Subir facturas de proveedores en Spendesk

Los Propietarios de cuenta y cualquier miembro con un rol de Solicitante pueden subir facturas de proveedores en Spendesk a través de Gastos > Solicitudes > Bandeja de entrada. También se puede enviar una factura a una dirección de correo personalizada para generar un borrador en Spendesk y/o asignarlo a un usuario.

Controladores: Si necesitas subir facturas, contacta a tu Propietario de cuenta o Administrador para actualizar tu rol a Solicitante. También puedes solicitar la dirección de correo personalizada de tu empresa para enviar facturas directamente a su cuenta Spendesk.

Cómo subir una factura

Haz clic en el botón Nueva solicitud.
Selecciona Subir una factura.
Sube tu factura: Los formatos compatibles son .JPG, .PNG y .PDF. Puedes cargar varios archivos a la vez.
- Nuestra herramienta OCR, Marvin, extraerá automáticamente la información relevante de tus facturas.
- Puedes completar o modificar los campos manualmente si es necesario.
Si se trata de un nuevo proveedor, puede que necesites añadir sus datos bancarios. Esta información se guardará para futuras facturas. Puedes subirlos en formato .PDF, .PNG o .JPG. Si esta información no está disponible, puedes omitir este paso; los Controladores podrán agregarla más tarde durante la revisión.
Una vez que los datos del proveedor estén completos, haz clic en Continuar.
En la siguiente pantalla:
- Añade una descripción.
- Incluye información analítica como campos personalizados, categorías de gastos o centros de costo (si es necesario).
Cuando todo esté completo, haz clic en Subir mi factura.

Tu factura será aprobada automáticamente o enviada a un aprobador, dependiendo de la política de aprobación de tu empresa. Puedes consultar esta política en la pestaña Avatar > Mi perfil bajo tu información personal.

Los aprobadores pueden encontrar las facturas subidas en Gastos > Solicitudes > Facturas de equipo. Una vez aprobadas, pasarán a Gastos > Facturas > Por revisar.

Registrar facturas antes del pago

Después de la revisión financiera, la factura aparece tanto en Registrar > Preparar como en Gastos > Facturas > Pagar. Puedes preparar y exportar el payable antes de realizar el pago al proveedor.

En Registrar > Preparar, completa la información contable, incluidas las cuentas de gastos, las cuentas de IVA y las cuentas por pagar. Marca el payable como listo y expórtalo desde Registrar > Exportar.

Para las facturas de proveedores, la fecha del payable es la fecha de emisión de la factura. La fecha contable puede ser distinta si exportas la factura en un periodo contable posterior.

Una vez que una factura ha pasado la revisión financiera, no puedes cancelarla desde Solicitudes. Si necesitas corregirla, contacta con tu Controller o Propietario de cuenta.

Subir varias facturas

El proceso es el mismo que para una factura única:

Arrastra y suelta varias facturas en la sección Subir una factura.
Marvin extraerá los detalles de cada factura, que deberás validar antes de subir los borradores.

ℹ️ También puedes subir un abono a través del flujo Nueva solicitud > Abono.

Facturas y órdenes de compra

Si una órden de compra ya ha sido aprobada, la factura asociada puede:

Ser aprobada automáticamente (si esta función está activada).
Requerir aprobación antes de ser confirmada y pagada.

Facturas en monedas extranjeras

Cuando una factura de proveedor está en una moneda distinta de la moneda de la empresa, Spendesk utiliza el tipo de cambio histórico de la fecha de emisión de la factura para calcular el importe convertido en la moneda de la empresa.

En Registrar > Preparar, Spendesk muestra el importe convertido y el tipo de cambio guardados para el payable. Esto es independiente del tipo de cambio utilizado para un pago internacional. La conversión se recalcula si cambia el importe, la moneda o la fecha de emisión de la factura.

FAQ

¿Quién puede subir una factura?
Los Propietarios de cuenta y miembros con el rol de Solicitante pueden subir facturas. Los Controladores deben contactar a su Propietario de cuenta o Administrador para obtener este rol.
¿Qué formatos de archivo son compatibles?
Los formatos compatibles son .JPG, .PNG y .PDF.
¿Qué hago si no tengo los datos bancarios del proveedor?
Puedes omitir este paso durante la subida. Los Controladores pueden agregar esta información más tarde durante la revisión.
¿Puedo subir varias facturas a la vez?
Sí, puedes subir varias facturas simultáneamente. Cada archivo creará un borrador separado para validar.
¿Cómo se gestionan las facturas en monedas extranjeras?
Spendesk utiliza el tipo de cambio histórico de la fecha de emisión de la factura para calcular el importe convertido en la moneda de la empresa. La conversión se recalcula si cambia el importe, la moneda o la fecha de emisión de la factura.