Después de que las solicitudes de reembolso sean revisadas (aprobadores), los equipos financieros (controladores) pueden encargarse.

Cuando los aprobadores aprueban una solicitud de reembolso, esta se mueve a la pestaña Solicitudes de reembolso > Revisar. Desde esta pestaña, los controladores pueden validar o rechazar las solicitudes fácilmente e incluso gestionar varias solicitudes de reembolso al mismo tiempo.

Una vez que las solicitudes de reembolso se marcan como "revisadas", se moverán a la pestaña Solicitudes de reembolso > Programar reembolsos.

Existen tres formas de reembolsar a tus empleados:

Cuando exportas la lista de solicitudes de reembolso a procesar por tu banco, se marcan automáticamente como "pagadas" en Spendesk. Sin embargo, siempre puedes realizar un seguimiento de los gastos previamente reembolsados (y cómo fueron reembolsados) navegando a la pestaña Historial. Esta pestaña contiene todos los detalles de los gastos reembolsados previamente.

También puedes descargar un archivo en formato XML desde la pestaña Historial si seleccionaste .CSV por error en el paso anterior (siempre que el IBAN del proveedor esté agregado y pertenezca a la región SEPA).

Sin embargo, una vez que hayas seleccionado la opción XML/CSV para pagar, la hayas confirmado y cambies de opinión, no podrás cancelar la opción de 'transferencia desde Spendesk'.

Una solicitud de reembolso = un reembolso.
Si reembolsas 35 solicitudes de reembolso pendientes para el mismo usuario, el solicitante recibirá 35 transferencias entrantes separadas.

Si la cuenta receptora está cerrada, existen dos posibles resultados:

Una vez que una factura está aprobada y revisada, se mueve a la pestaña Preparar y se puede enviar a tu software de contabilidad. No es necesario realizar el pago para que la solicitud de reembolso se marque como "Lista" en la pestaña Preparar.