Por qué Spendesk Travel cambia la partida
El contexto
Los desplazamientos profesionales son una de las categorías de gasto más costosas y menos visibles para las empresas. La mayoría de equipos los gestionan de manera dispersa: reservas en sitios externos, pagos con tarjeta personal, recibos esparcidos, aprobaciones que llegan demasiado tarde. El equipo de finanzas pierde tiempo reconstruyendo los gastos, los empleados avanzan dinero de su bolsillo, y las políticas siguen siendo meras palabras en papel.
Lo que Spendesk Travel resuelve
Spendesk Travel centraliza todo este proceso. Sus equipos reservan hoteles directamente en Spendesk. Cada reserva se aprueba antes de que el dinero circule. Una tarjeta virtual dedicada a cada viaje paga automáticamente el hotel — sin que los empleados tengan que introducir sus datos bancarios. Y todo aparece en tiempo real en su panel de control, con justificantes adjuntos.
Concretamente:
✅ Sin gastos de bolsillo para los empleados
✅ Visibilidad completa y en tiempo real para finanzas
✅ Aprobaciones antes de la reserva
✅ Todo en un único lugar: hoteles, gastos, informes
✅ Sin comisiones de reserva — nunca
Cómo funciona: del viaje al informe
El recorrido de un viaje en Spendesk
Cada viaje comienza con una solicitud. Su empleado crea una solicitud de presupuesto de viaje para su desplazamiento. Usted aprueba. Una vez validada, se genera una tarjeta virtual: es su clave para todo.
¿El hotel? Reservado directamente en Spendesk. Los taxis, comidas y otros gastos durante el viaje pueden pagarse con esa misma tarjeta virtual, añadida a Apple Wallet o Google Pay para realizar pagos sin contacto en cualquier lugar.
Finanzas ve cada gasto en el momento en que ocurre. Sin esperas. Sin sorpresas.
La solicitud de presupuesto de viaje ⭐ (enfoque recomendado)
Una solicitud de presupuesto de viaje cubre la totalidad de un desplazamiento: hotel, transporte, comidas — todo lo que su empleado gastará.
Cómo funciona:
El empleado crea una solicitud y establece un presupuesto global (p. ej.: 800 €)
Finanzas examina: destino, duración, importe — y aprueba o ajusta
Se genera una tarjeta virtual multiuso para toda la duración del viaje
Los gastos realizados con esta tarjeta se vinculan automáticamente al viaje
Finanzas sigue el saldo restante en tiempo real
La aprobación de reserva única
¿Prefiere aprobar hotel por hotel? Su empleado selecciona un establecimiento y presenta la reserva para aprobación. Usted ve la tarifa exacta, la política de cancelación, la ubicación. Apruebe, y la reserva se confirma inmediatamente.
Reservar un hotel: simple, rápido, seguro
Lo que ve para cada tarifa
El hotel establece las opciones, no usted. Cada tarifa muestra:
Opciones de comida — Solo habitación, desayuno incluido, media pensión, pensión completa
Condiciones de cancelación — Cancelación gratuita hasta una fecha concreta, parcialmente reembolsable, no reembolsable
Tipo de pago:
Pago integral en la reserva — la tarjeta virtual se carga del importe completo en el momento en que confirma
Depósito — se carga un porcentaje en la reserva. Para el saldo, añada la tarjeta vinculada a su viaje a Apple Wallet o Google Pay y pague directamente en el establecimiento — o páguelo de su bolsillo y presente una solicitud de reembolso.
Pago en el establecimiento — añada la tarjeta vinculada a su viaje a Apple Wallet o Google Pay y pague a su llegada. Atención: algunos hoteles realizan una preautorización sobre el importe total — no dude en pedirles confirmación. Si no, también puede pagarlo de su bolsillo y presentar una solicitud de reembolso.
Impuestos y gastos locales
Impuestos locales o suplementos pueden ser solicitados por el establecimiento. Todos los detalles figuran en su correo electrónico de confirmación de reserva, y recibirá un recordatorio antes de su llegada.
Facturas y recibos 📋
Si paga íntegramente en la reserva: la factura se genera automáticamente y se vincula al gasto en Spendesk. Nada que hacer.
Si paga un depósito o en el establecimiento: solicite la factura en recepción. Cárguela directamente en su viaje en Spendesk.
Buena práctica: recomendamos solicitar siempre una factura al hotel, para disponer de un justificante adicional.
La tarjeta virtual: una tarjeta por viaje 💳
Cada viaje = una tarjeta virtual única, generada en el momento de la aprobación.
Para qué sirve:
Pagar automáticamente su reserva de hotel, sin introducir datos de la tarjeta
Pagar sin contacto taxis, comidas y cualquier gasto en el lugar
Ser añadida a Apple Wallet o Google Pay para realizar pagos instantáneos en cualquier parte del mundo
Los gastos pagados mediante otros medios (solicitudes de reembolso, otra tarjeta) pueden ser vinculados manualmente al viaje para obtener una vista completa del coste total.
Controle sus presupuestos de viaje 💼
Límite máximo por noche
Establezca un precio techo por noche. Los resultados se ajustan automáticamente — sus empleados solo ven opciones que cumplen la política.
Límite inteligente basado en el mercado
Un enfoque más matizado: Spendesk analiza las tarifas promedio del mercado para un destino y fechas concretas. Usted establece un umbral (p. ej.: +10 % de la tarifa de mercado). Solo se muestran los hoteles dentro de ese rango.
Informes avanzados y políticas granulares llegarán pronto.
Viajes internacionales 🌍
Reservas en todas las divisas, hoteles disponibles en todo el mundo
La tarjeta Spendesk gestiona las conversiones de divisas automáticamente
Apple Pay y Google Pay funcionan internacionalmente para todos sus pagos sin contacto
Soporte al viajero disponible 24h/24, 7 días/7
Soporte y asistencia 🤝
Soporte 24h/24 a través de Duffel — accesible desde la página de detalles de su reserva (app móvil o web)
Línea directa con el equipo Spendesk Travel: travelbeta@spendesk.com
Está en fase beta: su opinión es importante
Spendesk Travel está en desarrollo activo. Todo funciona, pero pueden quedar aspectos por afinar. Sus comentarios dan forma directamente a lo que corregimos y desarrollamos como prioridad.
Comparta sus experiencias, sugerencias y problemas: travelbeta@spendesk.com
Gracias por formar parte de esta aventura. 🙌