🔈 Solicitantes y Controladores,
¡Ahora es tu momento para asegurarte de que nunca cargues/contabilizes el mismo gasto dos veces! 😇
En Spendesk, entendemos la importancia de una contabilidad y un seguimiento de gastos precisos. Para garantizar procesos financieros fluidos y evitar entradas duplicadas, hemos implementado un sistema integral para detectar duplicados en facturas y solicitudes de gastos.
Aquí te explicamos cómo gestionamos los duplicados.
¿Cuándo aparece la ventana "Duplicado"?
La ventana "Duplicado" puede aparecer en dos momentos:
Durante la carga de archivos: Cuando un usuario selecciona un archivo para cargarlo, nuestro sistema comprueba si hay duplicados basándose en la suma de comprobación del archivo. Esta comprobación inicial ayuda a evitar entradas duplicadas desde el principio.
Al enviar: Al pulsar el botón "Enviar", nuestro sistema realiza otra comprobación en busca de duplicados. Esta vez, compara la información proporcionada en la solicitud con las entradas existentes. Esto incluye los datos extraídos mediante OCR (reconocimiento óptico de caracteres) o cualquier modificación realizada por el usuario antes del envío.
Campos comprobados para detectar duplicados en la presentación
Factura
Los siguientes campos se comprueban para detectar duplicados:
Número de factura
ID de proveedor
Importe
Moneda
Fecha de vencimiento
Es importante tener en cuenta que nuestro sistema sólo tiene en cuenta las solicitudes del mismo usuario para la detección de duplicados. Las solicitudes de otros usuarios no activarán el panel de duplicados.
Solicitudes de reembolso de gastos
Del mismo modo, para las solicitudes de reembolso de gastos, se examinan los siguientes campos:
ID de proveedor
Importe
Moneda
Fecha de pago del gasto
Al igual que con las facturas, sólo se utilizan las solicitudes del mismo usuario para la detección de duplicados en las solicitudes de gastos.
Garantizando precisión y eficacia
Al aplicar la detección de duplicados en múltiples etapas y tener en cuenta los campos clave para la comparación, pretendemos agilizar nuestros procesos financieros y minimizar los errores causados por las entradas duplicadas. Esto no sólo garantiza una contabilidad precisa, sino que también mejora la eficiencia, ahorrando tiempo tanto a los solicitantes como a los equipos financieros.
Si tienes más preguntas o dudas sobre nuestros procedimientos de gestión de duplicados, no dudes en ponerte en contacto con nuestro equipo de asistencia. Estamos aquí para asegurarnos de que tu experiencia con nuestra plataforma sea lo más fluida posible.