Gracias a esta funcionalidad, nunca subirás o registrarás el mismo gasto dos veces! 😇
En Spendesk, entendemos la importancia de una contabilidad precisa y un seguimiento riguroso de los gastos. Para garantizar procesos financieros fluidos y evitar registros duplicados, hemos implementado un sistema completo de detección de duplicados para facturas y solicitudes de reembolso de gastos.
¿Cuándo aparece el panel "Duplicado"?
El panel Duplicado puede aparecer en dos momentos:
Al subir archivos: Cuando el usuario selecciona un archivo para subir, nuestro sistema verifica los duplicados basándose en la suma de comprobación (checksum) del archivo. Esta comprobación inicial ayuda a prevenir registros duplicados desde el principio.
Al enviar: Al hacer clic en el botón "Enviar", nuestro sistema realiza otra comprobación de duplicados. En esta etapa, compara la información proporcionada en la solicitud con los registros existentes, incluyendo los datos extraídos mediante OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) o cualquier modificación realizada por el usuario antes del envío.
El usuario puede elegir entre "Cancelar esta solicitud" o "Enviar mi solicitud de reembolso de todos modos".
Campos comprobados para detectar duplicados al enviar
Facturas
Se verifican los siguientes campos:
Número de factura
ID del proveedor
Importe
Moneda
Fecha de vencimiento
Es importante destacar que nuestro sistema solo considera las solicitudes del mismo usuario para la detección de duplicados. Las solicitudes de otros usuarios no activarán el panel Duplicado.
Solicitudes de reembolso
De manera similar, se examinan los siguientes campos:
ID del proveedor
Importe
Moneda
Fecha de pago del gasto
Al igual que con las facturas, solo se consideran las solicitudes del mismo usuario para detectar duplicados en los reembolsos de gastos.
Garantizar precisión y eficiencia
Al implementar la detección de duplicados en varias etapas y considerar campos clave para la comparación, buscamos optimizar nuestros procesos financieros y minimizar errores causados por registros duplicados. Esto no solo garantiza una contabilidad precisa, sino también mejora la eficiencia, ahorrando tiempo tanto a los solicitantes como a los equipos financieros.