Ir a la pestaña Preparar
Ve a la pestaña Contabilidad > Preparar para revisar, editar y validar tus pagos y cuentas por pagar. Esto incluye añadir los datos del IVA, asignar cuentas de gastos, verificar proveedores y completar cualquier otra información necesaria.
Dos vistas para preparar tus gastos
Cambia entre la vista de columnas y la vista de tabla. Puedes alternar entre ambas opciones desde la esquina superior derecha de Spendesk, en la sección Contabilidad. La vista de tabla es la vista predeterminada.
La vista de tabla
Ahora tienes una vista en forma de tabla de todos tus gastos.
Personaliza tu vista
Puedes personalizar tu vista configurando las opciones de ordenación, agrupación y filtrado.
Además, puedes reordenar u ocultar las columnas desde la configuración.
Edición rápida en línea
Desde la propia tabla, puedes editar rápidamente la mayoría de los campos, como la descripción. Todos los cambios se guardan automáticamente a medida que los haces desde la vista de tabla.
Edición masiva
Al hacer clic en las casillas de la izquierda, puedes seleccionar varios gastos y modificar campos específicos, como las cuentas por pagar, el tipo de IVA y mucho más.
Ampliar los detalles de un gasto
Al pasar el cursor sobre un gasto, aparecerá un icono de expansión en el extremo izquierdo de la pantalla. Haz clic en él para ampliar los detalles.
También puedes desplazarte hacia arriba o hacia abajo entre tus gastos mediante las flechas situadas junto al botón «Cerrar».
Marcar como listo
Cuando hayas preparado tus gastos, tienes dos opciones para marcarlos como listos:
En la columna situada más a la derecha, puedes marcar cada gasto como listo individualmente.
Al seleccionar varios gastos, también puedes marcarlos como listos de forma masiva.
Si algún campo obligatorio no está completado en un gasto, se mostrará un mensaje de error al intentar marcarlo como listo.
Revisar los justificantes
Asegúrate de que todos los justificantes estén presentes y sean válidos.
Justificantes que faltan:
Envía un recordatorio al solicitante por Slack o correo electrónico.
También puedes subir el justificante tú mismo.
Guía de estados de los justificantes:
Verde: El justificante es válido.
Naranja: El justificante no es válido.
Rojo: Falta el justificante.
Gris: El justificante se ha declarado como perdido.
Azul: Falta el justificante, pero todavía no está vencido.
Revisar la información del pago
Al revisar un pago, verifica y actualiza los siguientes datos según sea necesario:
Información del proveedor
Tipo de IVA
Tipo de pago
Cuentas de gastos
Si un pago no incluye IVA, selecciona Exento.
Completar los campos del IVA y de las cuentas de gastos es obligatorio, salvo que lleves la contabilidad fuera de Spendesk o utilices una cuenta provisional.
Una vez revisada toda la información, haz clic en el botón Marcar como listo para mover el pago a la pestaña Exportar.
¿Has cometido un error? Si has validado un pago demasiado rápido, puedes corregirlo:
Ve a la pestaña Exportar y selecciona Ver.
Haz clic en el pago y utiliza el botón Reenviar a Preparar para realizar los cambios necesarios.
Usar la función «Agrupar por»
La función Agrupar por te permite actualizar eficazmente varios pagos similares a la vez. Agrupa los pagos por:
Tipo de gasto
Proveedor
Cuenta de gastos
Cuenta de IVA
Una vez agrupados, selecciona los pagos y haz clic en Editar transacciones o Marcar como listo.
Notas importantes
Al editar varios pagos, los cambios se aplican a todos los elementos seleccionados.
Si un pago vuelve a aparecer en la pestaña Preparar después de haberlo marcado como listo, puede deberse a que has actualizado una cuenta de IVA o una cuenta de gastos. Los pagos que todavía no se han exportado volverán a Preparar para garantizar que se apliquen todas las actualizaciones.