Los Dueños de Cuenta y cualquier miembro con rol de Solicitante pueden enviar una factura de proveedor en Spendesk desde la pestaña de Solicitudes. También es posible enviar una factura a una dirección de correo electrónico personalizada para crear un borrador en Spendesk y/o asignarlo a un usuario.
➡️ Si eres Controlador y necesitas enviar facturas, ponte en contacto con tu Dueño de Cuenta o Administrador para que actualicen tu rol y añadan el rol de "Solicitante" a tus roles existentes, o solicita la dirección de correo electrónico personalizada de tu empresa para poder enviar facturas a la cuenta de Spendesk de la entidad.
Enviar una factura
Haz clic en el botón "Nueva solicitud".
Selecciona el botón "Enviar una factura".
Carga tu factura: admitimos archivos .JPG, .PNG y .PDF, puedes cargar varios al mismo tiempo.
Nuestro OCR Marvin extrae automáticamente la información relevante de tus facturas. Puedes rellenar el resto manualmente o editarla si algo está incompleto o es incorrecto.
En el caso de nuevos proveedores, es posible que tengas que introducir sus datos bancarios. Esta información se guarda para futuras facturas del mismo proveedor o proveedores. Puedes añadir esta información como archivo .PDF, .PNG o .JPG. Si no los tienes, puedes saltarte este paso. El Controlador puede añadirlos más tarde al revisar la factura.
Una vez que hayas completado la información del proveedor, haz clic en "Continuar".
En la siguiente pantalla, completa la descripción y, si es necesario, cualquier información analítica relacionada con la factura (pueden ser campos personalizados, categorías de gasto o incluso centros de coste).
Cuando estés listo, haz clic en el botón "Enviar mi factura".
Tu factura será validada automáticamente o por un aprobador (dependiendo de tu política de aprobación, que se explica en tu Avatar > pestaña Mi perfil en tu información personal).
👉 Tus aprobadores encontrarán esta factura en "Solicitud > Facturas de equipo". Una vez aprobada, pasa a "Facturas > Para revisar".
Es posible contabilizar una factura antes del pago.
Una vez aprobada en Facturas - Revisar, una factura pasa tanto a la pestaña Contabilidad como a la pestaña Facturas - Pagar, lo que permite exportar los pagos.
Ten en cuenta que si una factura ha sido aprobada en Facturas - Revisar, ya no es posible cancelarla en Solicitudes. En ese caso, tendrás que marcarla como pagada y eliminarla del archivo .csv antes de importarla a tu programa de contabilidad.
Presentar varias facturas a la vez
Procede de la misma manera que para las facturas individuales, pero arrastra y suelta varias facturas en la parte "cargar factura" de la pantalla en lugar de una sola. Esto abrirá varios borradores y Marvin (nuestro robot OCR) extraerá información de estas facturas - tendrás que validarlas antes de enviar el borrador.
Nota: también puede cargar una nota de crédito utilizando el flujo Nueva solicitud > Nota de crédito.
Enviar una factura por correo electrónico
Haz clic a continuación para obtener más información:
Enviar una factura por móvil
Haz clic abajo para más detalles:
Facturas x Órdenes de compra
⛳️ Si presentas un pedido de compra que es aprobado y luego una factura, la factura tendrá que ser aprobada también.
Facturas en moneda extranjera
Cuando se presenta una factura en una moneda extranjera, utilizamos el tipo de cambio de la fecha de emisión de https://fixer.io/ para sugerir un importe a reembolsar a la empresa.
Este importe no debería cambiar mientras la fecha de emisión no sea modificada por un controlador.