Una vez que los Solicitantes envían facturas y los Aprobadores las aprueban, los Controladores revisan los detalles y marcan cada factura como revisada antes de que pase a la programación de pagos.
Para: Controladores y Propietarios de la cuenta.
Tabla de contenidos
Antes de empezar
Revisar una factura
Crear o actualizar un proveedor desde la pestaña Revisar
Añadir una referencia de pago
Programar varias fechas e importes de pago para una misma factura
Caso especial: facturas pagadas por domiciliación bancaria
Solución de problemas
Artículos relacionados
Antes de empezar
Solo los Controladores y los Propietarios de la cuenta pueden revisar facturas.
La factura debe haber sido enviada previamente por un Solicitante y aprobada por un Aprobador antes de aparecer en la pestaña Revisar.
Añadir una referencia de pago solo está disponible para carteras en EUR que pagan en EUR.
Una vez que una factura se marca como revisada, ya no puedes editar el importe total. Aún puedes editar los pagos programados, la descripción, los detalles de la factura y la información analítica (centro de costes, proyecto o etiquetas de categoría).
Puedes devolver una factura a Revisar después de que haya sido confirmada y movida a Programar, siempre que no se haya intentado ni realizado ningún pago. Si la factura contiene varios pagos programados, no se puede devolver una vez que uno de esos pagos ya se ha pagado.
Si la factura ya está en Preparar y marcada como lista, pero aún no se ha exportado, ve a Contabilidad > Exportar, selecciona el periodo correspondiente, abre la factura y devuelve la cuenta a pagar a Preparar. Después podrás devolverla a Revisar.
Revisar una factura
Ve a Facturas > Revisar.
Comprueba la información de la factura que aparece en la lista. Las facturas se ordenan por fecha de emisión, mostrando primero las más recientes.
Haz clic en una factura para abrir sus detalles.
Haz clic en Validar para confirmar que la factura es correcta y está lista para la programación de pagos.
Alternativamente, si la factura es incorrecta:
Haz clic en Rechazar en lugar de Validar.
Confirma el rechazo.
Si la factura es una factura electrónica francesa, puedes:
💡 Consejo : Rechazar una factura la devuelve a la pestaña Solicitudes como totalmente denegada. El Solicitante debe volver a enviarla, y la factura rechazada no se puede editar.
⚠️ Advertencia : Después de que una factura sea validada (marcada como revisada), no puedes editar el importe total. Solo siguen siendo editables los pagos programados, la descripción, los detalles de la factura y la información analítica.
Crear o actualizar un proveedor desde la pestaña Revisar
Abre la factura en la pestaña Revisar.
Haz clic en el menú "..." junto al nombre del proveedor.
Selecciona la opción para ver o actualizar los detalles del proveedor.
Introduce el nombre legal, la dirección y los datos bancarios del proveedor.
Haz clic en Guardar.
💡 Consejo: Una vez guardados, no tendrás que volver a introducir los datos bancarios de este proveedor en su próxima factura.
Añadir una referencia de pago
Abre la factura en Facturas > Revisar
Localiza el campo de referencia de pago del proveedor
Edita el campo para introducir una referencia personalizada, de hasta 18 caracteres, o deja el número de factura predeterminado
Haz clic en Guardar
Esta referencia aparece en el archivo de exportación XML (en la etiqueta <CdtrRefInf>) y en las transferencias bancarias enviadas desde la cartera. Si guardas el campo sin ningún valor, permanecerá vacío.
🔒 Acceso: Las referencias de pago solo están disponibles para carteras en EUR que realizan pagos en EUR.
Programar varias fechas e importes de pago para una misma factura
Ve a Facturas > Revisar
Selecciona la factura que quieres dividir en varios pagos
En la columna central, busca la sección Programación de pagos
Haz clic en Programar un nuevo pago
Introduce la fecha y el importe de cada pago programado
Una vez que las facturas de tu equipo estén revisadas y programadas, podrás pagarlas.
Caso especial : facturas pagadas por domiciliación bancaria
Abre la factura en Facturas > Revisar
Localiza el campo Método de pago
Selecciona Domiciliación bancaria si el proveedor cobra el pago directamente de tu cuenta bancaria
Haz clic en Validar
Al seleccionar Domiciliación bancaria se omite el paso de Pagar, y la factura se marca como pagada directamente.
👥 Roles: Los pagos por domiciliación bancaria siguen retirando fondos de la cuenta bancaria de tu empresa a través del proveedor, exactamente como antes. Esta configuración solo cambia cómo Spendesk hace el seguimiento de la factura, no cómo se ejecuta el pago.
Aplicar crédito disponible a una factura
Al revisar una factura, los Controladores y los Propietarios de la cuenta pueden ver y aplicar el crédito disponible del proveedor.
Abre la factura en Facturas > Revisar. Si el proveedor tiene crédito elegible, el importe disponible aparece junto al nombre del proveedor.
Haz clic en Aplicar al final de la página.
Revisa el importe actualizado de la factura y, a continuación, valida la factura.
Spendesk aplica automáticamente las notas de crédito elegibles del mismo proveedor y la misma divisa, empezando por la nota de crédito más antigua. El crédito reduce el importe a pagar.
Solución de problemas
Síntoma : Ves una advertencia de duplicado al revisar una factura.
Causa : Spendesk ha detectado el mismo archivo adjunto, o el mismo proveedor y número de factura, en una factura ya enviada.
Solución : Comprueba la factura marcada con tus registros. Si es un duplicado real, haz clic en Rechazar para evitar pagarla dos veces.
Síntoma : No puedes editar el importe total de una factura.
Causa : La factura ya ha sido marcada como revisada.
Solución : Edita en su lugar los pagos programados, la descripción, los detalles de la factura o la información analítica. Para cambiar el importe total, utiliza tu software de contabilidad, o devuelve la factura a Revisar si aún no se ha marcado como lista ni se ha exportado (consulta el artículo relacionado a continuación).
Síntoma : Falta el campo de cuentas a pagar al revisar una factura.
Causa : El proveedor todavía no tiene una cuenta a pagar asociada.
Solución: Haz clic en el nombre del proveedor, abre sus detalles y añade la información de cuentas a pagar antes de validar la factura.