En Spendesk, puedes activar un módulo adicional para revisar y pagar facturas de proveedores. ¿Interesado/a? Ve a la pestaña Métodos de pago y activa la opción Facturas.
Colaborar con freelancers
Trabajar con freelancers es ideal para reforzar tus equipos o acceder a una experiencia específica. Sin embargo, pagar a los freelancers no funciona de la misma manera que pagar a tus proveedores habituales.
⚠ Importante: Un freelancer no es un empleado de tu empresa. Sus derechos y obligaciones son diferentes a los de un colaborador con contrato indefinido o temporal.
No lo invites a Spendesk.
No emitas una tarjeta física a su nombre.
Misión o tarifa fija: elige el marco adecuado
Antes de colaborar con un freelancer, determina si lo contratas para una misión o una tarifa fija.
Misión
Una misión generalmente abarca varios días, semanas o incluso meses, e incluye diferentes tipos de tareas.
Ejemplo: Un diseñador en una misión de dos meses podría crear un nuevo logotipo, realizar infografías y producir materiales publicitarios. Estos detalles deben figurar en el presupuesto para que todas las partes comprendan el alcance de la misión.
A veces, el freelancer trabaja directamente en tus oficinas, bajo un régimen de prestación de servicios, con una obligación de medios. Es una solución popular porque:
La empresa no incrementa su masa salarial.
El freelancer tiene garantizada una misión durante varias semanas.
⚠ Atención: Durante una misión, el freelancer puede solicitar el reembolso de gastos relacionados. Inclúyelos en el presupuesto total del proyecto.
Tarifa fija
La tarifa fija es un marco más preciso. El freelancer tiene una obligación de resultados y trabaja mayoritariamente a distancia.
Ejemplo: Si un diseñador proporciona un presupuesto para un nuevo logotipo, no podrás pedirle además una campaña publicitaria. Eso sería una nueva tarea que requeriría otra tarifa fija.
Consejo: Sea cual sea la modalidad elegida, infórmate sobre las tarifas por hora o por día del freelancer, compara con otros perfiles y solicita un presupuesto claro para evitar sorpresas.
Gestionar facturas de freelancers en Spendesk
El freelancer debe proporcionar una factura conforme a las normativas legales. Desde la Ley de Finanzas de 2018, estas facturas deben emitirse mediante un software certificado contra el fraude.
Buenas noticias: Una factura conforme puede añadirse en Spendesk como cualquier otra factura de proveedor.
Proceso en Spendesk
Añadir la factura
Accede a la pestaña Solicitudes.
Haz clic en Nueva Solicitud > Subir una factura.
Sube la factura (PDF) y deja que nuestro OCR rellene automáticamente los campos.
Verifica siempre los datos extraídos antes de enviar.
Nota: Si no eres Propietario de la cuenta, tu solicitud podría necesitar la validación de un aprobador de equipo o de centro de costes.
Verificación por parte del equipo de Finanzas
El equipo encuentra la factura en la pestaña Facturas - Verificar.
Las verificaciones incluyen: monto, datos bancarios del freelancer y fecha de vencimiento.
Pago de la factura
Consulta el calendario de pagos para priorizar las facturas a pagar.
Descarga el archivo XML SEPA o .CSV para realizar el pago a través de tu banco empresarial.
Si la opción está activa, paga directamente con Spendesk.
Una vez que se haya pagado la factura, aparecerá en la pestaña Todos los pagos.