Configura cuentas de empleado para contabilizar correctamente (registrar en tus registros contables) las solicitudes de reembolso en Spendesk. Puedes usar una cuenta predeterminada, cuentas específicas por empleado, o una combinación de ambas.
Para: Controladores y Propietarios de cuenta con el módulo de solicitudes de reembolso activado.
Tabla de contenidos
Antes de empezar
Usar una cuenta de empleado predeterminada
Añadir una cuenta de empleado específica
Eliminar una cuenta de empleado específica
Encontrar cuentas de empleado en tus archivos de exportación
Solución de problemas
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Antes de empezar
Necesitas el rol de Controlador o Propietario de cuenta para gestionar cuentas de empleado.
El módulo de solicitudes de reembolso debe estar activado en tu cuenta.
Si usas la integración DATEV UO, los códigos de tus cuentas de empleado deben seguir los requisitos de formato de DATEV (consulta la guía de configuración de DATEV UO enlazada a continuación).
Si usas la integración nativa de Xero, las cuentas de empleado se sincronizan con tu plan de cuentas conectado.
👥 Roles : Solo los Controladores y Propietarios de cuenta pueden configurar o editar cuentas de empleado.
🔒 Acceso : Esta configuración solo está disponible si el módulo de solicitudes de reembolso está activado en tu cuenta.
Usar una cuenta de empleado predeterminada
Usa esta opción si no necesitas cuentas específicas por empleado, o si prefieres contabilizar todas las solicitudes de reembolso bajo una sola cuenta.
Ve a Configuración > Plan de cuentas > Cuentas de empleado
Introduce el código de la cuenta en el campo de cuenta predeterminada
Haz clic en "Guardar"
Añadir una cuenta de empleado específica
Puedes añadir una cuenta específica para un empleado concreto de dos maneras.
Desde la configuración contable
Ve a Configuración > Plan de cuentas > Cuentas de empleado
Selecciona el nombre del empleado en el menú desplegable
Introduce el código de cuenta específico junto al nombre del empleado
Haz clic en "Guardar"
💡 Consejo : Spendesk marca automáticamente los códigos de cuenta duplicados para ayudarte a evitar errores. Haz clic en el encabezado de una columna para ordenar los códigos de cuenta alfabéticamente.
Al preparar tu cierre mensual
Ve a Contabilidad > Preparar
Haz clic en "Agrupar por" y selecciona "Tipo de gasto" para mostrar solo las solicitudes de reembolso
Haz clic en el campo de cuenta de empleado en una línea de pago
Selecciona o introduce el código de cuenta
Haz clic en "Guardar"
Eliminar una cuenta de empleado específica
Ve a Configuración > Plan de cuentas > Cuentas de empleado
Localiza la cuenta de empleado que deseas eliminar
Haz clic en el icono de papelera en la línea correspondiente
Encontrar cuentas de empleado en tus archivos de exportación
La exportación contable contiene dos documentos. Las cuentas de empleado aparecen de forma diferente según el documento y la plantilla de exportación.
Una vez que reembolsas a un empleado desde Spendesk, las solicitudes de reembolso relacionadas aparecen automáticamente en el diario bancario. Si no has reembolsado al empleado desde Spendesk, el diario bancario permanece vacío para esa solicitud.
Tu cuenta bancaria de Spendesk se trata como una cuenta de proveedor (401 Varios) en las exportaciones. Encuéntrala en Configuración > Plan de cuentas > Cuenta varios. Todos los pagos con tarjeta de Spendesk (virtual o física) aparecen bajo esta cuenta 401 en tu diario bancario.
Solución de problemas
Síntoma : No encuentras la sección Cuentas de empleado en Configuración.
Causa : Tu rol no tiene acceso, o el módulo de solicitudes de reembolso no está activado.
Solución : Confirma que has iniciado sesión como Controlador o Propietario de cuenta. Pide a tu Propietario de cuenta que active el módulo de solicitudes de reembolso si no está habilitado.
Síntoma : Un código de cuenta de empleado aparece marcado o duplicado.
Causa : El mismo código de cuenta está asignado a más de un empleado.
Solución: Ve a Configuración > Plan de cuentas > Cuentas de empleado, revisa las filas marcadas y asigna un código único a cada empleado.
Síntoma : La columna de cuenta de empleado está vacía en tu archivo de exportación.
Causa : No se estableció ninguna cuenta de empleado predeterminada o específica para esa solicitud de reembolso antes de la exportación.
Solución : Ve a Contabilidad > Preparar, agrupa por Tipo de gasto y asigna una cuenta al pago antes de volver a exportar.