Esta función se puede activar en Configuración > Configuración de la empresa > Métodos de pago.
Importante: El límite diario es de 100.000 EUR/GBP por entidad.
Cómo reembolsar las notas de gasto
Como Controlador/a o Propietario/a de cuenta, ve a Notas de gasto > Programar reembolsos y selecciona a los empleados que deseas reembolsar. Luego:
Elige una fecha de ejecución
Pagar hoy: Por defecto, las notas de gasto seleccionadas tienen una fecha de ejecución del día actual. Una vez confirmado por el Propietario/a de la cuenta, la transferencia se ejecuta a la mañana siguiente por nuestro socio bancario.
(La recepción es 1-5 días después)
Pagar más tarde: Puedes programar una transferencia para una fecha futura seleccionando una fecha de ejecución personalizada. Una vez confirmado por el Propietario/a de la cuenta, la transferencia se ejecuta en la fecha seleccionada.
Elige si reembolsar desde Spendesk o tu cuenta bancaria
Desde Spendesk: Por defecto, las notas de gasto seleccionadas se reembolsan desde Spendesk utilizando los fondos disponibles en tu billetera. Como Propietario/a de cuenta, debes agregar tu número de teléfono a Spendesk para confirmar una transferencia.
Desde tu banco: Puedes reembolsar a los empleados mediante una transferencia bancaria desde tu cuenta bancaria en lugar de Spendesk. Para ello, elige la opción de reembolso en XML o CSV.
Si eliges reembolsar "Desde Spendesk", el Propietario/a de cuenta recibe una notificación por correo electrónico y debe confirmar el reembolso en Notas de gasto > Confirmar. Se enviará un código de confirmación y el Propietario/a de cuenta debe agregar su número de teléfono a Spendesk para recibirlo.
Cambiar opciones de pago
Si ya has elegido la opción XML/CSV para pagar, la has confirmado y luego cambias de opinión, no es posible cambiar a la opción "Por transferencia desde Spendesk". En este caso, deberás procesar manualmente el lote XML/CSV en tu cuenta bancaria.
Información adicional
Si estás ubicado en la región SEPA y tienes una billetera en euros, puedes agregar los datos bancarios de tus empleados y descargar un archivo XML SEPA si prefieres no usar la función "Reembolsar desde Spendesk".
Mientras no se haya alcanzado la fecha de ejecución, puedes cancelar la transferencia en Notas de gasto > Historial.
Si no hay fondos suficientes en tu billetera, es probable que la transferencia falle. Asegúrate de agregar fondos a tu billetera antes de programar los reembolsos.
Si desactivas el módulo de notas de gasto, los Controladores seguirán teniendo acceso a la pestaña y a su historial (Notas de gasto > Historial).
Preguntas Frecuentes
1. ¿Qué pasa si no confirmo la transferencia antes de la fecha de ejecución?
La transferencia no se procesará hasta que sea confirmada por el Propietario/a de la cuenta.
2. ¿Puedo reembolsar en monedas distintas a EUR/GBP?
Actualmente, esta función admite reembolsos en EUR y GBP. Asegúrate de tener fondos suficientes en la billetera correspondiente.
3. ¿Cómo agrego mi número de teléfono a Spendesk?
Ve a Configuración > Perfil e ingresa tu número de teléfono. Este paso es necesario para recibir los códigos de confirmación para las transferencias.
Para más asistencia, contacta a nuestro equipo de soporte en support@spendesk.com.