Como se indica en nuestras condiciones generales de uso, disponibles aquí, Spendesk se encarga del sellado temporal (time-stamping) y el almacenamiento de los documentos (por ejemplo, recibos y facturas) que subes a la plataforma.
Si es necesario, tus documentos se convierten al formato PDF.
Cada archivo PDF se sella y se marca con fecha y hora mediante un sello electrónico con un número único proporcionado por un proveedor externo. El sello cumple con el reglamento eIDAS, que garantiza la integridad de cada documento, el cual se conserva en un servidor seguro (certificado ISO 27001) ubicado en la Unión Europea. Cada documento se almacena de forma segura durante el periodo de conservación indicado en la política de privacidad de datos personales de Spendesk.
¿Cómo funciona?
Para el sellado estándar de documentos, tú y tus empleados podéis usar nuestra aplicación móvil o el acceso de escritorio para subir una foto o un PDF de vuestro recibo. Guardaremos automáticamente el documento con un sello oficial y una fecha, y almacenaremos de forma segura vuestros documentos digitales durante 10 años.
Garantías de cumplimiento normativo
Colaboramos con Universign y Amazon Glacier Vaults para garantizar que nuestras operaciones cumplen con los estándares legales más exigentes. Universign garantiza la integridad de tus recibos, y Amazon almacena de forma segura tus nuevos documentos electrónicos en su sistema de archivo cifrado.
Esta función está disponible para todos nuestros clientes y está incluida en todos los planes de facturación desde 2021.
Para obtener un archivo zip con tus documentos sellados y con marca de tiempo, ponte en contacto con support@spendesk.com; solicitaremos la exportación a nuestro equipo técnico y te la proporcionaremos lo antes posible.
Digitalización en España (certificada por la AEAT)
La ley española exige que la digitalización de un documento en papel (por ejemplo, un recibo o una factura) siga un proceso determinado para ser aprobada por la Agencia Tributaria española (AEAT). Spendesk se ha asociado con el líder del sector, ZeroComa, para digitalizar documentos en papel de nuestros clientes en España y ayudarles a prescindir del papel. Este proceso conforme a la normativa también se conoce como recibo digitalizado en papel (DPR, por sus siglas en inglés). Para obtener más información sobre nuestro proceso de digitalización en España, lee este artículo.
Importante: un documento en papel solo puede certificarse como documento digitalizado español conforme a la normativa cuando se captura con la cámara de la aplicación móvil de Spendesk. Los documentos subidos desde el carrete de fotos, desde archivos o a través de la aplicación web no se envían para su certificación como DPR. Si utilizas uno de estos métodos de carga, conserva el recibo en papel original.
Si la digitalización falla, sigue las indicaciones de la aplicación de Spendesk para tomar otra foto. Conserva el recibo en papel hasta que el documento se haya digitalizado correctamente.
Esta función está disponible para todos los clientes en España, pero debe activarse.
Habla con tu Customer Success Manager o ponte en contacto con support@spendesk.com para activarla.
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