Roles
Solo los Controladores y Propietarios de cuentas están autorizados para pagar o registrar las facturas de proveedores.
Revisar una factura
Las facturas deben ser revisadas por los controladores en Facturas > Revisar antes de ser programadas desde Facturas > Programar y preparadas para la contabilidad desde la pestaña Preparar. Luego pueden ser exportadas desde la pestaña Exportar.
Pagar las facturas
Accede a la pestaña Facturas y selecciona Programar.
Selecciona una opción para ejecutar inmediatamente, en las fechas de vencimiento individuales o en una fecha futura específica.
Cada factura corresponde a una única transferencia. Si pagas 5 facturas de una vez a un proveedor, el proveedor recibirá 5 transferencias.
El límite diario para las transacciones es de 500K EUR/GBP por entidad, incluidas las transferencias de facturas y reclamaciones de gastos.
Cuando una transferencia falla, los equipos de Finanzas (AO o controladores) pueden verla desde la pestaña Programar, ver la razón y reprogramar la transferencia.
Pestaña de Estado y Historial de Pagos (volver a descargar un archivo .csv / .xml)
Las facturas pagadas se mueven a la pestaña Todos los gastos > Todos los pagos.
Los detalles de los pagos de facturas aparecen en Facturas > Historial y Todos los pagos, con la descripción "Spendesk + nombre del proveedor + número de factura."
Métodos de pago
Opción de pago desde Spendesk
Esta opción está disponible solo para entidades en EUR y GBP.
Con esta opción, pagarás las facturas desde Spendesk usando los fondos disponibles en tu billetera por defecto.
Elegir una fecha de ejecución
Si el pago está atrasado o debe realizarse hoy: tan pronto como el Propietario de la cuenta lo confirme, se ejecutará entre ahora y la mañana siguiente por nuestro socio bancario.
👉 ¿Cuándo recibirá el beneficiario la transferencia?
Si el pago está programado para el futuro: una vez confirmado por el Propietario de la cuenta, la transferencia se ejecutará en la fecha seleccionada.
Pagar todo en una fecha específica
Puedes programar una transferencia para una fecha específica seleccionando una fecha de ejecución común para todos los pagos seleccionados, hoy o en el futuro. Una vez confirmado por el Propietario de la cuenta, la transferencia se ejecutará en la fecha seleccionada.
Los Propietarios de cuentas pueden confirmar los pagos en Facturas > Confirmar. Esta pestaña solo está disponible para los Propietarios de cuentas.
La ejecución de la transferencia suele tardar de 1 a 3 días, y las transferencias fallidas pueden ser reprogramadas desde la pestaña Programar.
¿Cuándo está disponible la opción "Pagar desde Spendesk"?
Esta opción está disponible solo para entidades en EUR y GBP.
Para entidades en EUR: si una factura está en €, a un proveedor EUR, podrás seleccionar la opción "Pagar desde Spendesk" (mismas reglas que para SEPA XML).
Si una factura está en moneda extranjera o a un proveedor no EUR, solo podrás seleccionar la opción "Pagar desde tu banco (CSV)".
Para entidades en GBP:
Si una factura está en £, a un proveedor del Reino Unido, podrás seleccionar la opción "Pagar desde Spendesk".
Si una factura está en moneda extranjera o a un proveedor fuera del Reino Unido, solo podrás seleccionar la opción "Pagar desde tu banco (CSV)".
Transferencia manual (XML SEPA)
Accede a la pestaña Programar, elige los pagos de facturas y selecciona la opción XML SEPA.
Descarga el archivo y súbelo a la cuenta bancaria de la empresa (no realizaremos la transferencia por ti).
Si tu proveedor no tiene un IBAN/BIC registrado, no podrás descargar un archivo XML SEPA.
Los detalles bancarios de tu proveedor también deben ser parte de los países SEPA.
Los archivos XML proporcionados por Spendesk contienen la siguiente información:
Nombre de la empresa
IBAN y BIC de la empresa
Fecha de ejecución del pago
Monto del pago
Nombre del proveedor
IBAN y BIC del proveedor
Descripción: "nombre del proveedor + número de factura"
Transferencia manual (.CSV)
Accede a la pestaña Programar, elige los pagos de facturas y selecciona la opción CSV. Descarga el archivo y ejecuta todas las transferencias manualmente desde tu banco (no realizaremos la transferencia por ti).
Si descargaste un archivo .CSV por error pero el IBAN/BIC estaba registrado para el proveedor, puedes volver a descargar el archivo XML en Facturas > Historial.
Puedes descargar un archivo XML si elegiste la opción CSV por error, si el IBAN y BIC del proveedor (de la red SEPA) están registrados.
Sin embargo, si ya elegiste la opción XML/CSV para pagar, confirmaste y luego cambiaste de opinión, lamentablemente ya no es posible elegir un pago "por transferencia Spendesk". Tendrás que procesar manualmente el lote XML/CSV en tu cuenta bancaria.
Casos excepcionales
Cuenta bancaria del destinatario cerrada
Si la cuenta bancaria del destinatario está cerrada, los fondos deberán transferirse manualmente o podrían ser rechazados.
Pagos múltiples para una factura
En la pestaña Facturas > Programar, selecciona una factura y usa la acción Modificar el calendario de pagos para establecer múltiples fechas y montos de pago.
Etiquetas de transferencia
Las etiquetas de transferencia incluyen los detalles del emisor, el monto y un código generado aleatoriamente.
Para clientes EUR, opciones adicionales:
Opción de agregar el número de factura en la descripción por defecto (además del código aleatorio actual).
Posibilidad de ingresar una "referencia de pago" en el paso de revisión (máximo 18 caracteres), que se mostrará en la descripción (además del código aleatorio actual).
Órdenes de compra
Se pueden presentar órdenes de compra. Consulta nuestro artículo sobre el tema.