Play by the Rules está disponible en todos los planes de facturación y ofrece un mayor control sobre los recibos y el cumplimiento de las normas. 📎
Antes de empezar
Disponible solo para Administradores y Propietarios de cuenta.
Disponible en todos los planes de facturación.
No se requiere ninguna integración ni configuración previa para activar la Regla de control estándar.
Gestión de recibos y cumplimiento
Los administradores y dueños de cuentas pueden configurar límites máximos de tiempo para añadir un recibo y restricciones en el número de recibos tardíos permitidos.
Esto anima a los solicitantes y dueños de cuentas a proporcionar recibos con regularidad.
Las reglas se pueden personalizar para satisfacer requisitos específicos (ver más abajo)
Cómo empezar
Ve a Ajustes > Norma de la empresa > Control de recibos.
Puedes elegir activar la Regla de control estándar, que establece un límite de 7 días y permite un máximo de 5 recibos vencidos.
Hemos preseleccionado estos ajustes porque han sido eficientes en varias organizaciones para instalar buenos hábitos sin bloquear al usuario con demasiada frecuencia pero siempre puedes editarlo para adaptarlo a tu situación 👀 .
Personaliza la regla según sea necesario.
Asigna usuarios a la regla para activarla.
Crear reglas personalizadas
Desde tu cuenta de Administrador o Dueño de Cuenta, ve a Ajustes > Norma de la empresa > Control de recibos.
Crea nuevas reglas para controlar los recibos atrasados con opciones para el máximo de recibos atrasados y los días para facilitar los recibos:
Elige los miembros a los que aplicarás estas reglas personalizadas.
Editar una regla sobre recibos
Accede a la edición de reglas en Ajustes > Norma de la empresa > Control de recibos. tu Regla. Ten cuidado, ya que la edición de una regla puede acelerar las restricciones de los usuarios.
Todos los miembros afectados reciben notificaciones por correo electrónico cuando se edita una regla.
Asignar una norma personalizada a los miembros
Personaliza reglas para miembros individuales, particularmente para situaciones específicas.
Ve a Ajustes > Organización > Miembros, selecciona el miembro y elige la regla personalizada adecuada.
Experiencia del solicitante
Los solicitantes pueden supervisar los pagos con recibos pendientes en su panel de control y añadirlos desde la pestaña Pagos.
Los recibos se codifican por colores según su estado, y los usuarios pueden desbloquearse proporcionando recibos atrasados.
Verde = proporcionado.
Azul = recibos aún en el plazo de carga - el usuario probablemente los actualizará pronto.
Naranja = recibos no válidos.
Rojo = recibos retrasados.
Notificaciones
Los solicitantes reciben avisos por correo electrónico, móvil y/o Slack si están a punto de ser bloqueados debido al retraso de sus recibos.
Las notificaciones también orientan a los usuarios sobre cómo desbloquearse mediante la subida de recibos.
Monitoreo de recibos
Los controladores y dueños de cuentas pueden utilizar el panel de la página de inicio para realizar un seguimiento de las personas con recibos atrasados, así como el panel de Control.
Diferencia entre recibos pendientes y retrasados
Podrás distinguir los recibos faltantes (que aún no se han cargado) de los recibos retrasados (que superan el plazo de carga autorizado) gracias a su color.
Un recibo pendiente - La información aún no ha sido cargada. En cuanto el pago aparece en la plataforma, su información se considera faltante. Esto no es urgente, ya que los recibos pueden llegar uno o dos días después de la transacción.
Un recibo tardío es un recibo que no ha sido cargado por el usuario durante el plazo autorizado que se estableció inicialmente. Por lo tanto, si has configurado una demora de 5 días para cargar un recibo, un recibo se convierte en tardío el 6º día. Esto requiere de tu atención porque significa que el usuario no respetó las reglas. Y si alcanza el número máximo de recibos atrasados que fue ajustado, el usuario será bloqueado.
Nota: Un recibo marcado como «inválido» sigue contando como un pago tardío. Un recibo marcado como «no se puede proporcionar» no cuenta como tardío.
Play by the Rules y Tarjetas de Suscripción
Ten en cuenta que Play by the Rules no se aplica a las tarjetas de suscripción para evitar interrupciones en el uso diario de la herramienta.
Nota: Los reembolsos siempre requieren un recibo o la información requerida bajo Play by the Rules, y cuentan para tu límite de pagos tardíos.
Solución de problemas
Síntoma: La tarjeta de un solicitante sigue bloqueada después de subir todos sus recibos.
Causa: Es posible que algunos pagos sigan sin información obligatoria, como el proveedor o el centro de coste, o que la actualización aún no se haya sincronizado. Solución: Revisa la pestaña Pagos para localizar cualquier pago marcado como información faltante, complétalo y espera un momento a que se actualice el estado.
Síntoma: Un solicitante tiene muchos más pagos atrasados de los que permite la regla asignada, pero no está bloqueado.
Causa: Algunos pagos pueden estar marcados como "no se puede aportar", lo cual no cuenta para el límite de atrasados, o la regla asignada puede no haberse activado correctamente.
Solución: Revisa el estado de cada pago en el panel de Control y confirma que se ha asignado la regla correcta al miembro en Configuración > Organización > Miembros.
Síntoma: Se cambió la regla de un miembro, pero los pagos anteriores no se vieron afectados como se esperaba.
Causa: Las reglas nuevas se aplican a los pagos realizados después del cambio; los pagos que ya estaban atrasados bajo la regla anterior mantienen su estado original. Solución: No se requiere ninguna acción. Si el miembro supera el nuevo límite a partir de ahora, se bloqueará como corresponde.
Articulos relacionados