Configurar tasas de viáticos personalizadas
Los administradores pueden crear políticas de viáticos personalizadas y definir sus propias tarifas de reembolso para cualquier país mediante una plantilla Excel.
Nota: las entidades alemanas disponen de una configuración de viáticos independiente con tarifas mantenidas por Spendesk.
⚠️ Los ejemplos de este artículo son orientativos únicamente y no deben considerarse como asesoramiento legal, fiscal o de nómina. Confirma siempre tus tarifas y reglas con tu asesor de nómina, fiscal o legal antes de activar una política.
Crear una política
Ve a Parámetros → Normas de la empresa → Reembolsos → Viáticos
Activa los viáticos si es necesario y haz clic en Nueva política.
Selecciona una fecha de entrada en vigor.
Descarga la plantilla Excel, complétala e impórtala.
Revisa los posibles errores de validación y crea la política.
Los empleados podrán entonces enviar solicitudes de viáticos en el marco de la política configurada.
La plantilla Excel
Country code — Obligatorio. Código
ISO 3166alpha-2(ej.: FR, US, GB). Ver guía.Specific destination — Opcional. Ciudad o zona (ej.: área de Madrid, Nueva York). Déjalo vacío para la tarifa aplicable a todo el país.
Currency — Obligatorio. Divisa para todos los importes de esa fila.
Reduced allowance — Importe para el primer/último día de desplazamiento o días parciales.
Daily allowance — Importe para los días completos de desplazamiento.
Breakfast / Lunch / Dinner — Importes utilizados cuando las comidas afectan al cálculo.
Meal rule — Cómo se aplican los importes de las comidas (ver más abajo).
Lodging — Importe utilizado cuando el alojamiento afecta al cálculo.
Lodging rule — Cómo se aplican los importes del alojamiento (ver más abajo).
Cada país debe tener al menos una fila que cubra todo el país (Specific destination vacío) como valor por defecto. Las filas específicas por destino son opcionales.
Reglas de comidas y alojamiento
Add if incurred — el importe se añade si el empleado lo ha pagado.
Deduct if provided — el importe se deduce si la empresa lo ha proporcionado o pagado.
Disabled — las comidas o el alojamiento no afectan al cálculo. No se pedirá a los empleados que los declaren.
Fechas de entrada en vigor y períodos de política
Cada política se aplica a partir de su fecha de entrada en vigor. La mayoría de las empresas crean una política por año. Cuando las tarifas cambian, crea una nueva política con una nueva fecha de entrada en vigor.
Nota: una sola solicitud de viáticos no puede abarcar dos períodos de política distintos. Si un desplazamiento cruza un nuevo período, el empleado debe enviar solicitudes separadas.
Ejemplos de configuración por país
Los siguientes ejemplos muestran patrones de configuración habituales. No constituyen asesoramiento legal ni de nómina. Úsalos como punto de partida y adáptalos a la política de tu empresa y a los requisitos locales.
Alemania
Alemania continúa siendo compatible de forma independiente con tarifas actualizadas mantenidas por Spendesk.
Para configuraciones personalizadas, Alemania se adapta generalmente bien a un modelo de indemnidad diaria:
Indemnidad reducida para los días de llegada/salida o días parciales
Indemnidad diaria para los días completos
Deducción de comidas cuando estas son proporcionadas
Alojamiento gestionado por separado o mediante una indemnidad de alojamiento si tu empresa la contempla
Ejemplo de configuración:
Country code: DE
Currency: EUR
Reduced allowance: 14
Daily allowance: 28
Breakfast: 5.60
Lunch: 11.20
Dinner: 11.20
Meal rule: Deduct if provided
Lodging: 20
Lodging rule: Deduct if provided
Utiliza la compatibilidad oficial alemana cuando corresponda. Usa la configuración personalizada únicamente si tu empresa gestiona deliberadamente sus propias tarifas.
Francia
Francia puede requerir una configuración diferente según si el desplazamiento es nacional o internacional.
Desplazamientos nacionales en Francia
Para los desplazamientos nacionales, las empresas suelen configurar la política como reembolso por partida en lugar de indemnidad diaria.
Una configuración habitual es:
Reduced allowance: 0
Daily allowance: 0
Comidas: añadidas si se incurren
Alojamiento: añadido si se incurre
Breakfast: a menudo desactivado o a 0, según tu política
Ejemplo de configuración:
Country code: FR
Currency: EUR
Reduced allowance: 0
Daily allowance: 0
Breakfast: 0
Lunch: 21.10
Dinner: 21.10
Meal rule: Add if incurred
Lodging: 75.60
Lodging rule: Add if incurred
Empleados franceses en desplazamiento al extranjero
Para desplazamientos internacionales desde una entidad francesa, las empresas pueden usar una indemnidad diaria basada en el destino con deducciones cuando el alojamiento o las comidas son proporcionados.
Una configuración habitual es:
Daily allowance: tarifa internacional oficial o validada por la empresa
Reduced allowance: tarifa reducida validada por la empresa, si aplica
Comidas: deducidas si son proporcionadas
Alojamiento: deducido si es proporcionado
Ejemplo de configuración:
Country code: GB
Currency: EUR
Reduced allowance: 100
Daily allowance: 160
Breakfast: 0
Lunch: 28
Dinner: 28
Meal rule: Deduct if provided
Lodging: 104
Lodging rule: Deduct if provided
En este ejemplo, los importes de deducción para comidas y alojamiento se calcularían a partir de tus reglas de indemnidades internacionales validadas.
Estados Unidos
Para las políticas estadounidenses, las empresas suelen separar:
Comidas y gastos varios
Alojamiento
Una configuración habitual es:
Daily allowance: indemnidad completa para comidas y gastos varios
Reduced allowance: importe del primer/último día, a menudo un porcentaje de la indemnidad diaria completa
Comidas: deducidas si son proporcionadas
Alojamiento: añadido si se incurre, únicamente si tu empresa abona una indemnidad de alojamiento a tanto alzado a través de los viáticos
Si el alojamiento se reembolsa a través de los gastos habituales, define el alojamiento como Disabled.
Ejemplo de configuración — EE.UU. (general):
Country code: US
Currency: USD
Reduced allowance: 44.25
Daily allowance: 59
Breakfast: 13
Lunch: 15
Dinner: 26
Meal rule: Deduct if provided
Lodging: 107
Lodging rule: Add if incurred
Ejemplo de configuración — EE.UU. (Nueva York):
Country code: US
Specific destination: New York
Currency: USD
Reduced allowance: 60
Daily allowance: 80
Breakfast: 18
Lunch: 20
Dinner: 36
Meal rule: Deduct if provided
Lodging: 300
Lodging rule: Add if incurred
Si utilizas las tarifas oficiales estadounidenses, asegúrate de que tu equipo de finanzas o nómina valide las tarifas aplicables, la cobertura por destino, la gestión del primer/último día, el desglose de comidas y el tratamiento del alojamiento.
España
España funciona generalmente bien con una configuración de indemnidad diaria.
Una configuración habitual es:
Indemnidad reducida para los días sin pernoctación o días parciales
Indemnidad diaria para los días con pernoctación o días completos
Impacto de comidas desactivado, salvo que tu empresa tenga una regla interna para reducir las indemnidades cuando las comidas son proporcionadas
Alojamiento gestionado por separado, salvo que tu empresa utilice una indemnidad de alojamiento a tanto alzado
Ejemplo de configuración — España (general):
Country code: ES
Currency: EUR
Reduced allowance: 26.67
Daily allowance: 53.34
Breakfast: 0
Lunch: 0
Dinner: 0
Meal rule: Disabled
Lodging: 0
Lodging rule: Disabled
Ejemplo de configuración — España (internacional):
Country code: ES
Specific destination: International
Currency: EUR
Reduced allowance: 48.08
Daily allowance: 91.35
Breakfast: 0
Lunch: 0
Dinner: 0
Meal rule: Disabled
Lodging: 0
Lodging rule: Disabled
Si tu empresa desea reducir la indemnidad cuando las comidas son proporcionadas, define los importes de deducción internamente y utiliza Deduct if provided.
Suiza
Suiza suele estar regida por la política interna de la empresa. Muchas empresas definen sus propias tarifas de reembolso y las validan con sus asesores de nómina o fiscales.
Una configuración habitual es:
Indemnidades diarias y reducidas si tu empresa aplica una política diaria
O indemnidades diarias y reducidas a 0 con comidas y alojamiento añadidos si se incurren
Alojamiento desactivado si el hospedaje se reembolsa mediante un proceso de gastos independiente
Ejemplo de configuración:
Country code: CH
Currency: CHF
Reduced allowance: 0
Daily allowance: 0
Breakfast: 15
Lunch: 25
Dinner: 35
Meal rule: Add if incurred
Lodging: 0
Lodging rule: Disabled
Esto te permite reflejar la política de tu empresa manteniendo la configuración sencilla.
Reino Unido
Las reglas de viáticos en el Reino Unido pueden variar según si se utilizan tarifas de referencia nacionales, tarifas de subsistencia en el extranjero o tarifas propias de la empresa.
La plantilla personalizada actual puede admitir políticas británicas con algunas limitaciones, especialmente cuando se traduce la política en importes de indemnidades reducidas y diarias.
Un patrón de configuración sencillo podría ser:
Indemnidad reducida para desplazamientos cortos o parciales
Indemnidad diaria para desplazamientos de día completo o con pernoctación
Importes de comidas deducidos si la indemnidad ya incluye comidas
Alojamiento añadido si se incurre o desactivado si se reembolsa por separado
Ejemplo de configuración — Reino Unido (general):
Country code: GB
Currency: GBP
Reduced allowance: 10
Daily allowance: 25
Breakfast: 0
Lunch: 0
Dinner: 0
Meal rule: Disabled
Lodging: 0
Lodging rule: Disabled
Ejemplo de configuración — Reino Unido (Londres):
Country code: GB
Specific destination: London
Currency: GBP
Reduced allowance: 40
Daily allowance: 80
Breakfast: 10
Lunch: 25
Dinner: 35
Meal rule: Deduct if provided
Lodging: 180
Lodging rule: Add if incurred
Los umbrales horarios británicos y algunas estructuras de tarifas en el extranjero pueden requerir interpretación adicional. Para cálculos estrictamente conformes con las normas británicas, confirma la configuración con tu asesor de nómina.
Austria
Austria utiliza habitualmente métodos de cálculo por horas o basados en fracciones, como los doceaavos de una tarifa diaria.
La plantilla actual puede admitir configuraciones austriacas simplificadas, pero no modela completamente todos los métodos de cálculo por horas o transfronterizos.
Una configuración simplificada podría ser:
Indemnidad reducida para los días de desplazamiento parciales
Indemnidad diaria para los días de desplazamiento completos
Reglas de comidas y alojamiento basadas en la política de tu empresa
Ejemplo de configuración:
Country code: AT
Currency: EUR
Reduced allowance: 15
Daily allowance: 30
Breakfast: 0
Lunch: 15
Dinner: 15
Meal rule: Deduct if provided
Lodging: 17
Lodging rule: Add if incurred
Si tu empresa necesita cálculos estrictos basados en horas o doceaavos, valida la configuración con nómina antes de activar la política.
Polonia
Polonia puede representarse a menudo con un modelo de indemnidad diaria con importes reducidos y de día completo.
Una configuración habitual es:
Indemnidad reducida para los días cortos o parciales
Indemnidad diaria para los días completos
Deducciones de comidas cuando estas son proporcionadas, si así lo requiere la política de tu empresa
Reglas de alojamiento basadas en tu política y los requisitos de justificantes
Ejemplo de configuración:
Country code: PL
Currency: PLN
Reduced allowance: 22.50
Daily allowance: 45
Breakfast: 11.25
Lunch: 11.25
Dinner: 22.50
Meal rule: Deduct if provided
Lodging: 0
Lodging rule: Disabled
Las normas polacas pueden incluir importes mínimos legales y tarifas internacionales específicas por destino. Confirma la configuración con tu asesor de nómina.
Limitaciones actuales
Las solicitudes deben tener una duración mínima de 8 horas.
Una sola solicitud no puede abarcar dos períodos de política distintos.
Si no existe ninguna tarifa para el país de destino del empleado, este no podrá enviar una solicitud hasta que se actualice la política.
Preguntas frecuentes
¿Puedo tener tarifas diferentes para distintas ciudades?
Sí. Añade una fila por ciudad utilizando el mismo country code y un valor Specific destination diferente.
¿Qué ocurre si el país del empleado no está en la plantilla?
El empleado verá un error. Añade el país que falta en el archivo Excel e impórtalo de nuevo.
¿Puedo desactivar las comidas o el alojamiento?
Sí. Define la regla correspondiente como Disabled — por ejemplo, si el alojamiento se reembolsa mediante un flujo de gastos independiente.
¿Los ejemplos de la plantilla son legalmente conformes?
No. Solo ilustran el formato esperado. Valida siempre las tarifas y las reglas con tu asesor de nómina o fiscal.