Puedes añadir campos analíticos y categorías de gastos para analizar tus gastos.
Añadir categorías de gastos
Puedes crear categorías de gastos para clasificar tus pagos según las necesidades contables de tu empresa.
Añadir campos analíticos
También puedes crear campos analíticos para recopilar información adicional, como:
Proyectos
Nombres de clientes
Números de presupuesto
Referencias internas
Informes
Una vez creadas las categorías de gastos y los campos analíticos, puedes incluirlos en tus exportaciones contables:
Ve a Configuración > Configuración contable > Exportación.
Añade las columnas correspondientes a tu exportación personalizada.
Las categorías de gastos y los campos analíticos se incluyen de forma predeterminada en el diario bancario de Spendesk.
Limitaciones de selección
Ten en cuenta las siguientes limitaciones:
Solo puedes seleccionar una categoría de gastos por pago.
Solo puedes seleccionar un valor por campo analítico para cada pago.
Por ejemplo, si creas un campo analítico llamado Ciudad, no puedes seleccionar Nueva York y París para el mismo pago. Si un pago corresponde a ambas ciudades, crea un único valor, como Nueva York-París.
Gestionar las categorías de gastos
Las categorías de gastos te ayudan a clasificar los gastos y a mejorar la visibilidad de los costes de tu empresa. También puedes vincularlas a centros de costes específicos para que los solicitantes solo vean las categorías que les correspondan.
Añadir una categoría de gastos
Ve a Configuración > Organización > Campos analíticos.
Haz clic en Añadir una categoría.
Introduce el nombre de la categoría de gastos.
En Seleccionar visibilidad, elige una de las siguientes opciones:
Todos los centros de costes: la categoría estará disponible para todos los centros de costes.
Algunos centros de costes: la categoría solo estará disponible para los centros de costes que selecciones.
Si has seleccionado Algunos centros de costes, elige los centros de costes correspondientes.
Haz clic en Añadir la categoría.
Cuando se haya añadido al menos una categoría de gastos, el campo Categoría de gastos aparecerá en las solicitudes. Los solicitantes también podrán seleccionar una categoría de gastos al crear o revisar un pago.
División y campos obligatorios
De forma predeterminada, las categorías de gastos son opcionales y no divisibles.
Para cambiar la configuración, permitir que un pago se divida entre varios valores del campo Categoría de gastos o cambiar si el campo es obligatorio:
Ve a Configuración > Organización > Campos analíticos.
Abre la configuración de Categoría de gastos.
Cambia el ajuste de No divisible a Divisible.
Define si el campo es Obligatorio u Opcional.
Guarda los cambios.
La configuración se aplica a todos los valores del campo Categoría de gastos.
Editar una categoría de gastos
Ve a Configuración > Organización > Campos analíticos.
Coloca el cursor sobre la categoría que quieres actualizar.
Haz clic en el icono del lápiz.
Actualiza el nombre de la categoría de gastos, si es necesario.
En Seleccionar visibilidad, elige una de las siguientes opciones:
Todos los centros de costes: la categoría estará disponible para todos los centros de costes.
Algunos centros de costes: la categoría solo estará disponible para los centros de costes seleccionados.
Si has seleccionado Algunos centros de costes, actualiza la lista de centros de costes correspondientes.
Revisa, si corresponde, las políticas de categorías de gastos asociadas a la categoría.
Haz clic en Guardar cambios.
Ver las políticas de categorías de gastos
Si hay políticas de categorías de gastos asociadas a una categoría, sus detalles se mostrarán en la información de la categoría.
Esta sección es de solo lectura. Puedes consultar las políticas asociadas, pero no puedes editarlas ni eliminarlas desde esta pantalla.
Para crear o gestionar políticas de categorías de gastos, utiliza el flujo de configuración específico.
Eliminar una categoría de gastos
Ve a Configuración > Organización > Campos analíticos.
Coloca el cursor sobre la categoría que quieres eliminar.
Haz clic en el icono de la papelera.
Confirma la eliminación.
Importante
Al cambiar el nombre de una categoría de gastos, también se actualiza su nombre en los pagos que ya se hayan exportado.
Si quieres conservar el nombre original en los pagos exportados, elimina la categoría anterior y crea una nueva en lugar de cambiarle el nombre.
Al eliminar una categoría, su valor se elimina de los pagos que todavía se encuentran en la pestaña Preparar y que aún no se han exportado.
Los pagos que ya se hayan exportado conservan el valor de la categoría de gastos asignado en el momento de la exportación.
Vincular categorías de gastos a centros de costes
De forma predeterminada, las categorías de gastos son visibles para todos los centros de costes.
Para limitar una categoría, ábrela para editarla y selecciona Algunos centros de costes en Seleccionar visibilidad.
Esta restricción se aplica cuando los solicitantes crean una solicitud. Los controllers pueden seguir asignando cualquier categoría de gastos a un pago desde las pestañas Pagos, Todos los pagos y Preparar.
Nota: si no se ha vinculado ninguna categoría de gastos a un centro de costes específico, todas las categorías seguirán siendo visibles para los usuarios asociados a ese centro de costes. Este es el comportamiento esperado.
Gestionar los campos analíticos
Los campos analíticos te permiten recopilar información adicional sobre las solicitudes y los pagos, como proyectos, nombres de clientes, números de presupuesto o referencias internas.
Crear un campo analítico
Puedes crear manualmente hasta 10 campos analíticos.
Ve a Configuración > Organización > Campos analíticos.
Haz clic en Crear campo analítico.
Introduce el nombre del campo analítico.
Define si el campo es Obligatorio u Opcional para todas las solicitudes de gasto.
Define si el campo es Divisible.
Define los valores del campo analítico.
La configuración se aplica a todos los valores del campo analítico.
De forma predeterminada, el campo está disponible en todos los tipos de solicitudes para que los solicitantes lo completen. Si esto no se ajusta a tus necesidades, ponte en contacto con support@spendesk.com o con tu Customer Success Manager.
Gestionar los valores de los campos analíticos
Cada campo analítico aparece como una sección independiente en la página Campos analíticos. Puedes gestionar sus valores directamente desde esta página. No es necesario abrir el campo analítico para añadir, editar o eliminar un valor.
Añadir un valor
Para añadir un valor a un campo analítico:
Ve a Configuración > Organización > Campos analíticos.
Localiza el campo analítico correspondiente.
Haz clic directamente en Añadir un valor dentro de la sección del campo analítico.
Introduce el nombre del nuevo valor.
Guarda los cambios.
Editar un valor
Para editar el nombre de un valor existente de un campo analítico:
Localiza el campo analítico correspondiente.
Busca el valor que quieres actualizar.
Coloca el cursor sobre el valor.
Haz clic en el icono del lápiz.
Actualiza el nombre.
Guarda el valor.
Eliminar un campo analítico o un valor
Para eliminar un campo analítico o uno de sus valores:
Localiza el campo analítico o el valor que quieres eliminar.
Haz clic en el icono de la papelera.
Confirma la eliminación si se te solicita.
Importante
Eliminar un valor no lo elimina de los pagos que ya se hayan exportado. Los datos históricos se conservan.
Una vez eliminado, el valor deja de aparecer como opción de filtro en Spendesk.
Para filtrar registros históricos utilizando un valor eliminado, descarga la exportación CSV y aplica el filtro directamente en el archivo.
Los pagos de la pestaña Preparar que aún no se hayan exportado perderán el valor eliminado.
Los pagos que ya se hayan exportado conservarán el valor asignado.
Información adicional
En la aplicación móvil, los usuarios pueden completar campos personalizados o categorías de gastos después de realizar un pago con una tarjeta física.
Los valores de los campos personalizados suelen ordenarse alfabéticamente.
Para personalizar el orden, añade un número al principio de cada valor, por ejemplo, 1 - Marketing, 2 - Viajes y 3 - Software.