En Spendesk, nuestra misión es eliminar las fricciones del gasto en el trabajo y darte autonomía para pagar lo que necesitas. Pero un gran poder conlleva una gran responsabilidad: debes aportar justificantes y explicaciones de cada compra que realices. Es una obligación legal.
Nuestra función Play by the Rules te ayuda a controlar qué justificantes hay que adjuntar y a adquirir buenos hábitos aportándolos con regularidad. Pero si no cumples las reglas, podrías perder el acceso a tu tarjeta física y no poder solicitar nuevas tarjetas virtuales. No te preocupes: siempre puedes desbloquearte aportando los justificantes y la información necesaria.
Las tarjetas virtuales que ya tienes, incluidas las tarjetas de suscripción vinculadas a servicios continuos, siguen funcionando, de modo que los servicios esenciales no se interrumpen.
Entiende tus reglas
Como Solicitante, ve a la derecha de la página de inicio / panel de Solicitante y busca Tus reglas -> Más información.
Lee con atención cuántos justificantes puedes tener pendientes antes de ser bloqueado.
Ten en cuenta que un justificante no válido puede contar en las "reglas" como justificante vencido, pero un justificante marcado como "no se puede aportar" no cuenta como justificante vencido.
Gestión de justificantes durante una indisponibilidad temporal
Si prevés no estar disponible para enviar justificantes:
Delega el envío de justificantes: asigna la tarea a alguien de confianza.
Usa la opción "No se puede aportar": declara los justificantes que faltan y firma el reconocimiento requerido.
Ajusta los plazos de los pagos recurrentes: activa las opciones de envío diferido acordes con las prácticas del proveedor.
La forma más rápida de desbloquearte cuando incumples las reglas es subir los justificantes / la información requerida.
Si crees que el estado es incorrecto, contacta con Spendesk.
Conoce el panel de control
Tu panel muestra el estado de tus justificantes pendientes y la información de gasto. Según el estado de los justificantes (pendiente, aportado o vencido), se mostrará de forma diferente.
Si superas el límite, tu tarjeta física se bloquea y no puedes solicitar nuevas tarjetas virtuales de un solo uso, de suscripción o multiuso. Las tarjetas virtuales que ya tienes, incluidas las tarjetas de suscripción para pagos recurrentes, siguen activas, de modo que los servicios esenciales no se interrumpen.
Puedes desbloquearte subiendo los justificantes vencidos y la información requerida.
Desbloquea tu cuenta
Si incumples las reglas y estás bloqueado, para desbloquearte puedes:
Aportar los justificantes y toda la información requerida: ve al pago o pagos y sube la información necesaria lo antes posible.
Declarar tu justificante como "no se puede aportar": puedes hacerlo en el pago y tendrás que firmar una declaración de pérdida de justificante con validez legal.
Delegar el envío en una persona de confianza si no estás disponible.
Cambio de tus normas de control
Si tu equipo de Finanzas modifica tus reglas, recibirás un correo como este:
Importante:
Si tenías información pendiente antes del cambio de reglas, las nuevas reglas se aplican únicamente a los justificantes y la información de los pagos realizados después del cambio. Por ejemplo, supongamos que las reglas anteriores te permitían 4 pagos sin justificante y tienes 3 justificantes vencidos. Si tu equipo de Finanzas cambia las reglas a un límite de 3 pagos vencidos, tu cuenta no se suspenderá. Sin embargo, si llegas a 7 pagos sin justificante, sí: ¡simplemente sube un justificante para desbloquearte!