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Entender Roles y Permisos

Conoce todos los roles y permisos en Spendesk y sus especificidades.

Actualizado hace más de una semana

Roles Exclusivos

Hay dos roles exclusivos, cada uno de los cuales sólo puede ser asignado a una persona:

  • Propietario de la Organización - tiene la única autorización para abrir nuevas entidades Spendesk

  • Propietario de la Cuenta - el superusuario de la entidad, puede realizar cualquier acción dentro de Spendesk que los Administradores o Controladores puedan hacer, junto con algunas autorizaciones adicionales:

    • Configurar un número de teléfono seguro para aprobar transferencias bancarias

    • Establecer qué usuarios tienen el rol de Admin

    • Editar el destinatario de una tarjeta de suscripción

Roles Asignables

Hay tres roles asignables:

  • Solicitante - típicamente cualquier empleado que utilice Spendesk para gastar

  • Controlador - requerido por el equipo financiero para realizar tareas de contabilidad/libros

  • Administrador - necesario para configurar el sistema y gestionar usuarios

La lista completa de permisos para estos roles es la siguiente:

Solicitante

  • Crear y ver sus solicitudes

  • Ver sus propios pagos

  • Ver sus propias suscripciones

  • Pausar/informar como perdidas sus propias tarjetas

Controlador

  • Descargar estados de cuenta y confirmaciones de saldo

  • Ver y gestionar la financiación de la cartera

  • Preparar y exportar pagos/cuentas por pagar

  • Ver el plan de facturación

  • Gestionar la bandeja de entrada de facturas

  • Ver suscripciones

  • Enviar recordatorios de recibos

  • Gestionar proveedores:

    • Ver y editar detalles de proveedores

    • Descargar prueba de pago para facturas de proveedores

  • Revisar y pagar facturas (incluyendo vía XML/CSV)

  • Ver todos los pagos

  • Ver y gestionar presupuestos

  • Crear y editar un campo analítico personalizado

  • Gestionar configuraciones contables:

    • Pestaña de configuración contable

    • Crear plantillas de exportación personalizadas (si son basadas en archivos)

    • Crear un 'nombre de archivo de recibo' personalizado

    • Configurar y gestionar integraciones contables nativas

Admin

  • Editar información de la empresa y facturación

  • Habilitar/deshabilitar métodos de pago

  • Gestionar notificaciones y recordatorios

  • Invitar a nuevos usuarios

  • Actualizar roles de usuario e información de usuario

  • Gestionar configuraciones de la organización:

    • Miembros (invitar usuarios, actualizar roles e información)

    • Centros de costos

    • Campos analíticos

    • Configurar integración de RRHH

  • Gestionar configuraciones de control de gastos:

    • Políticas de aprobación

    • Flujos de trabajo de aprobación

    • Límites de gastos

    • Jugar según las reglas

  • Gestionar tarjetas físicas:

    • Ver todas

    • Pedir nuevas tarjetas

    • Actualizar presupuesto de la tarjeta

    • Pausar/informar una tarjeta

    • Activar retiro de efectivo (si está disponible)

Todos los Roles

  • Ver y configurar sus propias notificaciones

  • Ver y configurar su propia información de perfil

Roles Virtuales

También tenemos una serie de roles 'virtuales', que son el resultado de otras configuraciones y vienen con sus propios permisos. Estos son:

  • Aprobador - asignado como aprobador a través de los flujos de trabajo de aprobación:

    • Ver la pestaña 'Por aprobar' y aprobar/rechazar solicitudes asignadas a ellos

  • Propietario del Centro de Costos - alguien que gestiona un área como un departamento:

    • Ver pagos en su centro de costos

    • Ver presupuestos en el centro de costos

    • Ver bandeja de entrada de facturas

    • Ver la pestaña 'Por aprobar' y aprobar/rechazar solicitudes asignadas a ellos

  • Gerente de informes - un usuario marcado como el gerente de otro usuario:

    • Ver la pestaña 'Por aprobar' y aprobar/rechazar solicitudes asignadas a ellos

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