preaprobado para un viaje de trabajo y, después, vincular los gastos relacionados para tener visibilidad completa.
Para: Solicitantes, es decir, empleados, y Aprobadores, como managers y miembros de finanzas, en todos los planes y mercados.
Antes de empezar
Está disponible de forma predeterminada en Web, iOS y Android. No requiere ninguna configuración para empezar a usarlo.
Cualquier Solicitante puede enviar una Solicitud de presupuesto de viaje. Cualquier Aprobador de tu flujo de aprobación puede revisarla.
Los Administradores pueden personalizar el flujo de aprobación de las Solicitudes de presupuesto de viaje en Configuración > Reglas de la empresa > Flujos de aprobación, estableciendo una condición en la dimensión Tipo de gasto = Presupuesto de viaje.
Los Presupuestos de viaje actualmente no permiten vincular kilometraje ni dietas. Estos siguen siendo tipos de reembolso independientes.
Enviar una Solicitud de presupuesto de viaje
Haz clic en Nueva solicitud en la esquina superior derecha.
Selecciona Solicitud de presupuesto de viaje.
Introduce el o los destinos del viaje.
Introduce el motivo del viaje.
Introduce la fecha de inicio y la fecha de fin del viaje.
Introduce tu presupuesto estimado, en la moneda de tu empresa.
Completa cualquier campo adicional obligatorio, como el centro de costes o la categoría de gasto.
Haz clic en Enviar para enviar la solicitud para su aprobación.
Aprobar o rechazar una Solicitud de presupuesto de viaje
Ve a Solicitudes > Por aprobar.
Selecciona la Solicitud de presupuesto de viaje que quieres revisar.
Revisa el contexto del viaje y el presupuesto estimado.
Haz clic en Aprobar o Rechazar.
Si se aprueba, el viaje queda disponible para que el solicitante pueda vincular gastos a él. El solicitante recibe una notificación por correo electrónico.
Vincular gastos a un viaje aprobado
Al enviar un pago con tarjeta, una factura o una solicitud de reembolso relacionada con el viaje, selecciona el Viaje aprobado en el formulario de la solicitud.
Repite este paso para cada pago vinculado al viaje, como el hotel, los vuelos, los taxis o las comidas.
Confirma la solicitud como de costumbre.
💡 Consejo: Vincula todos los gastos de viaje al viaje para que finanzas pueda ver el gasto completo y en tiempo real frente al presupuesto aprobado.
Los campos de codificación, como el centro de costes o la categoría de gasto, se rellenan automáticamente a partir de la Solicitud de presupuesto de viaje original siempre que sea posible. Los importes vinculados reducen automáticamente el presupuesto restante del viaje.
Seguimiento del consumo del presupuesto
Los Solicitantes y Aprobadores pueden ver el presupuesto total, consumido y restante del viaje.
Si un nuevo gasto vinculado supera el presupuesto restante, los Aprobadores ven una advertencia antes de aprobarlo.
⚠️ Advertencia: No puedes editar una Solicitud de presupuesto de viaje ya enviada. Cancélala y envía una nueva si los detalles cambian.
Próximamente
Estas funciones están en la hoja de ruta de los Presupuestos de viaje y aún no están disponibles:
Filtrar Todas las cuentas a pagar por Viaje.
Añadir el ID del viaje como columna en la exportación CSV de Todas las cuentas a pagar.
Una configuración opcional para aprobar automáticamente los gastos vinculados cuando el importe sea inferior al presupuesto restante del viaje. Esta opción estará desactivada de forma predeterminada cuando se lance.
📋 Buena práctica: Crea la Solicitud de presupuesto de viaje antes de hacer cualquier reserva, para que el gasto se ajuste desde el principio a la política de viajes de tu empresa.
Solución de problemas
Síntoma: No puedo añadir mi kilometraje o mi dieta a un viaje.
Causa: Los Presupuestos de viaje aún no permiten vincular kilometraje ni dietas.
Solución: Envía estos gastos como solicitudes de reembolso independientes. Haz un seguimiento manual de su coste frente al viaje hasta que esta función esté disponible.
Síntoma: Mi Aprobador ha rechazado mi gasto vinculado porque supera el presupuesto del viaje.
Causa: El importe vinculado hizo que el gasto total superara el presupuesto de viaje aprobado, lo que generó una advertencia para el Aprobador.
Solución: Reduce el importe del gasto o pide a tu Aprobador que lo revise y lo apruebe a pesar de la advertencia si el exceso de gasto está justificado.
Síntoma: Necesito cambiar el destino o las fechas de mi Solicitud de presupuesto de viaje.
Causa: Las solicitudes enviadas no se pueden editar.
Solución: Cancela la solicitud desde Solicitudes > Tus solicitudes y, después, envía una nueva Solicitud de presupuesto de viaje con los datos correctos.
Preguntas frecuentes
¿Puedo editar una solicitud después de enviarla?
Todavía no. Cancela la solicitud y envía una nueva.
¿Qué ocurre si se supera el presupuesto del viaje?
Los Aprobadores ven una advertencia y pueden aprobar o rechazar el gasto vinculado.
¿Pueden varios empleados vincular gastos al mismo viaje?
Todavía no. Cada viaje está vinculado a un único viajero.
¿Vincular gastos afecta a las aprobaciones?
No. Los flujos de reembolso no cambian. Vincular gastos solo añade contexto y visibilidad sobre el presupuesto.
¿Es lo mismo que la reserva de Spendesk Hotels?
No. Los Presupuestos de viaje son una función de preaprobación y seguimiento de gastos disponible para todos los clientes. Spendesk Hotels es una función Beta independiente para reservar hoteles directamente en Spendesk. Escribe a travelbeta@spendesk.com para unirte a la Beta.