La configuración de cuentas de empleados solo está disponible para los Controladores y propietarios de cuentas que tienen activado el módulo de reembolsos de gastos. Esta función aún no está disponible para los usuarios de Xero y Datev.
En Spendesk, tienes 4 opciones para registrar los reembolsos de gastos:
Usar solo una cuenta predeterminada,
Usar solo cuentas específicas de empleados,
Usar tanto cuentas específicas de empleados como la cuenta predeterminada,
Usar cuentas de empleados y cuentas auxiliares.
Usar una cuenta de empleado predeterminada
Si no tienes cuentas específicas de empleados o prefieres registrar todos los reembolsos bajo la misma cuenta, puedes usar una cuenta de empleado predeterminada.
Agrega tu cuenta genérica en Ajustes > Plan de cuentas > Cuentas de empleados: ingresa su código y no olvides guardar.
Agregar una cuenta específica de empleado
Hay 2 formas de agregar una cuenta de empleado.
Desde la configuración contable
Ve a Ajustes > Plan contable, luego a la sección Cuentas de empleados. Llena la tabla
seleccionando el nombre del empleado en el menú desplegable. Luego, agrega la cuenta específica de empleado junto al nombre del empleado.
Marcamos duplicados para evitar confusiones. También puedes ordenar las columnas alfabéticamente haciendo clic en el encabezado.
Durante la preparación del cierre mensual
También puedes agregar la cuenta de empleado directamente desde la pestaña Contabilizar > Preparar.
Para mostrar solo los reembolsos de gastos, usa la función Agrupar por > Tipo de gasto.
Eliminar una cuenta específica de empleado
Puedes eliminar una cuenta de empleado en Ajustes > Plan contable > Cuentas de empleados. Haz clic en la pequeña papelera en la línea correspondiente para eliminar la cuenta de empleado.
Identificar la cuenta de empleado en tus archivos de exportación
En la exportación contable, tienes dos documentos:
Diario de compras
Si usas una plantilla de exportación de doble entrada (débito/crédito), la cuenta de empleado se encuentra en la línea de crédito.
Si usas una plantilla de exportación de entrada única, se muestra en la columna "Contraparte".
Diario bancario
Si reembolsaste a tu empleado desde Spendesk, los reembolsos correspondientes aparecen automáticamente en el diario bancario. Las cuentas de empleados se muestran en la columna "Contraparte". De lo contrario, el diario bancario permanece vacío.
La cuenta bancaria de Spendesk se convierte en una cuenta de proveedor (401 Miscelánea). Encuéntrala en Ajustes > Plan contable > Cuenta miscelánea. En tu diario bancario, todos los pagos con tarjetas virtuales o físicas de Spendesk ahora aparecen bajo esta cuenta 401.