Trabajar con freelancers y gestionar sus pagos en Spendesk

Los freelancers te ayudan a ampliar tu equipo o acceder a habilidades especializadas, pero pagarles funciona de forma diferente a pagar a un empleado o proveedor habitual. Este artículo explica cómo elegir el marco de trabajo adecuado y cómo enviar, revisar y pagar la factura de un freelancer en Spendesk.
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Para: Propietarios de cuenta, Administradores, Controladores y cualquier persona con el rol de Solicitante que trabaje con freelancers.
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Tabla de contenidos

👥 Roles: Solo los Propietarios de cuenta y los usuarios con el rol de Solicitante pueden enviar facturas de freelancers. Los Controladores las revisan y los Propietarios de cuenta confirman los pagos.
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Antes de empezar a trabajar con un freelancer, decide si lo contratas para una misión o para un contrato de precio fijo. Esto determina cómo se define el alcance del trabajo y cómo se factura.
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Una misión suele abarcar varios días, semanas o meses y puede incluir varios tipos de tareas.
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Ejemplo: Un diseñador en una misión de dos meses podría crear un logotipo, diseñar infografías y producir imágenes publicitarias. Enumera estas tareas en el presupuesto para que ambas partes entiendan el alcance del trabajo.

A veces, los freelancers trabajan de forma presencial con una obligación de medios (se comprometen a dedicar su tiempo, no a entregar un resultado específico).
Esto es habitual porque:

⚠️ Advertencia: Los freelancers no son empleados. Para evitar una recalificación legal indebida (por ejemplo, según la legislación laboral francesa), pide a los freelancers que incluyan cualquier gasto de su bolsillo directamente en su factura, en lugar de presentarlo como una solicitud de reembolso. Las solicitudes de reembolso están reservadas para empleados.
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Un contrato de precio fijo ofrece un marco claro: el freelancer se compromete a un resultado específico (una obligación de medios se convierte en una obligación de resultados) y, por lo general, trabaja de forma remota.
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Ejemplo: Si un diseñador presenta un presupuesto para un nuevo logotipo, no puedes pedirle que además diseñe una campaña publicitaria dentro del mismo contrato. Eso es una tarea independiente que requiere un nuevo acuerdo.
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💡 Consejo: Independientemente del marco que elijas, investiga los precios del mercado, compara presupuestos de varios freelancers y obtén un presupuesto claro y detallado antes de empezar el trabajo.
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Los freelancers deben proporcionar facturas que cumplan con los requisitos legales de facturación (por ejemplo, facturas emitidas con software de contabilidad o facturación certificado y a prueba de manipulaciones cuando así lo exija la legislación local). Una vez que tengas una factura conforme, añádela a Spendesk igual que harías con la factura de cualquier otro proveedor.
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Tu factura se valida automáticamente o se envía a un aprobador, según la política de aprobación de tu empresa.
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Una vez pagada, la factura aparece en Facturas > Historial.
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Síntoma: No puedes enviar una factura para un freelancer.
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Causa: Solo los Propietarios de cuenta y los usuarios con el rol de Solicitante pueden enviar facturas.
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Solución: Pide a tu Propietario de cuenta o Administrador que añada el rol de Solicitante a tu perfil, o solicita la dirección de correo electrónico dedicada al reenvío de facturas de tu empresa.

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​Síntoma: La factura está bloqueada y no se puede programar para el pago.
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Causa: Faltan o están incompletos los datos bancarios del freelancer.
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Solución: Ve a Facturas > Revisar, abre la factura y añade o corrige los datos bancarios del freelancer antes de aprobarla.

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​Síntoma: Un freelancer tiene un acceso a Spendesk o una tarjeta física.
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Causa: El freelancer fue invitado por error como usuario de Spendesk.
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Solución: Elimina su acceso desde Configuración > Equipo > Miembros y cancela cualquier tarjeta que se le haya emitido. A partir de ahora, envía sus futuras facturas a través del flujo de Solicitudes.
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¿Puedo invitar a un freelancer a Spendesk como usuario?

No. Un freelancer no es un empleado, así que no lo invites a Spendesk ni le emitas una tarjeta física. En su lugar, envía y gestiona sus facturas a través de la pestaña Solicitudes.
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¿Los freelancers pueden reclamar gastos igual que los empleados?

Durante una misión, los freelancers pueden solicitar el reembolso de gastos de su bolsillo. Incluye estos costes en su factura o en el presupuesto total del proyecto, en lugar de presentarlos como una solicitud de reembolso de empleado.
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