Las personas encargadas de la aprobación revisan las notas de gastos presentadas por los colaboradores para comprobar que cumplen la política de gastos de la empresa. A continuación, pueden aprobarlas, rechazarlas o pedir a la persona solicitante que las modifique antes de reembolsarlas.
Este artículo está dirigido a :
propietarios de la cuenta
aprobadores de equipo
aprobadores del centro de costes
Índice
¿Quién puede aprobar una nota de gastos?
Antes de empezar
Aprobar una nota de gastos
Rechazar una nota de gastos
Solicitar una modificación
¿Qué ocurre después de la aprobación?
Resolver los problemas habituales
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¿Quién puede aprobar una nota de gastos?
Las siguientes funciones pueden aprobar o rechazar una nota de gastos :
los propietarios de la cuenta
los aprobadores de equipo
los aprobadores del centro de costes
Por lo general, las personas encargadas de la aprobación no pueden aprobar sus propias solicitudes, salvo que la política de gastos de la empresa permita expresamente la autoaprobación.
Una vez aprobada, la nota de gastos pasa a la etapa de revisión financiera. En ese momento, puede ser revisada por las personas responsables del control financiero y por los propietarios de la cuenta.
Antes de empezar
Para poder aprobar o rechazar una nota de gastos :
debe tener una de las funciones de aprobación mencionadas anteriormente
el colaborador debe haber presentado la solicitud desde el espacio Solicitudes
la nota de gastos debe aparecer en la pestaña Solicitudes > Por aprobar
También puede aprobar o rechazar una nota de gastos desde la aplicación móvil de Spendesk.
Aprobar una nota de gastos
Las personas encargadas de la aprobación reciben cada semana un correo electrónico con el resumen de las solicitudes pendientes.
Para revisar una nota de gastos :
Acceda a Solicitudes > Por aprobar
Seleccione la nota de gastos que desea revisar
Compruebe la información proporcionada por la persona solicitante :
el importe
la fecha del gasto
la descripción
el justificante
el tipo de gasto
la información analítica disponible
Si es necesario, modifique la descripción o los campos disponibles
Haga clic en Modificar el importe que se reembolsará para cambiar el importe correspondiente
Haga clic en Aprobar la solicitud
La aprobación confirma que el gasto puede continuar su proceso de validación antes del reembolso.
Rechazar una nota de gastos
Para rechazar una nota de gastos :
Acceda a Solicitudes > Por aprobar
Seleccione la solicitud correspondiente
Compruebe la información y el justificante
Haga clic en Rechazar la solicitud
Escriba el motivo del rechazo. Este campo es obligatorio.
Confirme el rechazo
El motivo indicado se comunica al colaborador que presentó la nota de gastos.
Por ello, se recomienda explicar claramente la razón del rechazo, por ejemplo :
justificante ausente o ilegible
gasto que no cumple la política de gastos de la empresa
importe incorrecto
gasto personal
información incompleta
Solicitar al colaborador que modifique su nota de gastos
Si solo una parte de la solicitud es incorrecta, puede pedir al colaborador que la modifique en lugar de rechazarla.
Esta opción resulta especialmente útil cuando el problema está relacionado con :
el importe
la descripción
la fecha
el justificante
el tipo de gasto
Para solicitar una modificación :
Acceda a Solicitudes
Seleccione la nota de gastos correspondiente
Invite a la persona solicitante a modificar la información incorrecta
La persona solicitante corrige la nota de gastos y la presenta de nuevo
Este procedimiento evita que el colaborador tenga que crear una nueva solicitud y reduce el riesgo de duplicados en el seguimiento y en las exportaciones contables.
¿Qué ocurre después de la aprobación?
Después de la aprobación, la nota de gastos se transfiere a Notas de gastos > Por revisar.
En esta etapa, las personas responsables del control financiero y los propietarios de la cuenta pueden :
comprobar la información una última vez
revisar el justificante
validar el importe que se reembolsará
efectuar el reembolso
Una vez realizado el reembolso, la nota de gastos aparece en las secciones Preparar y Todos los pagos.
Atención : una vez validada la nota de gastos en la etapa de Revisión, ya no se puede devolver a una etapa anterior, modificar, rechazar ni cancelar, aunque el reembolso todavía no se haya efectuado. Compruebe cuidadosamente el importe y la información antes de validar la solicitud.
Resolver los problemas habituales
La nota de gastos ya no aparece en «Por aprobar»
Esto puede significar que otra persona encargada de la aprobación, o el propietario de la cuenta, ya ha aprobado o rechazado la solicitud.
Consulte la pestaña Notas de gastos > Por revisar para comprobar si la nota de gastos ha sido aprobada. También puede pedir al colaborador que confirme el estado actual de su solicitud.
Por lo general, se trata de un funcionamiento normal y no de un error.
Se ha aprobado una nota de gastos incorrecta o un importe equivocado
Spendesk no siempre permite devolver una nota de gastos aprobada a una etapa anterior.
En ese caso :
no presente inmediatamente una nueva nota de gastos para evitar duplicados
póngase en contacto con la persona solicitante para comprobar la situación
póngase en contacto con el servicio de atención al cliente de Spendesk para estudiar las opciones disponibles antes del reembolso
Se ha aprobado una nota de gastos por error en la etapa de «Revisión»
Una nota de gastos validada en la etapa de Revisión ya no puede modificarse, cancelarse ni rechazarse desde la interfaz.
Póngase en contacto con el servicio de atención al cliente de Spendesk lo antes posible e indique :
el nombre del colaborador
el importe correspondiente
la fecha de la nota de gastos
la naturaleza del error
el estado actual de la solicitud