Navega a la pestaña Preparar
Ve a la pestaña Contabilidad > Preparar para revisar, editar y validar tus pagos y cuentas por pagar. Esto incluye agregar detalles de IVA, asignar cuentas de gastos, verificar proveedores y otra información necesaria.
Revisa los recibos
Asegúrate de que todos los recibos estén presentes y sean válidos.
Recibos faltantes:
Envía un recordatorio al solicitante por Slack o correo electrónico.
Alternativamente, puedes subir el recibo tú mismo.
Guía de estado de recibos:
Verde: El recibo es válido.
Naranja: El recibo no es válido.
Rojo: Falta el recibo.
Gris: El recibo se ha declarado como perdido.
Azul: Falta el recibo, pero no está vencido.
Revisa la información del pago
Al revisar un pago, verifica y actualiza lo siguiente según sea necesario:
Información del proveedor
Tasa de impuestos
Tipo de pago
Cuentas de gastos
Si un pago no incluye IVA, selecciona Exento.
Completar el IVA y las cuentas de gastos es obligatorio, a menos que realices la contabilidad fuera de Spendesk o uses una cuenta ficticia ("dummy").
Una vez que todo esté revisado, haz clic en el botón Marcar como listo para mover el pago a la pestaña Exportar.
¿Cometiste un error?
Si validaste un pago demasiado rápido, puedes corregirlo:
Ve a la pestaña Exportar y selecciona Ver.
Haz clic en el pago y usa el botón Reenviar a Preparar para realizar ajustes.
Usa la función "Agrupar por"
La función Agrupar por te permite actualizar de manera eficiente pagos similares de una sola vez. Agrupa los pagos por:
Tipo de gasto
Proveedor
Cuenta de gastos
Cuenta de IVA
Una vez agrupados, selecciona los pagos y haz clic en Editar transacciones o Marcar como listo.
Notas importantes:
Al editar varios pagos, los cambios se aplican a todos los elementos seleccionados.
Si un pago reaparece en la pestaña Preparar después de marcarlo como listo, podría deberse a que actualizaste una cuenta de IVA o gastos. Los pagos que aún no se hayan exportado volverán a Preparar para asegurar que se apliquen todas las actualizaciones.