Puedes añadir campos analíticos y categorías de gastos para analizar tus gastos.
Añadir categorías de gastos y campos analíticos
Tienes dos opciones:
Añadir tus categorías de gastos.
Solicitar la activación de un campo analítico para información adicional, como proyectos, nombres de clientes, números de presupuestos o referencias internas.
Estos campos se incluirán en tu diario de compras después de añadir las columnas en tu exportación personalizada bajo Ajustes > Contabilidad > Exportaciones. Están incluidos por defecto en tu diario bancario de Spendesk.
Importante:
No es posible seleccionar varias categorías de gastos para un pago.
No es posible seleccionar varios valores de un mismo campo analítico para un pago.
Sin embargo, puedes crear tantos campos analíticos como desees. Por ejemplo, si tu campo analítico se llama "Ciudad" y el gasto corresponde a dos ciudades (por ejemplo, "NYC" y "París"), no puedes marcar tanto "NYC" como "París," pero puedes crear un valor "NYC-París."
Configurar, editar y eliminar categorías de gastos
Ve a Ajustes > Organización > Campos analíticos.
Haz clic en Añadir una categoría.
Introduce el nombre de tu categoría de gastos.
Haz clic en Añadir la categoría.
Puedes seleccionar la categoría de gastos apropiada al crear una nueva solicitud o realizar un pago.
Para editar una categoría de gastos: Pasa el ratón sobre el valor y haz clic en el icono del lápiz.
Para eliminar una categoría de gastos: Pasa el ratón sobre el valor y haz clic en el icono de la papelera.
Nota:
Los pagos en la pestaña "Por preparar" (aún no exportados) perderán la información ingresada.
Los pagos ya exportados conservarán la información ingresada.
Asociar categorías de gastos con centros de coste
Si tienes una lista larga de categorías de gastos y algunas solo son relevantes para centros de coste específicos, puedes definir qué categorías de gastos aparecen según el centro de coste seleccionado.
Por defecto, todas las categorías de gastos se aplican a todos los centros de coste. Para restringir las categorías a ciertos centros de coste:
Haz clic en Crear una nueva categoría.
Selecciona Hacer que la categoría sea visible para algunos centros de coste.
Esto evita errores cuando los usuarios eligen categorías de gastos. Los controladores siempre pueden asignar todas las categorías de gastos en las pestañas Pagos, Todas las facturas y Por preparar.
Configurar, editar y eliminar campos analíticos
Ve a Ajustes > Organización > Campos analíticos.
Haz clic en Crear un campo analítico y sigue los pasos.
Si las opciones no se ajustan a tus necesidades, contacta con support@spendesk.com y especifica:
Si el campo es obligatorio.
Qué roles pueden añadir valores de los campos analíticos (Administradores, Controladores, Solicitantes o roles específicos).
Qué roles pueden ver los valores de los campos analíticos.
Si el campo se aplica a solicitudes, suscripciones, notas de gastos, pagos o una combinación de estos elementos.
Editar valores de los campos analíticos:
Para editar un valor, selecciónalo y realiza los cambios.
Para añadir un nuevo valor, haz clic en Añadir un nuevo valor, introduce el valor y guárdalo.
Eliminar valores de los campos analíticos:
Para eliminar un valor, haz clic en la X.
Para eliminar un campo analítico y todos sus valores relacionados, contacta con el equipo de Soporte o tu Customer Success Manager.
Nota:
Los pagos en la pestaña "Por preparar" (aún no exportados) perderán la información ingresada.
Los pagos ya exportados conservarán la información ingresada.
Información adicional
En la aplicación móvil, los campos analíticos o categorías de gastos son rellenados por los usuarios después de realizar el pago con una tarjeta física.
Los valores se ordenan generalmente en orden alfabético. Para personalizar el orden, añade números al principio de cada valor.