Los freelancers te ayudan a ampliar tu equipo o a acceder a competencias especializadas, pero pagarles funciona de forma diferente a pagar a un empleado o proveedor habitual. Este artículo explica cómo elegir el marco de trabajo adecuado y cómo enviar, revisar y pagar la factura de un freelancer en Spendesk.
Para: Propietarios de cuenta, Administradores, Controladores y cualquier persona con el rol de Solicitante que trabaje con freelancers.
Índice de contenidos
Antes de empezar
El método de pago Facturas debe estar activado: Configuración > Reglas de empresa > Métodos de pago > Facturas.
Solo los Propietarios de cuenta y los miembros con el rol de Solicitante pueden enviar la factura de un freelancer.
Solo los Controladores pueden revisar facturas en Facturas > Revisar.
Solo los Propietarios de cuenta pueden confirmar pagos en Facturas > Confirmar.
Un freelancer no es un usuario de Spendesk. No lo invites a tu cuenta de Spendesk ni le emitas una tarjeta.
👥 Roles: Solo los Propietarios de cuenta y los usuarios con el rol de Solicitante pueden enviar facturas de freelancers. Los Controladores las revisan y los Propietarios de cuenta confirman los pagos.
Elige el marco adecuado para tu freelancer
Antes de empezar a trabajar con un freelancer, decide si lo contratas para una misión o mediante un contrato a precio cerrado. Esto determina el alcance del trabajo y la forma de facturarlo.
Misión
Una misión suele durar varios días, semanas o meses y puede incluir varios tipos de tareas.
Ejemplo: Un diseñador contratado para una misión de dos meses podría crear un logotipo, diseñar infografías y elaborar creatividades publicitarias. Incluye estas tareas en el presupuesto para que ambas partes entiendan el alcance del trabajo.
Los freelancers a veces trabajan presencialmente con una obligación de medios, es decir, se comprometen a aportar su tiempo y no a entregar un resultado específico. Esta modalidad es habitual porque:
La empresa no incrementa sus costes fijos de nómina.
El freelancer tiene una colaboración garantizada durante varias semanas.
⚠️ Advertencia: Los freelancers no son empleados. Para evitar una clasificación legal incorrecta, por ejemplo, conforme a la legislación laboral francesa, pide a los freelancers que incluyan los gastos que hayan adelantado directamente en su factura, en lugar de presentarlos como una nota de gastos. Las notas de gastos están reservadas para los empleados.
Contrato a precio cerrado
Un contrato a precio cerrado ofrece un marco claro. El freelancer se compromete a entregar un resultado específico, por lo que una obligación de medios se convierte en una obligación de resultado, y normalmente trabaja de forma remota.
Ejemplo: Si un diseñador presenta un presupuesto para crear un nuevo logotipo, no puedes pedirle que también diseñe una campaña publicitaria dentro del mismo contrato. Se trata de una tarea distinta que requiere un nuevo acuerdo.
💡 Consejo: Independientemente del marco que elijas, investiga las tarifas del mercado, compara presupuestos de varios freelancers y obtén un presupuesto claro y detallado antes de iniciar el trabajo.
Envía, revisa y paga una factura de freelancer
Los freelancers deben proporcionar facturas que cumplan los requisitos legales de facturación, por ejemplo, facturas emitidas con software de contabilidad o facturación certificado y a prueba de modificaciones cuando lo exija la legislación local. Cuando dispongas de una factura conforme, añádela a Spendesk como harías con cualquier otra factura de proveedor.
1. Envía la factura
Ve a Solicitudes.
Haz clic en Nueva solicitud > Enviar una factura.
Carga la factura en formato PDF, JPG o PNG.
Revisa los campos completados automáticamente por la herramienta de OCR de Spendesk.
Añade los datos bancarios del freelancer si todavía no se han guardado, o omite este paso si no están disponibles.
Añade una descripción y la información analítica requerida, como el centro de costes, la categoría de gasto o los campos personalizados.
Haz clic en Enviar mi factura.
La factura se valida automáticamente o se envía a un aprobador, según la política de aprobación de tu empresa.
2. Revisa la factura, Controladores
Ve a Facturas > Revisar.
Abre la factura del freelancer.
Comprueba el importe, los datos bancarios del freelancer y la fecha de vencimiento.
Aprueba la factura para que avance al pago.
3. Programa y confirma el pago
Ve a Facturas > Planificar.
Selecciona la factura del freelancer.
Elige un método de pago: paga desde tu monedero de Spendesk o exporta un archivo SEPA XML o CSV para pagar desde la cuenta bancaria de tu empresa.
Haz clic en Enviar a planificación.
Ve a Facturas > Confirmar, solo para Propietarios de cuenta.
Selecciona los pagos que quieres confirmar.
Haz clic en Confirmar pago.
Una vez pagada, la factura aparecerá en Facturas > Historial.
Resolución de problemas
Síntoma: No puedes enviar una factura de un freelancer.
Causa: Solo los Propietarios de cuenta y los usuarios con el rol de Solicitante pueden enviar facturas.
Resolución: Pide a tu Propietario de cuenta o Administrador que añada el rol de Solicitante a tu perfil o solicita la dirección de correo electrónico específica de tu empresa para el reenvío de facturas.
Síntoma: La factura está bloqueada y no se puede programar para el pago.
Causa: Los datos bancarios del freelancer no están incluidos o están incompletos.
Resolución: Ve a Facturas > Revisar, abre la factura y añade o corrige los datos bancarios del freelancer antes de aprobarla.
Síntoma: Un freelancer tiene acceso a Spendesk o una tarjeta física.
Causa: El freelancer fue invitado por error como usuario de Spendesk.
Resolución: Elimina su acceso desde Configuración > Organización > Miembros y cancela cualquier tarjeta que se le haya emitido. Envía sus futuras facturas mediante el flujo de Solicitudes.
Preguntas frecuentes
¿Puedo invitar a un freelancer a Spendesk como usuario?
No. Un freelancer no es un empleado, por lo que no debes invitarlo a Spendesk ni emitirle una tarjeta física. Envía y gestiona sus facturas desde la pestaña Solicitudes.
¿Los freelancers pueden solicitar reembolsos de gastos como los empleados?
Durante una misión, los freelancers pueden solicitar el reembolso de los gastos que hayan adelantado. Incluye estos costes en su factura o en el presupuesto total del proyecto, en lugar de presentarlos como una nota de gastos de empleado.