Las solicitudes afectan a tu presupuesto en cuanto se envían, y la forma en que Spendesk realiza el seguimiento de ese impacto cambia a medida que la solicitud avanza por la aprobación y el pago. Este artículo explica la diferencia entre los importes "comprometidos" y "utilizados", y cuándo cada tipo de gasto cuenta para tu presupuesto.
Para : Propietarios de cuenta, Administradores, Controladores, Responsables de presupuesto y Responsables/Co-responsables de centro de costos en los planes Scale y Premium.
Tabla de contenidos
Antes de empezar
Entender el presupuesto comprometido frente al utilizado
Ver los detalles del presupuesto
¿Cuándo una solicitud está "comprometida" o "utilizada"?
Qué ocurre si superas tu presupuesto
Visibilidad del presupuesto para los aprobadores
Solución de problemas
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Antes de empezar
Plan : Los presupuestos y subpresupuestos solo están disponibles en los planes Scale y Premium.
Roles : Los Propietarios de cuenta, Administradores y Controladores pueden ver y editar todos los presupuestos. Los Responsables de presupuesto solo pueden ver y editar los presupuestos que tengan asignados. Los Responsables y Co-responsables de centro de costos solo pueden ver las líneas de presupuesto vinculadas a su centro de costos.
Configuración necesaria : Necesitas al menos un presupuesto configurado en Configuración > Presupuestos antes de que las solicitudes puedan mostrar un impacto en el presupuesto. Consulta Presupuestos 2.0
Centros de costos : Tus solicitudes deben estar vinculadas a un centro de costos (u otra dimensión de presupuesto) para que el impacto en el presupuesto se calcule correctamente.
Entender el presupuesto comprometido frente al utilizado
Spendesk realiza el seguimiento de dos tipos de gasto respecto a un presupuesto :
Importe comprometido : Gasto generado por una solicitud que aún no ha salido de tu cuenta (wallet), por ejemplo una solicitud de reembolso aprobada que todavía no se ha reembolsado.
Importe utilizado : Gasto que ya ha salido de tu cuenta (wallet), por ejemplo una solicitud de reembolso ya reembolsada o un pago con tarjeta completado.
Importe disponible : El importe restante del presupuesto que aún no se ha comprometido ni utilizado.
Cuando una solicitud se envía por primera vez, no afecta al presupuesto. El presupuesto solo se ve afectado una vez que un aprobador aprueba la solicitud.
💡 Consejo : Cuando se aprueba una solicitud, Spendesk incluye los impuestos en el importe comprometido porque el IVA (impuesto sobre el valor añadido) aún no se ha declarado. Una vez confirmado el importe del IVA, Spendesk lo deduce y muestra el importe sin impuestos en la página de Presupuestos.
Ver los detalles del presupuesto
Ve a Configuración > Presupuestos
Haz clic en el presupuesto que quieras consultar
Revisa los importes utilizado, comprometido y disponible que se muestran para ese presupuesto
¿Cuándo una solicitud está "comprometida" o "utilizada" ?
La siguiente tabla muestra exactamente cuándo cada tipo de gasto pasa de comprometido a utilizado.
Qué ocurre si superas tu presupuesto
Si el gasto utilizado supera el presupuesto planificado, Spendesk muestra una señal de advertencia en la barra de presupuesto.
Haz clic en la barra de advertencia para ver todos los pagos vinculados a ese presupuesto, agrupados por tipo de gasto.
Si un pago muestra el centro de costos incorrecto, ve a la página de Cuentas a pagar.
Edita el centro de costos en el pago afectado.
⚠️ Advertencia : Corregir un centro de costos en una cuenta a pagar actualiza el cálculo del presupuesto, pero no revierte un pago que ya se haya realizado.
Visibilidad del presupuesto para los aprobadores
Los aprobadores ven el impacto de una solicitud sobre el presupuesto total desde la pestaña Solicitudes, antes de aprobarla.
👥 Roles : Solo verás este impacto en el presupuesto si también eres Responsable o Co-responsable del centro de costos vinculado a la solicitud. El resto de aprobadores no verán el widget de presupuesto en la solicitud.
Puedes revisar los detalles del presupuesto antes de decidir aprobar o rechazar una solicitud.
Solución de problemas
Síntoma : Una solicitud enviada no muestra ningún impacto en el presupuesto.
Causa : El presupuesto solo se ve afectado una vez que la solicitud se aprueba, no cuando se envía por primera vez.
Resolución : Espera a que se apruebe la solicitud y vuelve a comprobar el presupuesto en Configuración > Presupuestos.
Síntoma : Un aprobador no puede ver el impacto en el presupuesto de una solicitud.
Causa : El aprobador no está configurado como Responsable o Co-responsable del centro de costos vinculado a la solicitud.
Resolución : Pide a un Administrador o Propietario de cuenta que añada al aprobador como Responsable o Co-responsable del centro de costos correspondiente, en Configuración > Organización > Centros de costos.
Síntoma : El importe utilizado es superior al esperado.
Causa : Es posible que un pago esté vinculado al centro de costos incorrecto.
Resolución : Ve a la página de Cuentas a pagar, busca el pago y edita su centro de costos.