Las solicitudes afectan a tu presupuesto en cuanto se envían, y la forma en que Spendesk hace un seguimiento de ese impacto cambia a medida que la solicitud avanza por el proceso de aprobación y pago. Este artículo explica la diferencia entre los importes «comprometidos» y «utilizados», y cuándo cuenta cada tipo de gasto para tu presupuesto.
Para: Propietarios de cuenta, Administradores, Controladores, Responsables de presupuesto y Responsables/Co-responsables de centro de costes en los planes Scale y Premium.
Antes de empezar
Plan: Los presupuestos y subpresupuestos solo están disponibles en los planes Scale y Premium.
Roles: Los Propietarios de cuenta, Administradores y Controladores pueden ver y editar todos los presupuestos. Los Responsables de presupuesto solo pueden ver y editar los presupuestos que tengan asignados. Los Responsables y Co-responsables de centro de costes solo pueden ver las líneas de presupuesto vinculadas a su centro de costes.
Configuración necesaria: Necesitas al menos un presupuesto configurado en Configuración > Presupuestos antes de que las solicitudes puedan mostrar un impacto en el presupuesto. Consulta Configuración del presupuesto.
Centros de costes: Tus solicitudes deben estar vinculadas a un centro de costes (u otra dimensión de presupuesto) para que el impacto en el presupuesto se calcule correctamente.
Entender el presupuesto comprometido frente al utilizado
Spendesk hace un seguimiento de dos tipos de gasto respecto a un presupuesto:
Importe comprometido: Gasto generado por una solicitud que aún no ha salido de tu cuenta (wallet), por ejemplo una solicitud de reembolso aprobada que todavía no se ha reembolsado.
Importe utilizado: Gasto que ya ha salido de tu cuenta (wallet), por ejemplo una solicitud de reembolso ya reembolsada o un pago con tarjeta completado.
Importe disponible: El importe restante del presupuesto que aún no se ha comprometido ni utilizado.
Cuando una solicitud se envía por primera vez, no afecta al presupuesto. El presupuesto solo se ve afectado cuando un aprobador la aprueba.
💡 Consejo: Cuando se aprueba una solicitud, Spendesk incluye los impuestos en el importe comprometido porque el IVA (impuesto sobre el valor añadido) aún no se ha declarado. Una vez confirmado el importe del IVA, Spendesk lo deduce y muestra el importe sin impuestos en la página de Presupuestos.
Ver los detalles del presupuesto
Ve a Configuración > Presupuestos.
Haz clic en el presupuesto que quieras consultar.
Revisa los importes utilizado, comprometido y disponible que se muestran para ese presupuesto.
¿Cuándo una solicitud está «comprometida» o «utilizada»?
La siguiente tabla muestra exactamente cuándo cada tipo de gasto pasa de comprometido a utilizado.
Tipo de gasto | Comprometido cuando | Utilizado cuando | Fecha contabilizada |
Tarjeta virtual de un solo uso | Aprobada por el aprobador | Se realiza el pago | Fecha de autorización del pago con tarjeta |
Tarjeta virtual recurrente | Aprobada por el aprobador (se aplica al mes actual y a los siguientes) | Se realiza el pago | Fecha de autorización del pago con tarjeta |
Tarjeta física | No aplica (no hay paso de preaprobación) | Se realiza el pago | Fecha de autorización del pago con tarjeta |
Factura sin orden de compra | La factura es aprobada por el aprobador | La factura es validada por el equipo financiero (en Facturas > Revisión) | Periodo de imputación de la factura |
Factura con orden de compra | La orden de compra es aprobada por el aprobador | La factura es validada por el equipo financiero (en Facturas > Revisión) | Repartido proporcionalmente entre la fecha de inicio y la fecha de fin de la orden de compra |
Solicitud de reembolso | Aprobada por el aprobador | Validada por el equipo financiero (en Solicitudes de reembolso > Revisión) | Fecha de pago de la solicitud de reembolso |
Qué ocurre si superas tu presupuesto
Si el gasto utilizado supera el presupuesto planificado, Spendesk muestra una señal de advertencia en la barra de presupuesto.
Haz clic en la barra de advertencia para ver todos los pagos vinculados a ese presupuesto, agrupados por tipo de gasto.
Si un pago muestra el centro de costes incorrecto, ve a la página de Cuentas a pagar.
Edita el centro de costes en el pago afectado.
⚠️ Advertencia: Corregir un centro de costes en una cuenta a pagar actualiza el cálculo del presupuesto, pero no revierte un pago que ya se haya realizado.
Visibilidad del presupuesto para los aprobadores
Los aprobadores ven el impacto de una solicitud sobre el presupuesto total desde la pestaña Solicitudes, antes de aprobarla.
👥 Roles: Solo verás este impacto en el presupuesto si también eres Responsable o Co-responsable del centro de costes vinculado a la solicitud. El resto de aprobadores no verá el widget de presupuesto en la solicitud.
Puedes revisar los detalles del presupuesto antes de decidir aprobar o rechazar una solicitud.
Solución de problemas
Síntoma: Una solicitud enviada no muestra ningún impacto en el presupuesto.
Causa: El presupuesto solo se ve afectado cuando se aprueba la solicitud, no cuando se envía por primera vez.
Resolución: Espera a que se apruebe la solicitud y vuelve a comprobar el presupuesto en Configuración > Presupuestos.
Síntoma: Un aprobador no puede ver el impacto en el presupuesto de una solicitud.
Causa: El aprobador no está configurado como Responsable o Co-responsable del centro de costes vinculado a la solicitud.
Resolución: Pide a un Administrador o Propietario de cuenta que añada al aprobador como Responsable o Co-responsable del centro de costes correspondiente, en Configuración > Organización > Centros de costes.
Síntoma: El importe utilizado es superior al esperado.
Causa: Es posible que un pago esté vinculado al centro de costes incorrecto.
Resolución: Ve a la página de Cuentas a pagar, busca el pago y edita su centro de costes.