Solo los controladores y los propietarios de cuentas pueden pagar o contabilizar las facturas de los proveedores.
Los controladores pueden añadir las facturas a la contabilidad desde la pestaña Preparar tan pronto como hayan sido "revisadas" en la página Facturas > Revisar.
Importante: 1 factura = 1 reembolso. Si tienes 35 facturas pendientes de un mismo proveedor, este recibirá 35 transferencias.
Importante: El límite diario es de 100k EUR/GBP por entidad. Estamos trabajando para aumentar este límite.
Para pagar facturas, Facturas > Pagar.
Paga facturas validadas con los fondos "disponibles" de tu cuenta Spendesk.
Elige una fecha de ejecución
Paga en fechas de vencimiento individuales: por defecto, cada línea seleccionada se ejecutará el:
si el pago está atrasado o se debe realizar hoy: tan pronto como el propietario de cuenta lo confirme, nuestro socio bancario ejecutará la transferencia entre el mismo día y la mañana siguiente.
si el pago se debe hacer en el futuro: una vez confirmado por el propietario de cuenta, la transferencia se ejecutará en la fecha seleccionada.
Paga todo en una fecha concreta: puedes programar una transferencia para una fecha concreta seleccionando una fecha de ejecución común para todos los pagos seleccionados, hoy o en el futuro. Una vez confirmada por el propietario de cuenta, la transferencia se ejecutará en la fecha seleccionada.
Elige un método de pago (pagar mediante Spendesk)
Por defecto, si se añade la información bancaria del proveedor, las facturas seleccionadas se pagan desde Spendesk utilizando los fondos disponibles en tu monedero. De lo contrario, selecciona solo las facturas que tengan la información del proveedor ya rellenada en Spendesk y paga el resto usando un fichero XML SEPA o manualmente.
Cuando eliges pagar "Desde Spendesk", el propietario de cuenta recibe una notificación por correo electrónico (y Slack) y tiene que confirmar los pagos desde Facturas > Confirmar.
Una vez confirmada, la transferencia se ejecuta el mismo día o al día siguiente y se tarda unos 3 días en recibir el reembolso.
¿Cuándo está disponible la opción "Pagar desde Spendesk"?
Esta opción solo está disponible para las entidades con pagos en EUR y GBP.
Para entidades con pagos en EUR:
si la factura está en EUR y el proveedor cobra en EUR, podrán seleccionar la opción Pagar desde Spendesk (mismas reglas que para XML SEPA)
si la factura está en moneda extranjera o el proveedor no cobra en EUR, solo podrán seleccionar la opción Pagar desde tu banco (CSV)
Para entidades con pagos en GBP:
Para entidades en GBP:
si una factura es en £, a un proveedor del Reino Unido, podrá seleccionar la opción Pagar desde Spendesk.
si una factura es en moneda extranjera o a un proveedor que no tiene su sede en el Reino Unido, sólo podrá seleccionar la opción Pagar desde su banco (CSV).
¿Qué ocurre si la cuenta bancaria del beneficiario está cerrada?
Hay varias posibilidades: puede que deba pedir pedir al banco de la cuenta cerrada que transfiera los fondos recibidos (si no lo hace automáticamente), o bien se rechazarán los fondos.
¿Cuál es la información de la transferencia en el banco receptor?
Incluye el nombre del emisor de la transferencia, el importe y una descripción. Esta descripción es un código generado de forma aleatoria.
Para los clientes EUR, actualmente estamos añadiendo:
una opción para indicar por defecto el número de factura en la descripción (además del código aleatorio actual)
la posibilidad de introducir una "referencia de pago" en el paso de revisión (18 caracteres como máximo) que se mostrará en la descripción (además del código aleatorio actual)
Paga tus facturas fuera de Spendesk (transferencia manual o XML SEPA)
Ve a la pestaña "Pagar" y selecciona los pagos de facturas correspondientes.
Elige entre las siguientes opciones: mediante archivo CSV o XML SEPA (disponible en cuentas SEPA europeas: si está activado y cumple los requisitos, se selecciona el formato XML SEPA).
Haz clic en el botón "Descargar y marcar como pagada" .
Se descargará un archivo CSV o XML en tu ordenador.
Por último, adjunta el archivo XML a la cuenta bancaria de tu empresa. ¡Y ya está!
¿Qué información incluye un archivo XML?
Los archivos XML proporcionados por Spendesk contienen la siguiente información:
- nombre de la empresa
- IBAN y BIC de la empresa
- fecha de ejecución del pago
- importe del pago
- nombre del proveedor
- IBAN y BIC del proveedor
- descripción: nombre del proveedor + número de factura
Paga tu factura en varios plazos
Si deseas pagar una factura en varias / diferentes fechas,
Ve a la pestaña "Facturas"
En la pestaña "Pagar", selecciona la factura correspondiente
En la barra lateral derecha, en el área "Pagos" , busca la acción "Editar calendario de pagos".
Edita las fechas y los importes para el pago de tu factura.
Pestaña de Estado de pagos e historial
Cuando tus facturas están pagadas, pasan de la pestaña "Facturas" a la pestaña "Pagos > Todos". Todos los pagos de facturas se muestran entonces en Facturas > Historial y Todos los pagos. Los proveedores recibirán los fondos con la siguiente descripción "Spendesk + nombre del proveedor + número de factura".
Puedes ver todos los pagos de facturas en Facturas - Historial (en la parte derecha de la pantalla).
También puedes buscar qué medio de pago se ha utilizado: ¿mediante Spendesk, CSV (=transferencia manual) o XML SEPA?
🚒 Puedes descargar un archivo XML si has elegido la opción CSV por error, si el IBAN y el BIC del proveedor (de la red SEPA) están rellenados.
Sin embargo, si ya has elegido la opción XML/CSV para pagar, has confirmado y luego cambias de opinión, lamentablemente ya no es posible elegir el pago "por transferencia desde Spendesk". Tendrá que procesar el lote XML/CSV manualmente en su cuenta bancaria.
¿Puedo enviar una orden de compra?
Sí 🙌 Puedes echar un vistazo a nuestros artículos aquí.