El Enrutamiento inteligente de facturas ofrece a las organizaciones con varias entidades una dirección central de reenvío para toda la organización. Cuando llega una factura o una nota de crédito, Spendesk lee el documento, determina a qué entidad pertenece y lo envía automáticamente a la bandeja de entrada correcta antes de que comience cualquier proceso de aprobación o procesamiento.

Estado: Activo

Asegúrate de que:

Con el Enrutamiento inteligente de facturas, puedes utilizar una única dirección a nivel de organización para las facturas de todas tus entidades.

Las facturas enrutadas mediante el Enrutamiento inteligente de facturas aparecen marcadas visualmente en la bandeja de entrada de la entidad, para que puedas ver que se han asignado automáticamente.

Nota: Tus direcciones de facturación específicas de cada entidad seguirán funcionando. Puedes utilizarlas junto con la dirección a nivel de organización si lo prefieres.

De forma predeterminada, tu dirección de reenvío contiene una cadena de números. Si prefieres utilizar una dirección más fácil de compartir, como bills+your-company@spendesk.com, puedes configurar un alias personalizado en los ajustes del Enrutamiento inteligente de facturas (Centro multi-entidad → Configuración → Enrutamiento inteligente de facturas). Tu dirección original seguirá funcionando junto con el alias.

Si la IA no puede asociar una factura con suficiente confianza a una entidad, la factura se envía a la bandeja de entrada de la entidad predeterminada para su revisión. De forma predeterminada, hemos seleccionado la primera entidad que registraste en Spendesk. Puedes cambiarla por cualquier otra entidad desde los ajustes del Enrutamiento inteligente de facturas, en cualquier momento.

Si una factura se envía a la entidad equivocada o llega a la entidad predeterminada porque Spendesk no ha podido identificar una coincidencia suficientemente fiable, un Propietario de la cuenta o un Controlador puede moverla a otra entidad elegible.

La factura sale de la bandeja de entrada de la entidad actual y se mueve a la entidad seleccionada. Solo puedes seleccionar entidades a las que tengas permiso de acceso.

Spendesk no adivina la entidad cuando la factura no contiene suficiente información fiable. En su lugar, envía la factura a la entidad predeterminada configurada y muestra un aviso de advertencia.

Esto puede ocurrir cuando:

A continuación, puedes revisar la factura y utilizar Más acciones > Redirigir entidad cuando la redirección manual esté disponible.

El Enrutamiento inteligente de facturas se aplica a las facturas de proveedores reenviadas por correo electrónico a la dirección de reenvío a nivel de organización. No se aplica a:

Las facturas electrónicas y las facturas reenviadas pueden aparecer en la misma bandeja de entrada de Spendesk, pero llegan a través de canales distintos. El Enrutamiento inteligente de facturas solo se aplica a las facturas reenviadas a la dirección de correo electrónico a nivel de organización. Encontrarás más información en las preguntas frecuentes.

Sin embargo, las entidades francesas que tengan activada esta función pueden utilizarla para las facturas que no están sujetas a la facturación electrónica, como las facturas internacionales.

Los Propietarios de la cuenta y los Controladores pueden seleccionar y redirigir facturas a cualquier entidad de la organización, aunque no tengan acceso directo a la bandeja de entrada de esa entidad.

Estas acciones solo las puede realizar el Propietario de la cuenta desde el Centro multi-entidad.

No funciona con las facturas electrónicas francesas porque estas llegan a través de un canal distinto al de las facturas PDF reenviadas.

El Enrutamiento inteligente de facturas solo se aplica a las facturas enviadas por correo electrónico a la dirección de reenvío compartida a nivel de organización. Lee la factura y determina a qué entidad pertenece. Cuando se aplica la facturación electrónica, ese proceso tiene prioridad. El Enrutamiento inteligente de facturas puede seguir ayudando con las facturas de proveedores internacionales que se envían por correo electrónico.

Por tanto, la limitación no está relacionada con el hecho de que la factura esté en francés. Se debe a que las facturas electrónicas ya están dirigidas a una entidad legal específica y llegan a través de la red de facturación electrónica, en lugar de hacerlo por correo electrónico. Por este motivo, el FRD las mantiene fuera del alcance del Enrutamiento inteligente de facturas.

Sin embargo, las entidades francesas que tengan activado el Enrutamiento inteligente de facturas pueden utilizarlo para las facturas que no están sujetas a la facturación electrónica, como las facturas internacionales.

Sí. Spendesk admite el envío por correo electrónico de facturas alemanas XRechnung y ZUGFeRD.

Las facturas electrónicas belgas de Peppol llegan directamente a la Bandeja de entrada compartida de Spendesk a través de la red Peppol. Siguen el flujo de trabajo específico de las facturas electrónicas, y sus datos estructurados se rellenan automáticamente.

El Enrutamiento inteligente de facturas se aplica a las facturas de proveedores reenviadas por correo electrónico a la dirección de reenvío compartida a nivel de organización.

Sin embargo, las entidades belgas que tengan activado el Enrutamiento inteligente de facturas pueden utilizarlo para las facturas que no están sujetas a la facturación electrónica, como las facturas internacionales.

El sistema analiza datos de la factura, como el nombre legal del comprador, la dirección, el nombre de la persona de contacto y el número de IVA o de registro de la empresa. Después, compara estos datos con las entidades elegibles de la organización. Cuando la coincidencia es suficientemente fiable, la factura se envía automáticamente a la bandeja de entrada de esa entidad. Si la información falta, es ambigua o no está disponible, la factura se envía a la entidad predeterminada configurada, en lugar de que el sistema haga una suposición.

Sí. Las direcciones específicas de cada entidad seguirán estando disponibles. Puedes utilizarlas junto con la dirección de reenvío a nivel de organización.

Solo se consideran posibles destinos las entidades activas que tengan habilitada la Bandeja de entrada de facturas. Las entidades que no tengan habilitada la Bandeja de entrada de facturas quedan excluidas del proceso de enrutamiento.

La función solo gestiona la recepción de facturas. Una vez que la factura llega a la bandeja de entrada correcta de la entidad, tus flujos habituales de revisión, aprobación, pago y contabilidad continúan con normalidad.

Ve a: Centro multi-entidad → Configuración → Enrutamiento inteligente de facturas → Entidad predeterminada

Sí. Los Propietarios de la cuenta pueden cambiar la entidad predeterminada, es decir, la entidad a la que se envían las facturas y notas de crédito cuando la IA no puede asociarlas con suficiente confianza a una entidad.

Ve a Centro multi-entidad → Configuración → Enrutamiento inteligente de facturas → Entidad predeterminada y selecciona la entidad que quieres utilizar.

Ten en cuenta que tus direcciones específicas de cada entidad seguirán funcionando. Puedes utilizarlas junto con la nueva dirección de la organización si lo prefieres.

Un Propietario de la cuenta o un Controlador puede abrir la factura recibida y seleccionar Más acciones > Redirigir entidad para moverla a otra entidad elegible.

¿Los proveedores tienen que saber a qué entidad pertenece la factura?

Cuando se utiliza la dirección de reenvío a nivel de organización, los proveedores pueden enviar las facturas a una única dirección central sin tener que elegir una dirección específica de cada entidad.

Solo los usuarios que tengan los permisos adecuados de la bandeja de entrada a nivel de entidad, es decir, los Controladores, los Propietarios de la cuenta y, cuando corresponda, los Administradores, pueden redirigir facturas a bandejas de entrada compartidas. La entidad de destino también debe ser una entidad a la que tengan permiso de acceso.

Sí. El Enrutamiento inteligente de facturas mantiene un registro de auditoría completo en Historial, dentro de la bandeja de entrada de facturas. Este registro muestra cuándo se redirigió manualmente una factura, quién la redirigió y a qué entidad se trasladó.

Para solucionar problemas, los equipos internos también pueden consultar la puntuación de confianza y el razonamiento del LLM en el panel de Omni, incluidos problemas como números de IVA o direcciones poco claros.