Completa una solicitud de gastos de kilometraje
Las indemnizaciones por kilometraje reembolsan los desplazamientos profesionales realizados con tu vehículo personal. En este artículo se explica qué gastos están cubiertos, cómo se calcula el reembolso y cómo enviar una solicitud.
Para: empleados que utilizan un vehículo personal para desplazamientos profesionales. Los Propietarios de la cuenta gestionan la activación de la función y la configuración de las tarifas.
Antes de empezar
Requisito | Detalles |
Activación de la función | Tu Propietario de la cuenta debe activar los gastos de kilometraje en Configuración > Reglas de empresa > Reembolsos. |
Vehículo elegible | Solo puedes utilizar tu vehículo personal. Los vehículos de empresa no son elegibles para recibir una indemnización por kilometraje. |
Origen de la tarifa | Tu Propietario de la cuenta selecciona el modelo de tarifa para tu empresa: Francia (URSSAF), Reino Unido (HMRC), Alemania (Bundesministerium der Finanzen) o una tarifa personalizada. |
Aprobación | Tu responsable o Propietario de la cuenta aprueba o rechaza la solicitud. |
🔒 Acceso: Los gastos de kilometraje requieren que tu Propietario de la cuenta active la función de Notas de gasto en Reembolsos.
Qué gastos cubre
Las solicitudes de gastos de kilometraje cubren los costes de uso de tu vehículo personal, incluidos:
Combustible.
Mantenimiento y reparaciones.
Seguro del vehículo.
Depreciación, es decir, la pérdida de valor del vehículo con el tiempo.
Los peajes y el aparcamiento no están incluidos en una solicitud de gastos de kilometraje. Envíalos como una nota de gasto independiente o págalos con tu tarjeta Spendesk.
Cómo se calcula el reembolso
Tu Propietario de la cuenta selecciona un modelo de tarifa para tu empresa. La misma tarifa puede aplicarse a todas las solicitudes de todos los monederos de la empresa.
Mercado | Organismo responsable de la tarifa | La tarifa depende de |
Francia | El tipo de vehículo, la potencia fiscal y los kilómetros ya reembolsados durante el año. | |
Reino Unido | El tipo de vehículo y las millas ya reembolsadas durante el año. | |
Alemania | Una tarifa fija por kilómetro. | |
Tarifa personalizada | La establece tu empresa. | Una tarifa fija por kilómetro, configurable según el tipo de vehículo. |
Para configurar una tarifa personalizada, ponte en contacto con tu Customer Success Manager o con el soporte de Spendesk.
El importe del reembolso se calcula automáticamente en función de:
La distancia del viaje.
La tarifa local seleccionada por tu empresa.
El importe puede ser distinto para el trayecto de ida y el de vuelta, ya que la distancia calculada puede variar según el sentido del viaje.
Para coches y motocicletas, Spendesk calcula la ruta más rápida entre las dos direcciones y prioriza las vías rápidas.
Para bicicletas, Spendesk calcula la ruta más corta entre las dos direcciones.
Si la distancia calculada no es correcta, por ejemplo, debido a un desvío, puedes editar manualmente la distancia total antes de enviar la solicitud. Las ediciones manuales se marcan como “editado manualmente” en todas las páginas y exportaciones correspondientes.
Si tienes un vehículo eléctrico y tu cuenta francesa utiliza una tarifa de URSSAF, puedes seleccionar la opción Coche eléctrico al enviar la solicitud.
Envía una solicitud de gastos de kilometraje desde el ordenador
Ve a la pestaña Nueva solicitud, situada en la esquina superior izquierda.
Selecciona Solicitar un reembolso.
Selecciona Gastos de kilometraje, al final de la lista.
Introduce los datos del viaje, como el tipo de vehículo, las fechas y las direcciones.
Marca Coche eléctrico si conduces un vehículo eléctrico y tu cuenta francesa utiliza una tarifa de URSSAF.
Haz clic en Añadir una parada si el viaje incluye varias paradas.
Edita la distancia total si la ruta calculada no coincide con el trayecto que has realizado.
Haz clic en Continuar.
Añade información sobre la solicitud en el campo Descripción y completa los campos adicionales obligatorios, como Centro de costes, Categoría de gastos o campos analíticos.
Haz clic en Continuar.
Revisa los datos de la solicitud y comprueba el importe de reembolso previsto.
Haz clic en Enviar.
Tu aprobador, es decir, tu responsable o Propietario de la cuenta, aprobará o rechazará la solicitud como de costumbre.
Envía un viaje de ida y vuelta
Para enviar un viaje de ida y vuelta, utiliza la función de varias paradas.
Ida y vuelta el mismo día
Añade el punto de partida, el punto A.
Añade el destino, el punto B.
Añade una tercera parada igual al punto de partida, de vuelta al punto A.
Spendesk calculará automáticamente la distancia total del trayecto de ida y vuelta.
Vuelta en una fecha distinta
Envía dos solicitudes de gastos de kilometraje separadas: una para el trayecto de ida y otra para el trayecto de vuelta.
Envía una solicitud de gastos de kilometraje desde el móvil
Puedes enviar, realizar el seguimiento y obtener la aprobación de tus solicitudes de gastos de kilometraje directamente desde la aplicación móvil de Spendesk. Las direcciones y los vehículos que utilizas habitualmente se guardan automáticamente en la aplicación móvil para agilizar futuros envíos.
Para consultar todos los pasos desde el móvil, consulta Enviar gastos de kilometraje desde el móvil.
👥 Roles: Los aprobadores, es decir, tu responsable o Propietario de la cuenta, revisan y aprueban o rechazan cada solicitud de gastos de kilometraje, tanto desde el ordenador como desde el móvil.
Resolución de problemas
Síntoma: La distancia calculada no coincide con la ruta que has realizado.
Causa: Spendesk calcula la ruta más rápida para coches y motocicletas, o la ruta más corta para bicicletas. Es posible que la ruta calculada no coincida con los desvíos o cierres de carretera de tu trayecto.
Solución: Edita manualmente la distancia total antes de enviar la solicitud. La edición se marcará como “editado manualmente” en todas las páginas y exportaciones relacionadas.
Síntoma: Aparece un error aunque todos los campos del formulario estén completados correctamente.
Causa: Puede deberse a un problema con el cálculo de la tarifa de reembolso correspondiente a tu mercado.
Solución: Ponte en contacto con el soporte de Spendesk si el error continúa después de volver a comprobar los datos introducidos.
Síntoma: Tu reembolso parece utilizar una tarifa desactualizada.
Causa: Las tarifas de las administraciones locales se actualizan periódicamente y puede haber un breve retraso entre un cambio oficial de tarifa y su aplicación en Spendesk.
Solución: Ponte en contacto con el soporte de Spendesk e indica la fecha de la solicitud y el mercado correspondiente para que el equipo pueda revisar y corregir la tarifa aplicada.
Preguntas frecuentes
¿Puedo solicitar una indemnización por kilometraje si conduzco un vehículo de empresa?
No. Las indemnizaciones por kilometraje solo cubren los desplazamientos realizados con tu vehículo personal.
¿Los peajes y el aparcamiento están cubiertos por una solicitud de gastos de kilometraje?
No. Envíalos como una nota de gasto independiente o págalos con tu tarjeta Spendesk.
¿Puedo utilizar una tarifa diferente para un tipo de vehículo específico?
Sí, si tu empresa ha configurado una tarifa personalizada. Ponte en contacto con tu Customer Success Manager o con el soporte de Spendesk para configurarla.
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