Debes adjuntar un justificante válido a cada pago con tarjeta y a cada nota de gastos en Spendesk. Este artículo explica qué se considera un justificante válido y cómo subirlo.
Para: Todos los usuarios de Spendesk que realicen pagos con tarjeta o presenten notas de gastos.
Tabla de contenidos
Antes de empezar
Qué hace que un justificante sea válido
Cómo subir tu justificante
Qué hacer si no puedes aportar un justificante
Solución de problemas
Preguntas frecuentes
Antes de empezar
Disponible para todos los usuarios de Spendesk, en todos los planes
No se requiere ningún rol ni permiso especial para subir tus propios justificantes
Necesitas acceso al pago o a la nota de gastos en Expenses > All Payments
Los archivos de justificantes deben tener formato PDF, JPG o PNG y pesar menos de 1 MB
👥 Solo los Requesters pueden subir justificantes para sus propios pagos. Los Controllers y los equipos de Finanzas revisan los justificantes enviados, pero no pueden crearlos en nombre de un usuario.
Qué hace que un justificante sea válido
Un justificante válido es un documento emitido por el comercio como prueba de compra.
Debe incluir :
La fecha de la compra
El nombre y la dirección del proveedor
Una descripción de los artículos adquiridos, incluyendo precios individuales y cantidades
El importe del IVA (impuesto sobre el valor añadido), si corresponde
El precio total
Los siguientes documentos no son justificantes válidos :
Extractos de tarjeta de crédito
Detalles de viajes o trayectos
Formularios de pedido
Órdenes de compra
⚠️ Nunca envíes una página en blanco ni un documento falso para eludir el requisito del justificante. Esto no es un justificante válido. Si no dispones de justificante, utiliza en su lugar la declaración "No puedo aportar justificante" descrita a continuación.
Cómo subir tu justificante
Puedes subir un justificante de cuatro formas :
Abre la aplicación móvil de Spendesk
Ve al pago que necesita un justificante
Haz una foto de tu justificante o adjunta una foto existente
También puedes:
Inicia sesión en Spendesk.com
Ve a Expenses > All Payments
Arrastra y suelta el archivo de tu justificante sobre el pago correspondiente
O responder por correo electrónico :
Abre el correo de confirmación de pago que recibiste de Spendesk
Responde a ese correo
Adjunta el archivo de tu justificante a la respuesta
O reenviar por correo electrónico :
Localiza la dirección de correo electrónico de justificantes específica de tu empresa en Settings > Payments
Reenvía tu justificante a esa dirección (formato : receipts+yourcompanyid@spendesk.com)
📋 Spendesk comprueba automáticamente si hay justificantes duplicados. Confirma que tu justificante no se haya subido ya antes de volver a enviarlo.
Para más detalles sobre los pagos con tarjeta en concreto, consulta Adjuntar tu recibo a un pago con tarjeta.
Qué hacer si no puedes aportar un justificante
Si el comercio no te entregó un justificante, o lo has perdido, debes indicarlo igualmente en Spendesk.
Ve a Expenses > All Payments
Abre el pago al que le falta un justificante
Haz clic en el botón gris junto a "Upload a receipt"
Selecciona "Can't provide receipt"
Elige el motivo (por ejemplo, "el comercio no proporcionó justificante" o "justificante perdido")
Firma la declaración para enviarla
Esto crea una declaración jurídicamente vinculante (una declaración jurada) que tu equipo de Finanzas puede utilizar para justificar el gasto.
⚠️ No puedes editar esta declaración una vez enviada. Utilízala únicamente cuando realmente no puedas aportar un justificante.
Los reembolsos se marcan automáticamente como "es posible que no haya justificante", por lo que no es necesario presentar una declaración manual para ellos.
Si más adelante encuentras el justificante, ve a Gastos > Todos los pagos y haz clic en «Añadir el justificante» en ese mismo pago para adjuntarlo, salvo que el pago ya se haya exportado a tu programa de contabilidad, en cuyo caso ya no podrá modificarse.
Para más información, consulta Marcar un recibo como "No se puede añadir" (para solicitantes).
Solución de problemas
Síntoma : La subida falla o el archivo no se adjunta
Causa : El formato o el tamaño del archivo no cumple los requisitos
Resolución :
Confirma que tu archivo es un PDF, JPG o PNG
Confirma que tu archivo pesa menos de 1 MB
Comprime el archivo con una herramienta en línea si es demasiado grande y vuelve a intentarlo
Síntoma : No puedes arrastrar y soltar un justificante en PDF en Chrome
Causa : Es posible que Chrome esté configurado para descargar los PDF en lugar de abrirlos.
Resolución :
Abre la configuración de Chrome
Ve al ajuste de documentos PDF
Selecciona "Abrir PDF en Chrome"
Vuelve a intentar la subida
Síntoma : Spendesk marca tu justificante como duplicado
Causa: El mismo justificante ya se subió a otro pago
Resolución :
Comprueba Expenses > All Payments para localizar el envío original
Confirma que el justificante está adjunto al pago correcto
Contacta con tu equipo de Finanzas si crees que se trata de un error
Síntoma : No puedes subir un justificante para un pago
Causa : El pago todavía no es completamente visible, o ya se ha exportado a tu software de contabilidad
Resolución :
Comprueba si el pago aparece como "pendiente"; los pagos con tarjeta pueden tardar hasta 8 días en liquidarse antes de poder subir justificantes
Espera a que el pago sea completamente visible y, después, sube tu justificante
Si el pago aparece como "Exportado", ya no se pueden añadir ni modificar justificantes. Contacta con tu equipo de Finanzas para conocer los siguientes pasos.
Síntoma : No puedes subir un justificante para un gasto ya marcado como "justificante pendiente"
Causa : El gasto tiene una declaración activa de "no se puede aportar"
Resolución :
Ve a Expenses > All Payments y abre el gasto
Haz clic en "Upload your receipt" para adjuntar el justificante que has encontrado
Si el botón no está disponible, contacta con support@spendesk.com para obtener ayuda
Preguntas frecuentes
¿Qué documentos se consideran justificantes válidos?
Un justificante válido debe mostrar la fecha de compra, el nombre y la dirección del proveedor, una descripción de los artículos adquiridos con precios individuales y cantidades, el importe del IVA si corresponde, y el precio total.
¿Puedo presentar el extracto de mi tarjeta de crédito como justificante?
No. Los extractos de tarjeta de crédito, los detalles de viajes, los formularios de pedido y las órdenes de compra no son justificantes válidos a efectos fiscales y contables.
¿Qué ocurre si no puedo aportar un justificante?
Selecciona "Can't provide receipt" en Spendesk y elige el motivo. Esto genera una declaración firmada que tu equipo de Finanzas puede utilizar en lugar de un justificante.
¿Puedo subir un justificante después de haberlo marcado como "no se puede aportar"?
Sí, puedes añadir un justificante después de haber seleccionado «No se puede proporcionar un justificante», siempre que el pago todavía no se haya exportado a tu programa de contabilidad.
Para hacerlo :
Accede a Gastos > Todos los pagos
Abre el pago correspondiente
Haz clic en Añadir el justificante
Adjunta el documento que has recuperado
La declaración enviada anteriormente no se puede modificar, pero puedes añadir el justificante al mismo pago.
Si el botón no está disponible, normalmente significa que el pago ya se ha exportado o que se aplica alguna restricción. En ese caso, ponte en contacto con tu equipo de Finanzas o con el servicio de atención al cliente de Spendesk.