Subir facturas de proveedores en Spendesk
Los Propietarios de cuenta y cualquier miembro con un rol de Solicitante pueden subir facturas de proveedores en Spendesk a través de la pestaña Solicitudes. También se puede enviar una factura a una dirección de correo personalizada para generar un borrador en Spendesk y/o asignarlo a un usuario.
Controladores: Si necesitas subir facturas, contacta a tu Propietario de cuenta o Administrador para actualizar tu rol a Solicitante. También puedes solicitar la dirección de correo personalizada de tu empresa para enviar facturas directamente a su cuenta Spendesk.
Cómo subir una factura
Haz clic en el botón Nueva solicitud.
Selecciona Subir una factura.
Sube tu factura: Los formatos compatibles son .JPG, .PNG y .PDF. Puedes cargar varios archivos a la vez.
Nuestra herramienta OCR, Marvin, extraerá automáticamente la información relevante de tus facturas.
Puedes completar o modificar los campos manualmente si es necesario.
Si se trata de un nuevo proveedor, puede que necesites añadir sus datos bancarios. Esta información se guardará para futuras facturas. Puedes subirlos en formato .PDF, .PNG o .JPG. Si esta información no está disponible, puedes omitir este paso; los Controladores podrán agregarla más tarde durante la revisión.
Una vez que los datos del proveedor estén completos, haz clic en Continuar.
En la siguiente pantalla:
Añade una descripción.
Incluye información analítica como campos personalizados, categorías de gastos o centros de costo (si es necesario).
Cuando todo esté completo, haz clic en Subir mi factura.
Tu factura será aprobada automáticamente o enviada a un aprobador, dependiendo de la política de aprobación de tu empresa. Puedes consultar esta política en la pestaña Avatar > Mi perfil bajo tu información personal.
Los aprobadores pueden encontrar las facturas subidas en Solicitudes > Facturas de equipo. Una vez aprobadas, pasarán a Facturas > Por revisar.
Registrar facturas antes del pago
Las facturas aprobadas en la pestaña Facturas - Por revisar aparecen automáticamente en la pestaña Registrar, así como en la pestaña Facturas - Pago, lo que permite exportar las deudas con proveedores.
⚠️ Si una factura es aprobada en Facturas - Revisión, ya no puede ser cancelada en Solicitudes. Para eliminarla, márcala como pagada y elimínala del archivo exportado .csv antes de importarlo a tu software contable.
Subir varias facturas
El proceso es el mismo que para una factura única:
Arrastra y suelta varias facturas en la sección Subir una factura.
Marvin extraerá los detalles de cada factura, que deberás validar antes de subir los borradores.
ℹ️ También puedes subir un abono a través del flujo Nueva solicitud > Abono.
Facturas y órdenes de compra
Si una órden de compra ya ha sido aprobada, la factura asociada puede:
Ser aprobada automáticamente (si esta función está activada).
Requerir aprobación antes de ser confirmada y pagada.
Facturas en monedas extranjeras
Al subir una factura en moneda extranjera, Spendesk utiliza el tipo de cambio de la fecha de emisión proporcionado por Fixer.io para sugerir el monto de reembolso.
Este monto permanecerá sin cambios a menos que la fecha de emisión sea modificada por un Controlador.
FAQ
¿Quién puede subir una factura?
Los Propietarios de cuenta y miembros con el rol de Solicitante pueden subir facturas. Los Controladores deben contactar a su Propietario de cuenta o Administrador para obtener este rol.¿Qué formatos de archivo son compatibles?
Los formatos compatibles son .JPG, .PNG y .PDF.¿Qué hago si no tengo los datos bancarios del proveedor?
Puedes omitir este paso durante la subida. Los Controladores pueden agregar esta información más tarde durante la revisión.¿Puedo subir varias facturas a la vez?
Sí, puedes subir varias facturas simultáneamente. Cada archivo creará un borrador separado para validar.¿Cómo se gestionan las facturas en monedas extranjeras?
Spendesk utiliza los tipos de cambio de Fixer.io basados en la fecha de emisión de la factura.
Enviar una factura por correo electrónico
Haz clic a continuación para obtener más información:
Enviar una factura por móvil
Haz clic abajo para más detalles: