Spendesk se conecta de forma nativa a Personio, BambooHR, HiBob, Workday, Deel, PayFit y Lucca (consulta Integraciones nativas de herramientas de RR. HH. en Spendesk). Si tu herramienta de RR. HH. no está entre ellas, tus desarrolladores o tu partner de integración pueden conectarla mediante la API de Spendesk: las incorporaciones, los cambios y las salidas llegan a Spendesk sin volver a introducirlos.
Este artículo está dirigido a los Account Owners y Admins que deciden y configuran la integración. El desarrollador que la construye sigue la guía técnica Syncing users from your HR system (en inglés).
Qué puede hacer la integración
Cuando esto ocurre en tu herramienta de RR. HH. | Spendesk hace esto |
Se crea o se renombra un departamento, un equipo o un proyecto | Crea o renombra el centro de coste correspondiente, con su responsable |
Se contrata a alguien | Crea el miembro con su rol (requester o controller), su centro de coste por defecto, su responsable y su política de gasto, y le envía la invitación de Spendesk |
Alguien cambia de nombre | Actualiza su nombre y apellidos |
Alguien cambia de equipo | Cambia su centro de coste por defecto |
Alguien cambia de responsable | Cambia su responsable |
Alguien pasa a ser, o deja de ser, controller financiero | Cambia su rol entre requester y controller |
Alguien deja la empresa | Lo retira de la entidad: sus tarjetas y suscripciones se tratan como las de cualquier miembro que retires |
Las personas se identifican por su correo electrónico profesional: debe ser el mismo en tu herramienta de RR. HH. y en Spendesk.
Lo que se queda en Spendesk
Algunos cambios no se pueden hacer mediante la API. Hazlos en Spendesk y acuerda con tu equipo quién se encarga:
Admins, Account Owners y Travel Managers. La API solo gestiona miembros con rol requester o controller. No puede modificar ni retirar a nadie con otro rol, ni dar o quitar los roles Admin y Account Owner.
El cambio de correo electrónico de una persona.
El cambio de política de gasto después de crear el miembro, y los equipos.
Los miembros con transferencias aún en curso (por ejemplo, un reembolso) no se pueden retirar hasta que finanzas las haya cerrado.
Un correo electrónico ya utilizado en otra organización de Spendesk no se puede añadir: contacta con el soporte de Spendesk.
⚠️ Una cosa u otra, no las dos. En una entidad cuyos miembros gestiona una integración nativa de RR. HH., la API rechaza cualquier cambio en los miembros. Elige un solo método por entidad.
Configurarla
Solicita el acceso a la API. Los endpoints de usuarios son experimentales: pide a tu Customer Success Manager, o escribe a support-public-api@spendesk.com, que los activen para tu empresa.
Activa lo que quieras sincronizar. Los centros de coste, los responsables y las políticas de gasto deben estar activados en la entidad; de lo contrario, la integración no puede asignarlos.
Crea la clave de API desde la cuenta adecuada. En Configuración > Integraciones > Gestión de acceso a la API, crea una clave (consulta Crear una integración nativa utilizando la API de Spendesk) con estos permisos:
leer y gestionar usuarios;
gestionar roles de usuario, si quieres sincronizar los cambios de rol;
leer y gestionar centros de coste.
La integración actúa en nombre de la persona que creó la clave. Esa persona debe ser Admin o Account Owner activo de cada entidad sincronizada. Si deja la empresa o pierde ese rol, la sincronización se detiene: crea la clave desde una cuenta que vaya a permanecer.
Comparte la clave de forma segura con tu desarrollador o partner de integración, junto con el enlace a la guía técnica.
Comprobar que funciona
Los nuevos miembros aparecen en Ajustes > Miembros, en la pestaña Invitados hasta que aceptan la invitación, y después en Activos.
Los miembros retirados pasan a la pestaña Archivados.
Cada llamada hecha con la clave (qué hizo, para qué miembro y si funcionó) aparece en el API audit log, en Configuración > Integraciones: consulta Ver qué han hecho tus claves de API e integraciones.
Spendesk no te avisa cuando se rechaza un cambio. Pide a tu desarrollador que envíe los cambios rechazados (una salida bloqueada por una transferencia en curso, un responsable desconocido en Spendesk) a la persona responsable del proceso de RR. HH.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tardan los cambios en llegar a Spendesk?
Llegan en cuanto la integración los envía: el ritmo depende de tu integración (por ejemplo, cada noche o en cuanto la herramienta de RR. HH. registra el cambio).
¿Spendesk envía datos de vuelta a mi herramienta de RR. HH.?
No. La integración lee de tu herramienta de RR. HH. y escribe en Spendesk.
Tenemos varias entidades. ¿Necesitamos varias claves?
No necesariamente: una clave a nivel de organización puede sincronizar todas las entidades, siempre que la persona que la creó sea Admin o Account Owner en cada una de ellas.