Con Map & Sync, cada valor de tus centros de coste, categorías de gasto y campos analíticos está vinculado a un valor de NetSuite. Un gasto cuyos valores no están vinculados no puede exportarse correctamente. Spendesk te avisa en Bookkeep > Prepare para que puedas corregir el mapeo antes de exportar.
Para configurar estos vínculos, consulta Configurar la sincronización de los campos analíticos con tu integración contable.
En Prepare: valores sin mapear
Centros de coste: mapear el valor desde el gasto
Cuando el centro de coste seleccionado no está mapeado, aparece el mensaje Map this value to NetSuite to avoid export issues. debajo del campo, con un botón Map.
Haz clic en Map.
En NetSuite value to map to, selecciona el valor de NetSuite.
Haz clic en Map value.
Categorías de gasto y campos analíticos
Cuando haces clic en Save and mark as ready (o Mark as ready), un valor seleccionado pero sin mapear muestra Missing [nombre del campo] en rojo, por ejemplo Missing Expense category, aunque haya un valor seleccionado. El gasto no se marca como listo y en la parte inferior del formulario aparece «Your payable contains invalid data. Please review it.»
Para corregirlo:
Abre la configuración del campo: Settings > Organisation > Analytical fields, luego el menú del engranaje del campo > Edit sync and mapping settings, o edita el valor directamente en la lista.
Edita el valor y selecciona el NetSuite value to map to.
Vuelve a Bookkeep > Prepare y marca de nuevo el gasto como listo.
Spendesk no comprueba un campo en No sync (no se exporta) ni un campo opcional vacío.
Marcar varios gastos como listos a la vez
Cuando seleccionas varios gastos en la tabla de Prepare y haces clic en Mark as ready, Spendesk no comprueba sus mapeos: un gasto con un valor sin mapear puede quedar listo y fallar después en la exportación. Antes de una acción masiva, abre los gastos que usan valores nuevos o poco habituales, o comprueba que todos los valores de tus campos están mapeados.
En Export: cuando la exportación falla
Un gasto listo puede fallar igualmente en la exportación, por ejemplo cuando:
se marcó como listo de forma masiva sin que su valor estuviera mapeado;
el valor se eliminó en Spendesk, o se eliminó o desactivó en NetSuite;
el mapeo se quitó después de marcar el gasto como listo.
En ese caso, Bookkeep > Export muestra Your expenses couldn't be exported. No se crea nada en NetSuite.
Para corregirlo:
Revisa los valores de los gastos que exportas: cada valor de centro de coste, categoría de gasto y campo analítico debe mostrar su valor de NetSuite en Settings > Organisation.
Mapea los valores que aparecen como Unmapped. Si un valor ya no existe, devuelve el gasto a Prepare y elige otro valor.
Haz clic en Try again.
Si la exportación sigue fallando, contacta con el soporte de Spendesk.
Un mapeo guardado en Spendesk se usa en la siguiente exportación de inmediato. Solo necesitas Refresh accounting settings si el valor se acaba de crear en NetSuite.
Resumen
Mensaje | Dónde | Qué hacer |
Map this value to NetSuite to avoid export issues. | Prepare, debajo del centro de coste | Haz clic en Map y selecciona el valor de NetSuite |
Missing [nombre del campo] | Prepare, tras Mark as ready | Mapea el valor seleccionado o rellena el campo vacío |
Your expenses couldn't be exported | Export | Mapea los valores de los gastos y haz clic en Try again |
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