Map & Sync te permite elegir, para cada centro de coste, categoría de gasto y campo analítico, a qué campo de tu software contable está vinculado y cómo se mantienen actualizados sus valores. Este artículo usa NetSuite como ejemplo; las pantallas son las mismas para las demás integraciones nativas, con el nombre de tu software contable en lugar de NetSuite.
Antes de empezar
Eres Account Owner o Admin en Spendesk.
Spendesk está conectado a tu software contable mediante una integración nativa.
Sabes qué campo de tu software contable debe usar cada campo de Spendesk, por ejemplo una Class, un Department o una Location en NetSuite, una categoría de seguimiento (tracking category) en Xero, un plan analítico en Odoo o una dimensión en Business Central. Un campo de tu software contable solo puede vincularse a un único campo de Spendesk.
Si no ves las opciones descritas a continuación, contacta con tu interlocutor de Spendesk.
Las tres opciones de sincronización
Opción | Qué hace | Cuándo usarla |
Pull from [integration] | Spendesk importa los valores desde tu software contable y los mantiene actualizados. No puedes añadir valores en Spendesk. | Tu software contable es tu fuente de referencia. |
Manually map to [integration] | Gestionas los valores en Spendesk y vinculas cada uno a un valor de tu software contable. | Quieres controlar la lista de valores en Spendesk. |
No sync | El campo se queda solo en Spendesk. No se exporta y se elimina su mapeo existente. | El campo solo se usa en Spendesk. |
[integration] es el nombre de tu software contable, por ejemplo Pull from NetSuite.
Los centros de coste solo ofrecen Manually map to [integration] y No sync.
Bueno saberlo: con Manually map to [integration], una sincronización puede añadir igualmente a una categoría de gasto o a un campo analítico un valor creado en tu software contable, ya vinculado al valor con el mismo nombre. Después de una sincronización, revisa los nuevos valores de tu campo.
Paso 1: consultar la vista general
Ve a Settings > Accounting Setup > Mapping & sync. La tabla Analytical fields muestra una fila por campo:
[integration] sync: la opción de sincronización, o Not configured mientras no haya ningún campo de tu software contable vinculado.
Mapped [integration] field: el campo vinculado, o Unmapped.
Export (NetSuite): In the body, On each line, o ambos.
La tabla es una vista general: no puedes cambiar nada desde ella. See details te lleva a la página donde se configura el campo.
Xero: la pestaña Mapping & sync todavía muestra la tabla de correspondencias anterior, con Select value. No la uses: configura tus campos desde Settings > Organisation (paso 2).
Paso 2: abrir la configuración del campo
Centros de coste: Settings > Organisation > Cost centres y haz clic en el icono del engranaje.
Categorías de gasto y campos analíticos: Settings > Organisation > Analytical fields, abre el menú del engranaje del campo y haz clic en Edit sync and mapping settings.
En los centros de coste, el icono del engranaje abre directamente la configuración.
Paso 3: configurar un campo por primera vez
La primera vez, la configuración se abre en Configure field sync:
En How should [campo] sync with [integration] from now on?, elige una opción.
Haz clic en Map existing values, selecciona el campo de tu software contable y empareja los valores que ya existen en Spendesk. Con Pull from [integration], los valores que solo existen en Spendesk deben emparejarse o eliminarse para poder continuar.
Haz clic en Finish setup.
Importante: la configuración puede abrirse con No sync seleccionado. Elige otra opción antes de hacer clic en Finish setup: No sync elimina el mapeo existente del campo y de sus valores.
Después de la configuración, los valores del campo pueden quedar vacíos o Unmapped un momento: haz clic en Refresh accounting settings en Settings > Accounting Setup y Spendesk vinculará los valores que tienen el mismo nombre en tu software contable.
Paso 4: cambiar la configuración de un campo más adelante
Vuelve a abrir la configuración del campo. La página Sync & map [campo] to [integration] muestra la opción de sincronización y el campo vinculado. Haz tus cambios y haz clic en Update settings.
Spendesk indica qué hará el cambio antes de que confirmes:
Cambio | Qué ocurre |
Manually map → Pull from [integration] | Tu software contable pasa a ser la fuente de referencia; el campo queda en solo lectura en Spendesk. Se añaden los valores que faltan en Spendesk. |
Pull from [integration] → Manually map | Puedes volver a añadir y editar valores en Spendesk. |
A No sync | El campo y sus valores dejan de estar mapeados. Los valores se quedan en Spendesk. |
Otro campo de tu software contable | Se eliminan los mapeos al campo anterior. Los gastos preparados vuelven a Prepare; los gastos ya exportados no se ven afectados. |
Cuando hay que emparejar valores existentes, el botón pasa a ser Map existing data o Remap existing data: empareja cada valor de Spendesk y haz clic en Update settings.
NetSuite: elegir el nivel de exportación
Con NetSuite, la configuración también muestra How should [campo] be exported to NetSuite?:
Campo de NetSuite | Qué ves |
Department, Class | Dos casillas: Line level (marcada por defecto) y Header (body) level. Marca una o ambas. |
Expense Category | Sin elección: «Expense category will be exported at the line level (one per payable line), as required by NetSuite.» |
Si repartes gastos entre varios valores de un campo, expórtalo solo a nivel Line level. Cuando Header (body) level está marcado y un gasto está repartido, Spendesk pone el valor de la primera línea en la cabecera de la transacción. Spendesk te lo recuerda con Consider updating to line level only. en la configuración y con Consider updating your export settings for analytical split. en la página Cost centres, donde Review suggested updates abre la configuración y Keep current setup oculta el mensaje.
Mapear un valor
En la página del campo, cada valor muestra el valor al que está vinculado, o Unmapped. Para vincular un valor, edítalo y selecciona el [integration] value to map to.
En un campo en Pull from [integration], Add a value está desactivado: «Adding values is disabled because this field pulls from [integration] (the source of truth).» Todavía puedes editar un valor, pero su nombre se sobrescribe en la siguiente sincronización: cambia los valores en tu software contable.
Los valores que solo existen en Spendesk se conservan y se marcan como Unmapped: mapéalos o elimínalos.
Los subvalores de NetSuite se muestran como «Padre : Hijo».
Cuándo se sincronizan los valores
Spendesk sincroniza los valores de tu software contable:
cada noche, de lunes a viernes;
cuando cambias un campo a Pull from [integration];
cuando haces clic en Refresh accounting settings en Settings > Accounting Setup.
Durante una sincronización, la página del campo muestra Syncing with [integration], check back later, y cada valor muestra Syncing with [integration] en lugar del valor al que está vinculado.
Suele tardar unos minutos. El mensaje puede quedarse más tiempo sin bloquear tu configuración; si tus valores no se actualizan después de una actualización, contacta con el soporte de Spendesk.
Si se elimina un campo vinculado en tu software contable, su mapeo se quita en la siguiente sincronización y el campo deja de exportarse, sin mensaje de error. Después de cambiar tu configuración contable, revisa tus campos en Settings > Organisation.
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